30.03.2021

Rechtssicheres Arbeitszeugnis: Fünf Grundsätze, die Sie beachten sollten

Das Gesetz äussert sich nicht zur konkreten Arbeitszeugnisformulierung. Die nachfolgend dargestellten Grundsätze sind weitgehend durch die Rechtsprechung, anhand von konkreten Streitfällen, entwickelt worden. Aus diesen (abstrakten) Grundsätzen kann jedoch kein Anspruch auf eine bestimmte Formulierung abgeleitet werden.

Von: Thomas Wachter  DruckenTeilen 

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Rechtssicheres Arbeitszeugnis

Rechtssicheres Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis muss auf die persönliche berufliche Entwicklung eingehen, die berufsspezifischen, arbeitsplatzbedingten und persönlichen Besonderheiten berücksichtigen und eine individuelle Formulierung der Beurteilung der Leistung und des Verhaltens enthalten. Neben diesem Grundsatz der Individualität sind die folgenden fünf Grundsätze bei der Formulierung eines rechtssicheren Arbeitszeugnisses zu beachten.

1. Grundsatz der Wahrheit

Das Arbeitszeugnis hat in erster Linie wahr zu sein. Die Wahrheitspflicht steht dabei über dem Wohlwollen. Dies bedeutet, dass auch keine wesentlichen Tatsachen weggelassen werden dürfen. Dies ist bei Mitarbeitenden, mit deren Leistungen und Verhalten man zufrieden war, auch nicht weiter problematisch. Was ist aber mit Mitarbeitenden, mit denen man unzufrieden war bzw. bei denen es zu Vorfällen wie z.B. Stehlen, Trunkenheit oder dergleichen gekommen ist? Was darf in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden und was nicht?

Nicht erwähnt werden dürfen:

  • Krankheiten oder Angaben über den Gesundheitszustand, die keinen wesentlichen Einfluss auf Leistung und Verhalten des Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz hatten.
  • Beanstandungen und negative Beurteilungen, welche während des Arbeitsverhältnisses nie geäussert wurden.
  • Einzelereignisse, die nicht typisch für das Arbeitsverhältnis sind. Die Wahrheitspflicht gilt auch dahingehend, dass die Beurteilung auf repräsentativen, d.h. typischen, Leistungen und Verhalten beruhen muss.
  • Tatsächliche Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses, wie Militärdienst, Sabbaticals oder eben Absenzen aufgrund von Krankheit, dürfen nicht erwähnt werden.

Erwähnt werden müssen jedoch Vorfälle oder Verhaltensweisen, die gravierenden Einfluss auf die Leistung bzw. das Verhalten des Arbeitnehmenden haben. Wird eine Kassiererin oder ein Buchhalter beim Stehlen aus der Kasse erwischt oder wird ein Fernfahrer wegen Trunkenheit entlassen, so muss dies im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Der Arbeitgeber haftet nämlich für die Richtigkeit des Zeugnisses sowohl gegenüber dem Arbeitnehmenden als auch gegenüber Dritten, z.B. den zukünftigen Arbeitgebern. Wird bei einem Fernfahrer, der wegen wiederholter Trunkenheit am Steuer entlassen wurde, dies nicht im Arbeitszeugnis erwähnt und baut dieser Fernfahrer bei seinem neuen Arbeitgeber aufgrund von Trunkenheit am Steuer einen Unfall, so kann der neue Arbeitgeber den alten Arbeitgeber auf Schadenersatz verklagen. Die Schadenersatzpflicht ist bereits seit Längerem durch die Rechtsprechung bestätigt worden.

Finden Mitarbeitende wegen eines Zeugnisses mit nicht erlaubten oder falschen An gaben keine Stelle und ist dies von den ehemaligen Mitarbeitenden nachweisbar, so können die Arbeitgeber voll schadenersatzpflichtig werden.

