18.12.2017

Digitale Lohndokumente: Grosse Zeitersparnis beim Versand

Ein gelber Flyer der Schweizerischen Post gab bei Qualipet den Anstoss, den Versand der Lohndokumente ins digitale Zeitalter zu heben. Er enthielt auf einen Blick die Vorteile, die der E-Mail-Dienst IncaMail bietet: schnelle und sichere Zustellung, einfach per Knopfdruck.

Von: Pascal Leutenegger   Drucken Teilen   Kommentieren  

Pascal Leutenegger

Pascal Leutenegger ist Leiter IncaMail bei der Schweizerischen Post.

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Digitaler Lohnversand

Case Study Qualipet

Kühlmatten, Plantschbecken, Wasserspielzeuge und Eis für Hunde sind die Sommerhits der Firma Qualipet – der Schweizer Nummer Eins beim Tierbedarf. Das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Dietlikon ist in den 26 Jahren seit Bestehen stetig gewachsen: auf heute 90 Filialen in der ganzen Schweiz mit insgesamt 760 Mitarbeitenden, darunter 66 Lernende. Die Leidenschaft für Tiere ist gross; fast alle haben zumindest ein Haustier daheim.

So auch Silvia Fuster, seit 15 Jahren HR-Leiterin bei Qualipet. Ihr ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden kompetent betreut werden, sie alle nötige Unterstützung erfahren und dass sich die Arbeit so effizient wie möglich gestaltet. Aus diesem Grund ist ihr auch ein Flyer der Schweizerischen Post sofort aufgefallen – versprach er doch mit geringem Aufwand einen grossen Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt zu gehen und dabei bewusst ökologisch handeln zu können.

Nach einigen Recherchen bei der hauseigenen IT und dem IT-Partner OBT AG in Zürich war klar: Das bei Qualipet eingesetzte ERP-System Abacus, war gemeinsam mit dem im Flyer vorgestellten IncaMail, dem sicheren digitalen Versanddienst der Schweizerischen Post, in der Lage das zu leisten, was von einem neuen, modernen System erwartet wurde. «Heute können wir die Lohnabrechnungen direkt aus Abacus mit einem Arbeitsschritt erledigen. Dabei ist es besonders vorteilhaft, dass alle Angestellten, unabhängig davon in welchem Landesteil sie wohnen, per Knopfdruck ihre Lohnabrechnung erhalten – egal, ob sie zu Hause sind, bei der Arbeit oder in den Ferien. Die Lohnabrechnung kann gedruckt oder digital gespeichert werden. Unsere Mitarbeitenden dürfen dabei nach wie vor wählen, ob sie den klassischen Weg (also gedruckt per Post) oder die moderne Variante (d. h. elektronisch und sicher per IncaMail) bevorzugen», betont HR-Leiterin Silvia Fuster.

Arbeit erleichtern – Prozesse beschleunigen

In der Vergangenheit wurden die Lohnabrechnungen jeden Monat gedruckt und manuell durch die Mitarbeitenden in der Personalabteilung eingepackt. Diese Arbeit wollte man keiner Maschine überlassen, da die Daten hochsensibel sind und es zu keinem Fehlversand kommen darf: Lohndaten müssen laut Datenschutzgesetz durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt und vor unbefugter Bearbeitung gesichert werden.

«Bei uns erhalten alle Mitarbeitenden eine Lohnabrechnung, deren Abrechnung ungleich jener des Vormonats ist», erläutert Silvia Fuster. Das Ganze erfolgt in zwei Monatsläufen. Während der Stundenlohn nach dem Monatslohnlauf verschickt wird, fallen die Gehaltsabrechnungen zum 25. eines Monats an. Durchschnittlich führte dieses Verfahren monatlich zu 400 Abrechnungen, die bis zum Juni 2015 alle einzeln von Hand in Briefumschläge gefaltet werden mussten.

