02.11.2018

Digitale Lohnabrechnung: Geschützt und sicher übermittelt

Lohnabrechnungen und Personaldokumente digital versenden? Noch zögern viele Personalabteilungen. Dabei spart der Versand per E-Mail Zeit und Geld. Zentral ist, dass die Daten geschützt übermittelt und die Mitarbeitenden sorgfältig auf die Umstellung vorbereitet werden.

Von: Pascal Leutenegger  DruckenTeilen Kommentieren 

Pascal Leutenegger

Pascal Leutenegger ist Leiter IncaMail bei der Schweizerischen Post.

 zum Portrait

Zu diesem Artikel wurden noch keine Kommentare geschrieben. Wir freuen uns, wenn Sie den ersten Kommentar zu diesem Artikel verfassen.
 
Kommentar schreiben

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben! Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte alle fett beschrifteten Pflichtfelder ausfüllen.
Zurücksetzen
 

Wie sicher ist der Versand übers Internet?

Lohnabrechnungen ausdrucken, einpacken und frankieren: So wird das bis heute in vielen Personalabteilungen gehandhabt. Monat für Monat. Dabei ginge es per E-Mail einfacher und kostengünstiger. Doch viele Betriebe stehen dem digitalen Versand von Lohnabrechnung und anderen Personaldokumenten skeptisch gegenüber. Gleiches gilt für die Mitarbeitenden. Es stellen sich Fragen: Wie sicher ist der Versand der sensiblen Informationen übers Internet? Ist der Datenschutz gewährleistet, bleibt die Privatsphäre gewahrt? Die hundertprozentige Sicherheit gibt es nie (was übrigens auch für den Briefversand gilt). Aber es gibt Lösungen, die höchsten Sicherheitsstandards genügen. Zum Beispiel IncaMail der Schweizerischen Post.

Nationale und internationale Unternehmen, Anwaltskanzleien sowie Behörden versenden heute vertrauliche Geschäftsdokumente sicher und nachweisbar via IncaMail: Verträge, Kontoauszüge, Gerichtsurkunden oder eben Lohnabrechnungen und Personalunterlagen. IncaMail kann mit wenig Aufwand in die bestehende Personalsoftware integriert werden, die meisten ERP-Systeme sehen eine entsprechende Schnittstelle vor. Das macht das Handling für Personalverantwortliche einfach: Per Knopfdruck wandeln sie die Lohnabrechnungen in ein PDF um und versenden sie per E-Mail. Ausdrucken und Einpacken entfallen. Das spart Personalressourcen. Auch die Kosten für Druck, Papier und Porto fallen weg. So lassen sich rund 80 Prozent Kosten sparen.

Mit Gütesiegel des Bundes

Doch wie genau funktioniert IncaMail? Wie wird die Sicherheit gewährleistet?

Schritt 1: Die Unternehmen übermitteln die Lohnabrechnungen über eine verschlüsselte Verbindung an die IncaMail- Plattform.

Schritt 2: IncaMail verschlüsselt die Abrechnungen und Anhänge und verschickt sie als Datenpakete an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Es werden keine Daten gespeichert.

Schritt 3: Die Empfänger geben ihr Passwort ein und können die E-Mail öffnen. Das Passwort legen sie im Rahmen einer einmaligen und kostenlosen Registrierung fest.

Tipps zur Einführung
Idealerweise haben die Mitarbeitenden zu Beginn die Wahl, ob sie die Lohnabrechnung auf Papier oder digital empfangen wollen. Zu empfehlen ist eine schriftliche oder – bei digital weniger versierten Mitarbeitenden – eine individuelle Anleitung für das Einrichten des E-Mail-Accounts sowie für die Registrierung bei IncaMail. Zusätzlich können häufig gestellte Fragen schriftlich zur Verfügung gestellt werden.

Dieses Verfahren ist patentiert. Wie gross das Vertrauen in diesen Service der Post und die Sicherheit von IncaMail ist, zeigt die Tatsache, dass die Bundesverwaltung IncaMail offiziell als sichere Zustellplattform anerkennt.