2. Grundsatz des Wohlwollens

Das Arbeitszeugnis soll entsprechend seinem Zweck, das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmenden zu schützen, grundsätzlich wohlwollend formuliert sein. Dieses Wohlwollen darf jedoch die Prinzipien der Wahrheit, Klarheit und Vollständigkeit nicht infrage stellen. Es ist ein Irrtum und rechtlich unzulässig, einen Umstand wohlwollend darzustellen, indem Problematisches zu positiv beschrieben (z.B. durch Positivskala-Technik) oder ganz weggelassen wird (beredtes Schweigen). In derartigen Fällen ist es vielmehr korrekt und von der Wirkung wohlwollend, die Umstände hervorzuheben, unter denen die Leistung oder das Verhalten aufgetreten sind. Hat sich beispielsweise eine Person im Rahmen von Teamarbeiten nicht bewährt und nur selbstständige Aufgaben erfolgreich erledigt, so ist die Zusammenarbeit so zu beschreiben. Es gibt auch kaum Mitarbeitende, welche unter allen Umständen ungenügende Leistung erbringen oder sich grundsätzlich problematisch verhalten.

Negativaussagen

Entgegen der häufig vertretenen Meinung gehören unter Umständen auch Negativaussagen in ein Zeugnis. Mit Sicherheit trifft dies zu, wenn diesen Aussagen im Hinblick auf das gesamte Arbeitsverhältnis ein grosser Stellenwert zukommt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitnehmer eine strafrechtliche Verfehlung gegenüber dem Arbeitgeber begangen hat, wenn er häufig betrunken am Arbeitsplatz erscheint, wenn er häufig die Weisungen des Arbeitgebers missachtet usw. Aber auch in andern Fällen wird empfohlen, das Verhalten präzise zu beschreiben, was auch kritischere Punkte einschliessen kann. Diese sind jedoch in einen Gesamtzusammenhang zu stellen und wohlwollend zu formulieren.

3. Grundsatz der Vollständigkeit

Das Zeugnis hat alle Angaben zu enthalten, die zur Würdigung des Gesamtbildes des Arbeitsverhältnisses und der Persönlichkeit des Arbeitnehmenden notwendig sind. Daher soll auch die Länge angemessen sein, d.h., die Länge muss im Verhältnis zur Beschäftigungsdauer stehen.

Ein Arbeitszeugnis – unterschieden in Vollzeugnis und Arbeitsbestätigung – muss sieben Bausteine umfassen.

  1. Baustein: Familienname, Vorname, allfällige Titel, Geburtsdatum, Heimatort, Anstellungsdauer, Arbeitsort, zuletzt bekleidete Funktion
  2. Baustein: Pflichtenheft, allfällige Beförderungen während der Anstellungsdauer
  3. Baustein: Darstellung der externen und internen Aus- und Weiterbildung
  4. Baustein: Qualifikation der Arbeitsleistung, Einstellung des Arbeitnehmenden
    zum Unternehmen
  5. Baustein: Beurteilung des Verhaltens
  6. Baustein: Austrittsgrund
  7. Baustein: Schlusssatz

Die Bausteine sechs und sieben sind im engeren Sinn rechtlich nicht zwingend. Allerdings sind sie im allgemeinen Geschäftsgebrauch üblich und bilden aufgrund dieser Usanz somit ein Erfordernis.

Welche Inhalte in einem Arbeitszeugnis enthalten sein müssen, hängt also davon ab, ob ein qualifiziertes Arbeitszeugnis oder eine Arbeitsbestätigung ausgestellt wird.

Mit der Technik des Weglassens oder des beredten Schweigens wird oftmals versucht, auf negative Aspekte hinzuweisen. Beispielsweise wird das Verhalten gegenüber Vorgesetzten nicht erwähnt, damit die Lesenden erkennen, dass hier offenbar ein Problem zwischen Mitarbeitendem und Vorgesetztem vorliegt. Diese Technik des Weglassens ist rechtlich klar unzulässig.

