02.02.2016

Elektronische Lohndeklaration: Lohndaten bequem managen

Die elektronische Lohndeklaration (ELM) nimmt Unternehmen viel Arbeit ab. Da das lästige Ausfüllen unzähliger Formulare entfällt, entscheiden sich immer mehr Firmen für diese bequeme Lösung.

Von: Ralph Hofbauer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Ralph Hofbauer

Ralph Hofbauer ist Chefredaktor des HR-Magazins personalSCHWEIZ. Zudem ist er als freier Journalist tätig.

 

 

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Elektronische Lohndeklaration

Elektronische Lohndeklaration

In diesen Tagen machen sich Personalver­antwortliche und Lohnbuchhalter an die Übermittlung der Lohndaten an die So­zialversicherungen und die Steuerämter. Während sich die einen mit unzähligen Formularen herumschlagen, haben es an­dere deutlich bequemer. Dank der elekt­ronischen Lohndeklaration (ELM) benöti­gen sie weniger Zeit für die Übermittlung der Lohndaten. Das Ausfüllen von Formu­laren entfällt, da das Lohnprogramm die korrekten Datensätze für alle Lohndatenempfänger automatisch zusammenstellt.

Voraussetzung für die Arbeit mit ELM ist eine von Swissdec zertifizierte Lohnsoft­ware. «Unser Ziel ist es, den Administra­tionsaufwand für Schweizer Unterneh­men unter den Aspekten der Qualität, der Sicherheit und der Effizienz zu ver­mindern», sagt Ernst Stalder, Geschäfts­führer von Swissdec.

Verschlüsselte Übermittlung

Mittlerweile sind bereits über 100 Swiss-dec-zertifierte Lohnbuchhaltungen auf dem Markt erhältlich. Um das Zertifikat zu erhalten, muss die Software hohen Sicherheitsansprüchen gerecht werden. Die Lohndaten werden signiert und ver­schlüsselt übermittelt. Obwohl die Daten­sicherheit gewährleistet ist, gibt es einige Vorbehalte gegenüber der elektronischen Lohndeklaration, wie Stalder erläutert: «Wenn wir sagen ‹ELM ist schnell und einfach›, haben viele Unternehmen Be­denken, dass sie Arbeitsplätze abbauen müssen. Dies ist jedoch nicht unbedingt der Fall. Vielmehr geht es darum, dass die Arbeit qualitativ besser abgewickelt wer­den kann und weniger Fehler passieren.»

Grössere Unternehmen haben gemäss Stalder teilweise auch Mühe, die Funk­tionalität von ELM zu durchschauen und den Nutzen abzuschätzen. Checklisten und Einführungsvideos sollen diese Vor­behalte abbauen. Eine grossangelegte Kampagne soll 2016 weitere Unterneh­men für ELM sensiblisieren. Zudem bietet Swissdec im kommenden Jahr kostenlose Seminare zur Lohnabrechnung mittels ELM an.

ELM hat sich bereits in über 30 000 Schweizer Unternehmen durchgesetzt. Die wachsende Nachfrage verwundert angesichts der beträchtlichen Einsparun­gen nicht: Grössere Unternehmen mit 1500 Personen können pro Jahr etwa 150 Arbeitsstunden einsparen, kleinere Unternehmen rund 40 Arbeitsstunden. Darüber hinaus reduziert sich der Prü­fungsaufwand wie auch der Aufwand bei der Arbeitgeberkontrolle durch die Suva oder AHV. Da die gesetzlich definierten Werte wie z.B. der Maximallohn berück­sichtigt werden, sinkt das Risiko, Prämien für zu hohe Lohnsummen zu bezahlen.

Neu mit Quellensteuer

Der ELM-Standard wird laufend weiter­entwickelt. Mittlerweile ist das Update zur Version 4.0 abgeschlossen. Auch die Quellensteuer ist inzwischen in ELM in­tegriert. Bereits 10 000 Unternehmen wi­ckeln die Deklaration der Quellensteuer mit ELM ab. Stalder freut sich über das po­sitive Feedback: «Wir haben die Rückmel­dung erhalten, dass der Arbeitsaufwand auf rund einen Viertel reduziert werden kann. Da die Quellensteuer monatlich abgerechnet wird, ist dies natürlich eine beträchtliche Einsparung.»

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