Heute nutzen mehr als 60 Prozent der Mitarbeitenden des Tierfachhandels die elektronische Variante für die Zustellung ihrer Lohnabrechnungen und verzichten somit auf Papierlohnabrechnungen. «Die Umstellung auf IncaMail ging mit Hilfe unseres IT-Partners OBT und unseres internen IT-Teams schnell und unkompliziert vonstatten. Für uns war es wichtig, die jeweilige Zustellform der Mitarbeitenden zu erfragen, um dann im Fall einer Änderung auf IncaMail die gewünschte E-Mail-Adresse in das Lohnabrechnungsprogramm von Abacus einzugeben.»

Ähnlich wie bei einem Brief erhält der Empfänger bei IncaMail eine von der Schweizerischen Post signierte E-Mail, in der sich die Lohndokumente als verschlüsselter Anhang befinden. Dieser Anhang lässt sich mit allen beliebigen mobilen Geräten empfangen und mit einem persönlichen Passwort öffnen. Der Grossteil der Mitarbeitenden schätzt die E-Variante sehr, da sie ökologisch, sicher und zukunftsorientiert ist – und zur Digitalisierung der Arbeitswelt auf sehr angenehme Art und Weise beiträgt.

Seit Kurzem stellt Abacus auch E-Mail-Vorlagen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, die frei definierbar sind und sich auch für weitere Mailings übernehmen oder anpassen lassen. Das Programm fügt dabei automatisch die Mitarbeiteradressen aus dem Personalstamm ein und hängt die passende Lohnabrechnung und bei Bedarf auch andere ausgewählte Dokumente an. Vor dem definitiven Versand kann mit einer Vorschau jede einzelne E-Mail kontrolliert, verändert oder gelöscht werden.

Versandinformation jederzeit verfügbar

Weiter kann das Serien-E-Mail-Programm auch ein Protokoll führen. Dieses speichert die wichtigsten Informationen jedes Versands. Das benutzte Programm, die verwendete Vorlage, die Start- und Endzeit sowie die Anzahl der erfolgreichen und fehlerhaft versendeten E-Mails werden im Logbuch dokumentiert. Eine Suchfunktion hilft, Einträge auch bei einer grossen Anzahl E-Mails jederzeit einfach zu finden.

Als nächsten Schritt plant Qualipet auch die jährlichen Lohnausweise mittels IncaMail aus dem Auswertungsprogramm zu verschicken. Damit wird ein nächster Schritt in Richtung Digitalisierung unternommen und die Voraussetzung für weitere digitale Prozesse geschaffen, die für ein noch effizienteres Arbeiten sorgen.

Silvia Fuster würde in jedem Fall wieder auf IncaMail wechseln, für sie ist die enorme Zeitersparnis der grösste Vorteil der Lösung. «Ich sehe natürlich auch die gesunkenen Versandkosten als weiteren Pluspunkt für den Entscheid, auf eine elektronische Variante beim Versand der Lohnabrechnungen zu wechseln. Doch für mich macht es vor allem der Zeitfaktor aus. Im Grunde ist es möglich, mit einem Knopfdruck alle Lohnabrechnungen zeitgleich zu versenden – eine wirklich zukunftsorientierte Lösung, die ich nicht mehr missen möchte.»

Sicher, schnell, sparsam – mit dem E-Mail-Dienst IncaMail, der elektronischen Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und den nachweisbaren Versand von vertraulichen Geschäftsinformationen, können Lohndokumente einfach und nachweisbar direkt aus Abacus verschickt werden. Die E-Mails werden mit der patentierten SAFE-Technologie verschlüsselt und jeder Kommunikationspartner kann direkt und sofort erreicht werden.

Die Vorteile der digitalen Lösung im Überblick:
• Jederzeit und überall verfügbar
• Sicher verschlüsselt
• Umgehend zugestellt
• Ökologisch
• Als sichere Zustellplattform anerkannt
• Elektronisch archivierbar
• Kostenlose Antworten via IncaMail

Weitere Infos:
www.post.ch/incamail-hr
incamail@post.ch

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