Damit Zeugnislesende ein Zeugnis verstehen und zuverlässig interpretieren können, ist es notwendig, dass zum einen die Entwicklung der Mitarbeitenden und des Aufgabenspektrums beschrieben wird. Zum anderen sind Angaben zu Sonder- und Nebenaufgaben (z.B. Softwareeinführungen, Organisationsprojekte), zum Arbeitsumfeld (z.B. Kultur, Team, Arbeitsrhythmus), zu den Arbeitsmitteln (z.B. Software, Technologie) und zu besonderen Umständen (z.B. Gefährlichkeit, Vernetzung, Internationalität, Sprachen) von Interesse.

Ein wichtiges Element für die Würdigung der Gesamtleistung der Mitarbeitenden bildet mit Baustein sieben der Schlusssatz. Darin können gute Wünsche für den weiteren Lebensweg angebracht, für die erbrachten Leistungen gedankt, das Bedauern über das Ausscheiden erwähnt oder die Bereitschaft für eine allfällige Wiederbeschäftigung angebracht werden. Dieser Schlusssatz soll mit grossem Bedacht formuliert werden. Wenn Sie mit den Leistungen nicht besonders zufrieden waren, müssen Sie sich auch nicht bedanken, kein Bedauern über den Austritt anbringen, die Person anderen Arbeitgebern empfehlen und schon gar nicht eine mögliche Wiederbeschäftigung erwähnen.

4. Grundsatz der Einheitlichkeit

Das Arbeitszeugnis hat immer die gesamte Dauer der Anstellung zu umfassen. Es darf nicht auf Zwischenzeugnisse verwiesen werden. Hat der Arbeitnehmer verschiedene Positionen innegehabt, sind diese chronologisch aufzulisten. War der Arbeitnehmer für formell verschiedene Arbeitgeber tätig, sind für jedes Arbeitsverhältnis einzelne Arbeitszeugnisse auszustellen. Dies gilt allerdings nicht in einer Konzernstruktur, wenn diese einer einheitlichen Gruppe entspricht. Derartige Konstellationen sind indes im Einzelfall zu prüfen; insbesondere wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig war. Gehört ein Auslandseinsatz jedoch zur Karriere, ist dieser im Arbeitszeugnis zu erwähnen.

5. Grundsatz der Klarheit

Arbeitszeugnisse müssen wahr und wohlwollend sein. Dieser Umstand macht die Formulierung schon sehr schwer. Zusätzlich dürfte die Mehrheit der Arbeitgeber einem Konflikt mit Mitarbeitenden, welche sich gegen eine allfällig schlechte Beurteilung wehren könnten, aus dem Weg gehen wollen.

Der Spagat zwischen Wahrheit und Wohlwollen hat zur Entwicklung einer eigenen Zeugnissprache oder sogenannter Codes geführt. Ein Beispiel dafür ist die sogenannte Positivskala- Technik, in der die Beurteilung anhand von positiv abgestuften Aussagen durch Kombinationen von z. B. stets, immer und voll, vollsten und Zufriedenheit erfolgt.

Zeugnissprache oder Codes werden hauptsächlich in der Qualifikation der Arbeitsleistungen, in der Beurteilung des Verhaltens, im Austrittsgrund sowie im Schlusssatz verwendet. Die rechtlichen Anforderungen an das Arbeitszeugnis sind jedoch eindeutig: Das Zeugnis muss inhaltlich klar und in einer allgemein verständlichen Sprache formuliert sein. Eine besondere Zeugnissprache und Codes sind daher rechtlich unzulässig.

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Dauer des Arbeitsverhältnisses

Massgebend ist die rechtliche Dauer und nicht die Zeit, die der Arbeitnehmer effektiv für seine Arbeitsleistung erbracht hat. Daher ist nicht zu erwähnen, ob der Arbeitnehmer am ersten Tag krank war oder am Schluss eine Freistellung erfolgt ist oder Ferien bezogen wurden. Erfolgt mithin z.B. wegen Krankheit eine Verlängerung der Kündigungsfrist, ist weder die Krankheit noch die Verlängerung zu erwähnen, sondern schlicht das rechtliche Enddatum.