Digitale Schweiz
Die Schweiz ist digital: Über 80 Prozent der Bevölkerung nutzen das Internet mehrmals pro Woche. Bei den 60- bis 69-Jährigen liegt der Wert bei fast 70 Prozent. Unternehmen dürfen also davon ausgehen, dass die grosse Mehrheit ihrer Mitarbeitenden über eine private E-Mail-Adresse verfügt – die wichtigste Voraussetzung für die Zustellung der elektronischen Lohnabrechnung.   

Damit die Umstellung auf den elektronischen Versand von Lohn- und Personaldokumenten reibungslos verläuft, ist es ratsam, die Mitarbeitenden frühzeitig darauf vorzubereiten. Insbesondere sollten Sicherheitsbedenken ernst genommen, angesprochen und durch transparente Information entkräftet werden. Die Post bietet dazu einen Handlungsleitfaden an (siehe Kasten). Er enthält zudem Tipps, wie die Mitarbeitenden in das Handling der elektronischen Lohnabrechnung eingeführt werden können – inklusive entsprechender Informationsvorlagen. Ein besonderes Augenmerk gilt Mitarbeitenden, welche mit digitalen Medien wenig vertraut sind.

Vorteile im Überblick

Der Versand von Lohnabrechnungen via IncaMail spart Personalressourcen und Geld. Hinzu kommen weitere Vorteile. Die Lohndokumente

  • werden verschlüsselt übermittelt und sind vor der Einsicht durch Unbefugte geschützt;
  • sind innerhalb weniger Minuten verschickt und bei den Empfängern abrufbar;
  • werden ohne Verschleiss von Papier und Toner erstellt;
  • können von den Empfängern überall eingesehen und einfach archiviert werden.

Auf dem neusten Stand

Die elektronische Lohnabrechnung bringt nicht nur den Unternehmen Vorteile, auch die Mitarbeitenden profitieren. Sie haben jederzeit und weltweit Zugriff auf ihre Lohndokumente: via PC, Tablet oder Smartphone. Das entspricht dem, was heute in administrativen Belangen gerade für jüngere Mitarbeitende normal ist. Sie arbeiten immer weniger mit Papier und legen ihre Rechnungen und Dokumente stattdessen im PC oder in der Cloud ab, wo sie rasch wieder auffindbar sind. Dass eine Lohnabrechnung verloren geht, gehört mit der Umstellung auf digital der Vergangenheit an – was wiederum die Personalabteilungen entlastet.

Weitere Informationen finden Sie unter www.post.ch/incamail

Seminar-Empfehlung

Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

Lohn und Arbeitsrecht

Arbeitsrechtsfragen im Zusammenhang mit Lohnzahlungen sicher klären

Klären Sie Arbeitsrechtgsfragen im Zusammenhang mit Lohnzahlungen sicher und treffen Sie in der Praxis die richtigen Entscheidungen in Bezug auf Lohnabrechnungen.

Nächster Termin: 15. November 2018

mehr Infos

Produkt-Empfehlungen

  • Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Aktuelles Praxiswissen für Personal- und Lohnverantwortliche.

    CHF 98.00

  • HR-Professional

    HR-Professional

    Maximale Unterstützung bei Ihrer Personalarbeit dank HR-Fachwissen sowie über 1300 zeitsparenden Vorlagen und Arbeitshilfen.

    Mehr Infos

  • Lohn- und GehaltsPraxis

    Lohn- und GehaltsPraxis

    So wickeln Sie Lohnabrechnungsprozesse in allen Fällen effizient und korrekt ab.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohn und Arbeitsrecht

    Arbeitsrechtsfragen im Zusammenhang mit Lohnzahlungen sicher klären

    Nächster Termin: 15. November 2018

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnabrechnung - Basic

    Sicher und kompetent korrekte Lohnabrechnungen erstellen

    Nächster Termin: 05. Februar 2019

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnabrechnung - Advanced

    So rechnen Sie komplexe Lohnabrechnungen 100%ig richtig ab

    Nächster Termin: 20. November 2018

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos