10.08.2020

E-Mail-Kündigung: Die Gefahren

Kündigungen müssen von Gesetzes wegen nicht schriftlich ausgesprochen werden. Sie können auch mündlich ausgesprochen oder per E-Mail mitgeteilt werden. Beides birgt aber gewisse Gefahren.

Von: Gerhard Koller  DruckenTeilen 

Dr. iur. Gerhard Koller

Dr. Gerhard L. Koller Arbeitet seit über 25 Jahren am Bezirksgericht Zürich und ist seit 1990 ordentlicher Gerichtsschreiber und Ersatzrichter am Arbeitsgericht in Zürich. Er ist Herausgeber und Autor des Online Ratgebers «ArbeitsrechtsPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

E-Mail-Kündigung

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Sachverhalt E-Mail-Kündigung

Der Kläger war seit 2011 als Director tätig. Vom 22. Dezember 2014 bis am 5. Januar 2015 war er ferienabwesend. Die Beklagte sandte ihm am 24. Dezember 2014 eine E-Mail, in welcher die Notice of termination, datiert vom 23. Dezember 2014, als eingescanntes PDF angehängt war. Diese E-Mail-Kündigung wurde vom Kläger (im Geschäfts-Mail- Account) erst am 6. Januar 2015 geöffnet. Zusätzlich wurde dem Kläger am 9. Januar 2015 persönlich ein Kündigungsschreiben übergeben, in welchem auch die sofortige Freistellung erwähnt wurde. Beide Kündigungsschreiben sahen ein Vertragsende per 31. März 2015 vor.

Aus dem Entscheid

Beginn der Kündigungsfrist bei einer Kündigung während der Ferien per E-Mail mit Anhang

«Die Kündigung erfolgte vorliegend während den bewilligten Ferien des Klägers. Als unzulässig kann eine während den Ferien zugestellte Kündigung nicht betrachtet werden, wird dieser Sachverhalt doch vom Kündigungsschutz gemäss Art. 336c OR nicht erfasst. Insbesondere steht der Erholungszweck der Ferien einer Kündigung während eines Ferienbezugs nicht entgegen (Streiff/von Kaenel/Rudolph, a.a.O., N 5 zu Art. 335 OR).

Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung gilt die Kündigung während der Ferien in dem Moment als zugestellt, in dem vom Empfänger nach seiner Rückkehr die Kenntnisnahme erwartet werden könne, ausser er sei zu Hause geblieben, habe sich die Post effektiv nachsenden lassen oder sei ohne Wissen des Arbeitgebers in die Ferien verreist. Diese Ansicht wird auch von der herrschenden Lehre so vertreten (Streiff/von Kaenel/Rudolph, a.a.O., N 5 zu Art. 335 OR). Diese Ausnahmen beziehen sich zunächst auf physische Kündigungen.

Allerdings lassen sich die Voraussetzungen des Kündigungszugangs auf eine Kündigung per E-Mail übertragen: Die Kündigung ist zugestellt, sobald sie vom Gekündigten zur Kenntnis genommen wurde oder in seinen Zugriffsbereich gelangt ist und von ihm erwartet werden darf, dass er auch auf das Kommunikationsmittel zugreift. Ob eine Abfrage von E-Mail-Nachrichten erwartet werden darf, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab (Portmann/Rudolph, in: BSK OR I, 6. Aufl ., Basel 2015, N 16 zu Art. 335 OR; sehr zurückhaltend: Streiff/von Kaenel/Rudolph, a.a.O., N 5 zu Art. 335 OR; sehr viel weitgehender: JAR 2011 S. 483).

Die der E-Mail als PDF angehängte Kündigung wurde von Herrn A. am 24. Dezember 2014, 10:59 Uhr, an den geschäftlichen E-Mail- Account des Klägers versandt. Anlässlich der Hauptverhandlung bestätigte der Kläger, am 24. Dezember 2014 die E-Mails auf dem Geschäftsemail-Account – gemäss den Akten handelt es sich um vier von fünf E-Mails – angesehen zu haben. Dies ist auch aus der Rubrik «DateModifi cation» in den Akten ersichtlich, wonach zunächst um 10:11 Uhr, dann um 11:04 Uhr, 13:59 Uhr und zuletzt um 14:22 Uhr eine E-Mail geöffnet wurde. Weiter bestätigt der Kläger, dass am 24. Dezember 2014 im Posteingang eine E-Mail von Herrn A. vorhanden war. Er habe jedoch mit Herrn A. nichts mehr zu tun haben wollen. Es seien viele Sachen vorgefallen, aber es habe andere Themen gegeben, um welche er sich habe kümmern müssen. Der Kläger hat anerkannter- und nachgewiesenermassen am 24. Dezember 2014 mehrfach insoweit auf seinen Geschäfts- E-Mail-Account zugegriffen, als er geprüft hat, ob, von wem und mit welchem Betreff ihm E-Mails zugegangen sind. Damit hat er auf dieses Kommunikationsmittel zugegriffen, und die Beantwortung der Frage, ob das von ihm erwartet werden durfte, ist obsolet. Der Sachverhalt ist vergleichbar mit einem ferienabwesenden Mitarbeiter, der sich die Post nachsenden lässt und die Eingänge im Briefkasten verifi ziert, vier von fünf Briefen öffnet und den fünften ungeöffnet im Briefkasten liegen lässt.

Der Kläger lässt ausführen, dass er erst am 6. Januar 2015 von der der E-Mail angehängten Kündigung Kenntnis erhalten habe. Den Geschäfts-E-Mail-Account betreffend, deckt sich dies mit dem Datum in der Rubrik «Date- Modifi cation» in den Akten. Auch die Beklagte geht davon aus, dass die E-Mail (und damit auch der Anhang) ungeöffnet auf dem Mail- Server verblieb. Mithin ist davon auszugehen, dass der Kläger nicht bereits am 24. Dezember 2014, sondern erst am 6. Januar 2015 via Geschäftsaccount Kenntnis von der Kündigung genommen hat.

Der Kläger hat anerkanntermassen auch während seiner Ferienabwesenheit geschäftliche Aufgaben erledigt. Er hat nachweislich mehrfach am 24. Dezember 2014 zwischen 10:11 Uhr und 14:22 Uhr auf seinen Account zugegriffen und dabei alle eingegangenen E-Mails, abgesehen von der Kündigungs- E-Mail, auch geöffnet. Aber auch diese beliess er nicht bloss ungelesen, er hat sie vielmehr dahingehend bearbeitet, dass er sie an seine private Gmail-Adresse weiterleitete. Den Akten ist zu entnehmen, dass von der Geschäftsadresse des Klägers (xx@yy.com) an die private Gmail-Adresse des Klägers (xx@gmail.com) erfolgreich (vgl. zweitunterste Zeile: SMTP session successful, was so viel bedeutet wie Simple Mail Transfer Protocol, bzw. zu Deutsch: E-Mail-Transportprokoll) eine E-Mail gesandt wurde, welche mit folgendem «subject» gelistet wird: «Fwd: Registered Mail». Fwd steht für forwarded, also eine weitergeleitete Nachricht. Registered Mail entspricht genau demjenigen Titel, welchen die E-Mail von A. vom 24. Dezember 2014 mit dem angehängten Kündigungsschreiben trägt. Der Kläger bejaht, Inhaber einer Gmail- Adresse zu sein.

Angesichts dieser Umstände durfte vom Kläger – korrektes Verhalten vorausgesetzt – die effektive Kenntnisnahme der ihm zugegangenen E-Mail von A. und der dieser beigefügten Kündigung am 24. Dezember 2014 erwartet werden (vgl. Streiff/von Kaenel/ Rudolph, a.a.O., N 5 zu Art. 335 OR). Seine Rechtfertigung, er habe mit A. nichts zu tun haben wollen, überzeugt nicht. Es ist nicht nachvollziehbar, dass der Kläger ausgerechnet die E-Mail eines Absenders, mit dem er nichts zu tun haben will, umgehend an seinen privaten Mail-Account weiterleitete. Naheliegender erscheint, dass der Kläger anhand des Betreffs «Registered Mail» erkannte, dass es sich um die Kündigung handeln könnte, die E-Mail deshalb auf sein Privataccount umleitete, um sie dort (sogleich und im Geschäfts- Mail-Account nicht erkennbar) lesen zu können. Erstellt ist Letzteres allerdings nicht. Immerhin aber hat der Kläger bestätigt, die Aufl ösung des Büros X sei bekannt gewesen. Die ihm zugestellten E-Mails von B. vom 22. und 23. Dezember 2014 hat er denn auch trotz seiner Ferienabwesenheit noch am Versandtag geöffnet.

Im Sinne eines Zwischenfazits ist festzuhalten, dass die Kündigungsfrist vorbehältlich der nachfolgenden Ausführungen zum Schriftformerfordernis am 24. Dezember 2014 zu laufen begonnen hat. Dadurch endete das Arbeitsverhältnis am 31. März 2015, und es besteht mithin kein Anspruch auf einen Lohn für den Monat April 2015.

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Zum Einwand des Formmangels der Kündigung

Eine Kündigung kann grundsätzlich mündlich ausgesprochen werden, da das Gesetz für die Kündigung keine besondere Form vorschreibt (Streiff/von Kaenel/Rudolph, a.a.O., N 8 zu Art. 335 OR). Allerdings können die Parteien vertraglich etwas anderes vereinbaren.

Der Arbeitsvertrag sieht in Ziffer 7 folgendes vor: «Alterations and complements to this employment contract, as well as any collateral agreements, are only valid in writing». Änderungen und Ergänzungen des Vertrages unterliegen demnach der Schriftform, von Beendigung («Termination») ist dagegen nicht die Rede. Zwar hätte demnach Ziffer 2 des Arbeitsvertrages (Kündigungsmodalitäten) bloss schriftlich geändert werden können, nicht dagegen die Ausübung des Kündigungsrechtes. Mit anderen Worten kann aus dem Wortlaut der Schriftformklausel nicht gefolgert werden, dass die Formvorschrift die Kündigung mitumfassen soll. Anderweitige Anhaltspunkte dafür, dass die Klausel im Sinne des Verständnisses des Klägers auszulegen wäre, fi nden sich in seinem Vorbringen nicht. Die Kündigung durch das der E-Mail vom 24. Dezember 2014 als PDF angehängte Kündigungsschreiben ist demnach nicht an eine Schriftform gebunden und konnte formlos erfolgen.