Besondere Probleme bereitet diesbezüglich die fristlose Entlassung. Mit der fristlosen Entlassung endet das Arbeitsverhältnis rechtlich und faktisch, unabhängig davon, ob diese gerechtfertigt war. Da die fristlose Entlassung in der Regel nicht auf das Monatsende fällt, an welchem normalerweise die Arbeitsverhältnisse enden, wird selbst bei späterer (gerichtlicher) Feststellung, dass die fristlose Entlassung ungerechtfertigt war, diese im Zeugnis ersichtlich bleiben. Insofern würde das wirtschaftliche Fortkommen des Arbeitnehmers klar und zu Unrecht erschwert. Zudem hat er bezüglich der finanziellen Ansprüche das Recht, so gestellt zu werden, wie wenn ordentlich gekündigt worden wäre (Art. 337c Abs. 1 OR). Daher ist in diesen Fällen die Dauer auf den theoretischen Endtermin bei ordentlicher Kündigung festzusetzen. Hat der Arbeitnehmer aber bereits vorher eine neue Stelle gefunden, ist das letzte Monatsende vor diesem Stellenantritt zu wählen, da ansonsten ein Widerspruch entsteht. Wird also am 14. Juli ein Arbeitnehmer mit einer ordentlichen Kündigungsfrist von zwei Monaten zu Unrecht fristlos entlassen, ist das Enddatum auf den 30. September zu setzen. Sollte er bereits am 1. September eine neue Stelle angetreten haben, wäre es der 31. August.

Beurteilung der Leistung

Es ist die Arbeitsleistung in quantitativer und qualitativer Hinsicht sowie die Arbeitsbereitschaft zu beurteilen. Dazu gehören auch tätigkeitsbezogenes Fachwissen und persönliche Eigenschaften (fleissig, speditiv, loyal, selbstständig, belastbar etc.). Erfolgt die Qualifikation, ausser bei sehr kurzer Vertragsdauer, mit lediglich einem oder zwei kargen Sätzen, ist dies in der Regel für den Arbeitnehmer von Nachteil und insofern unzulässig. Es entsteht dadurch der Eindruck, die Leistungen seien schlecht gewesen, ansonsten mehr geschrieben worden wäre.

Arbeitsergebnisse sind dann aufzunehmen, wenn sie für die entsprechende Anstellung von besonderer Bedeutung sind. So hat beispielsweise ein Verkäufer Anspruch, dass erwähnt wird, er habe sein Budget immer weit übertroffen, oder ein CEO eines Start-up- Unternehmens, dass er die geplanten Ziele erreicht oder die Markteinführung eines bestimmten Produkts erfolgreich durchgeführt habe.

Es ist ein objektiver Massstab anzuwenden. Es ist immer die gesamte Dauer zu beurteilen. Einzelne Fehler oder schlechte Leistungen während einer kurzen Zeitperiode können damit nicht zu einer generell schlechten Beurteilung führen. Hat ein Arbeitnehmer mithin fünf Jahre gute Leistungen gezeigt und gab es erst sechs Monate vor Ende Kritik, ist die Leistung gesamthaft als gut zu bewerten. Eine Faustregel zum Verhältnis der einzelnen Perioden gibt es allerdings nicht. Nicht vergessen werden darf auch, dass unterschiedliche Vorgesetzte unterschiedliche Massstäbe ansetzen. Dies darf nicht dem Arbeitnehmer angelastet werden.

