Automatische Saläradministration: Keine Doppelspurigkeiten mehr

Die IT-Infrastruktur im HR-Bereich wächst in den meisten Unternehmen sukzessive. Oft kommt mit den Jahren System um System dazu. Wenn jede Software noch von einem anderen Hersteller stammt und keine zentrale Standardintegration der Personaldaten vorhanden ist, kann es schnell ziemlich kompliziert werden.

Jedes System wurde ausgewählt, weil es funktional am besten passte, doch leider führt eine solch heterogene Infrastruktur dazu, dass viele Personaldaten an mehreren Orten erfasst und verwaltet werden müssen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie schnell einen Überblick über den Ist-Zustand der Prozesse und das Automatisierungspotenzial gewinnen.

1. Prozessaufnahme

   Erstellen Sie mit einer professionellen Prozessmanagement-Software eine umfangreiche Analyse aller relevanten Lohnverarbeitungsprozesse. Die Lohnbuchhaltungsprozesse werden verständlich dargestellt, damit Optimierungspotenziale schnell identifiziert werden können.

2. Datenanalyse

   Aus Schritt 1 (Prozessaufnahme) werden nun alle Daten systematisch in eine tabellarische Form abgefüllt, damit auf einen Blick ersichtlich wird, welches System welche Daten braucht oder liefert (siehe Tabelle unten). So werden die Abhängigkeiten der verschiedenen Systeme sowie die Auswirkungen von Änderungen in der HR-Softwarelandschaft aufgezeigt.

3. Eliminieren von Fehlerquellen

   Daten sollen nur einmal erfasst werden und danach immer zur Verfügung stehen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie sich folgende Fragen stellen: ·       
   
   • Brauchen wir wirklich alle Systeme oder könnten wir gewisse Prozessschritte auch in einem anderen verwendeten System abbilden?
   • Gibt es Tätigkeiten, die man sogar ganz weglassen kann, z.B. Auswertungen, die niemand braucht?
   • Checklisten: Wie können wir die Datenerfassung gestalten, damit von Anfang an alles richtig und komplett geliefert wird?
   • Gibt es im Zusammenhang mit ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) Prozessschritte, die inzwischen von der Lohnsoftware direkt erledigt werden können?

4. Automatisierungspotenzial nutzen

   Personalstammdaten
   Damit Personalstammdaten nicht an verschiedensten Orten eingegeben werden müssen, haben diese Daten bei der Prozessoptimierung höchste Priorität. Aus Schritt 2 (Datenanalyse) wissen Sie genau, welche Daten in welchem System anfallen und in anderen Programmen ebenfalls gebraucht werden. Falls Sie sich nicht auf ein vollständig integriertes Programm einigen können – dafür gibt es oft gute Gründe, da nicht jedes Programm in allen Bereichen des HR gleich starke Funktionen bietet –, ist ein zentraler Data-Connector notwendig (siehe Abbildung).

   Auswertungen
   Oft werden mit grossem Aufwand Reportings erstellt. Sie werden auch hier meist feststellen, dass ein Grossteil der Daten schon in anderen Systemen bereitliegt. Beispielswiese werden für eine monatliche Personalkostenauswertung pro Kostenstelle Daten vom Lohnbuchhaltungs-, vom Zeiterfassungs- und vom Funktionsbewertungsprogramm gebraucht.  

   Durch systematisches Analysieren und Optimieren aller Abhängigkeiten kann danach mit einem Klick alles komplett berechnet und erstellt werden. Selbstverständlich wird jedes File auch automatisch richtig angeschrieben, mit Passwort versehen und am richtigen Ort abgelegt, inklusive E-Mail-Info an den Verteiler. 

   Die Zeitersparnis, die dadurch erreicht werden kann, ist beträchtlich: Bei gängigen Prozessen bringt die Auswertung einer einzigen Kostenstelle häufig einen Aufwand von einer Stunde mit sich. Nach der Prozessoptimierung sind in fünf Minuten sämtliche Kostenstellen ausgewertet.

   ELM
   Über die Möglichkeiten des Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens (ELM) hat personalSCHWEIZ wiederholt berichtet (zuletzt Ausgabe 8/2015, S. 15). Selbstverständlich bietet auch dieser Bereich ein grosses Optimierungspotenzial, das Sie unbedingt nutzen sollten.

   Fristenüberwachung
   Richten Sie sich für alle wichtigen Fristen eine Reminder-Funktion ein. So werden Sie rechtzeitig automatisch daran erinnert, welche Daten verfallen. Sehr nützlich ist dies z.B. bei Kinderzulagen, Arbeitserlaubnis oder Ablauf der Probezeit.

   Formular- und Dokumentgenerator
   Mit einem Generator-Tool, das Zugriff auf alle entsprechenden Daten hat, lassen sich praktisch alle Formulare und Dokumente aus der Saläradministration automatisch erstellen und elektronisch versenden bzw. ablegen. Der einzige «Spielverderber» ist die EO, da diese Formulare leider nach wie vor im Original eingesendet werden müssen.

Haben Lohnbuchhalter ausgedient?

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und bringt neue Möglichkeiten mit sich. Jedes Unternehmen  sollte diese nutzen, auch in der Saläradministration. Viele überlassen die Umsetzung aber aus Kosten- und Fokusgründen spezialisierten Firmen. Durch die Automatisierung verändert sich die Saläradministration grundlegend und so müssen sich die Lohnbuchhalter neu erfinden, da ihre Funktion zunehmend infrage gestellt wird. Es scheint absehbar, dass sich Lohnbuchhalter in Zukunft immer mehr und irgendwann ausschliesslich Controlling- und Beratungstätigkeiten widmen werden.