Selbst wenn (entgegen obigen Ausführungen) die Kündigung als von der im Arbeitsvertrag enthaltenen Schriftformklausel in Ziffer 7 miterfasst wäre, entspräche die der E-Mail vom 24. Dezember 2014 als PDF angehängte Kündigung diesem Formerfordernis.

In der Lehre wird davon ausgegangen, dass eine E-Mail-Kündigung ohne qualifizierte elektronische Signatur dem Schriftformerfordernis des Art. 13 OR nicht genügt. Davon ist jedoch bei eingescannten Originaldokumenten eine Ausnahme zu machen (Schwenzer, in: BSK OR I, a.a.O., N 14d zu Art. 13 OR). Diese Ansicht muss heute aufgrund der gleichen Überlegungen gelten, welche auch bei der zulässigen Übermittlung einer unterschriebenen Originalurkunde per Telefax zum Tragen kommen.

Diese Ansicht erscheint insbesondere im Lichte folgender Überlegung als gerechtfertigt: Sinn und Zweck der elektronischen Signatur ist es, die Herkunft zweifelsfrei (Authentizität) sowie allfällige Veränderungen nach der elektronischen Unterzeichnung festzustellen (Integrität) (Schwenzer, in: BSK OR I, a.a.O., N 14d zu Art. 13 OR). Gemäss der Beklagten sei das Original der Kündigung mit der Originalunterschrift des damals einzigen Verwaltungsrats der Beklagten eingescannt worden. Dies wird vom Kläger insofern bestritten, als er das PDF als blosses Abbild, als eine blosse Kopie abtut, welches keine Originalunterschrift enthält. Indem das Originaldokument mit der Originalunterschrift eingescannt und ins PDF-Format geändert der E-Mail vom 24. Dezember 2014 angehängt wurde, lässt sich diese PDF-Datei nicht in die Originaldatei zurückführen. Technische Veränderungen sind zwar heutzutage nicht gänzlich ausgeschlossen, es besteht jedoch kein entsprechender Verdacht, und ausserdem wird vom Kläger auch nicht geltend gemacht, dass das Kündigungsschreiben vom 23. Dezember 2014 verändert wurde. Vor diesem Hintergrund ist das Schriftformerfordernis bei einem E-Mail angehängten Kündigungsschreiben im PDF-Format erfüllt.

E-Mail vom 24. Dezember 2014 als Vorabkopie der Kündigung?

Auch der Einwand des Klägers, wonach es sich bei der E-Mail der Beklagten vom 24. Dezember 2014 lediglich um eine Vorabkopie der Kündigung per E-Mail und somit nicht um eine gültige Kündigung handeln soll, verfängt nicht. Der Kläger verweist hierzu auf einen Entscheid des Arbeitsgerichts Zürich von 2010. Jener Sachverhalt ist jedoch mit dem vorliegenden nicht vergleichbar. In jenem Fall war im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgehalten worden, dass die Kündigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich erfolgen soll. Zudem wurde in jener E-Mail angekündigt, dass die – wie im Arbeitsvertrag vorgesehen – schriftliche Kündigung der Gegenseite zugesandt werde. Vorliegend wurde, wie gezeigt, für die Kündigung keine Schriftform vereinbart. Ausserdem wurde in der E-Mail nicht auf eine später folgende Kündigung verwiesen, sondern auf das der E-Mail angehängte Kündigungsschreiben, für welches die Beklagte zugleich auch eine Empfangsbestätigung des Klägers per E-Mail verlangte. Mithin handelt es sich in casu nicht um eine Vorabkopie der Kündigung.

Zugang der per Post versandten Kündigung

Weil bereits die Wirksamkeit der Kündigung mittels dem der E-Mail angehängten PDFDokument zu bejahen ist, kann offenbleiben, ob dem Kläger die Kündigung auch per Post zugesandt wurde.

Fazit E-Mail-Kündigung

Die Kündigung ist dem Kläger am 24. Dezember 2014 gehörig zugestellt worden und hätte damals von ihm zur Kenntnis genommen werden können und müssen.

Ferner wird die Kündigung nicht vom vertraglichen Schriftformerfordernis erfasst. Selbst wenn sich das Schriftformerfordernis auf die Kündigung erstrecken würde, hätte die E-Mail vom 24. Dezember 2014 diesem entsprochen.

Eine blosse Vorabkopie stellt die der E-Mail angehängte Kündigung nicht dar.

Die ab 24. Dezember 2014 laufende Kündigungsfrist endete am 31. März 2015; der Kläger hat keinen Anspruch auf Bezahlung eines Lohnes für den Monat April 2015; seine Klage ist in diesem Umfange abzuweisen.»

(Entscheide des Arbeitsgerichtes Zürich 2016 Nr. 15)

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