Gab es (erhebliche) Leistungsschwankungen, sind die entsprechenden Perioden separat zu qualifizieren. War der Einbruch zum Schluss aber gravierend, kann dies separat, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Kündigungsgrund, genannt werden. Selbstredend gilt, dass bei längeren Arbeitsverhältnissen die letzten zwei bis drei Jahre ausführlicher zu qualifizieren sind. Beurteilung des Verhaltens Es geht einzig um das Verhalten am Arbeitsplatz gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten etc.). Sollte sich ein Arbeitnehmer indes im privaten Bereich ungebührlich verhalten, kann dies mit einfliessen. Dies trifft beispielsweise zu, wenn ein Arbeitnehmer mehrfach, wenn er seinen Vorgesetzten per Zufall privat antrifft, diesem gegenüber ausfällig wird. Wie bei der Leistung gelten ein objektiver Massstab und die Beurteilung der gesamten Dauer. Einzelnes Fehlverhalten hat grundsätzlich unerwähnt zu bleiben, ausser es handle sich um eine gravierende Verfehlung (Beispiel: üble Beschimpfung eines Kunden). Hierzu ist indes zu beachten, dass bei einmaligen Verfehlungen auch das «Recht auf Vergessen» greift. Nach einer gewissen Zeit der Bewährung kann selbst eine schwere Verfehlung keinen Eingang mehr in ein Arbeitszeugnis finden. Unter dem Verhalten ist neben den allgemeinen Umgangsformen die Teamfähigkeit und bei Vorgesetzten das Führungsverhalten zu beurteilen.

Schlussformulierungen

Die Schlussformulierungen enthalten in der Regel Angaben über den Beendigungsgrund, Dankesworte und gute Wünsche. Alle diese Angaben ergeben klare Hinweise auf die Einschätzung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber.

Beendigungsgrund

Über die Umstände des Austritts muss das Arbeitszeugnis nichts enthalten, ausser es sei für das Gesamtbild und zur Verhinderung eines unwahren Zeugnisses notwendig. Auch hier gilt, dass ausserordentlich schwere Verletzungen bei einmaligem Auftreten zu erwähnen sind; leichtere, wenn sie sich für den Arbeitnehmer als charakteristisch erweisen.

Allerdings kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sich das Schlusszeugnis über die technische Art der Auflösung (Kündigung Arbeitnehmer/Arbeitgeber, Auflösung im gegenseitigen Einverständnis, Ablauf, bestimmte Vertragsdauer) sowie über die Beweggründe ausspricht. Ebenfalls zum notwendigen Inhalt gehören die Beweggründe zur Kündigung, wenn sie der Würdigung des Gesamtbildes dienen. Primär gilt dies also bei gerechtfertigten fristlosen Entlassungen.

Neben der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung wird bei Zeugnissen am häufigsten über die Formulierung der Beendigung gestritten. Da die Zeugnisformulierung zeitlich regelmässig nach der Kündigung erfolgt, ist bereits bei der Kündigung zu überlegen, welche Formulierung für das Arbeitszeugnis gewünscht wird. Zu beachten ist, dass ein Entgegenkommen des Arbeitgebers im Arbeitszeugnis (Beispiel: «aus betrieblichen Gründen» anstelle von keinen Angaben oder «gesunkener Leistung») unwahr und damit unzulässig ist. Differenzen in den Aussagen des Arbeitgebers können schliesslich zu Problemen mit der Arbeitslosenkasse führen.

Bedauern und Empfehlung des Arbeitnehmers

Das Bedauern stellt eine persönliche Gefühlsregung und keine objektive Beurteilung dar. Es besteht daher kein Anspruch, dass eine entsprechende Formulierung aufgenommen wird. Zudem gilt hier die strikte Beachtung der Wahrheitspflicht. Dies gilt ungeachtet der Tatsache, dass bei Fehlen einer derartigen Formulierung vielfach angenommen wird, in Wahrheit sei der Arbeitnehmer schlecht gewesen. Diese Annahme darf nicht getroffen werden. Sollte man indes Befürchtungen hegen, dass die Qualifikation nicht ganz korrekt war, ist dies mit der Referenzauskunft zu klären. Eine Empfehlung sollte nur bei besonders guten Arbeitnehmern aufgenommen werden, da sie quasi eine Aufforderung darstellt, den Bewerber anzustellen.

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