06.02.2017

Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise 2016

Am 1. Januar 2016 ist die angepasste Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises in Kraft getreten. Diese ist für die Lohnausweise 2016 anzuwenden, welche Anfang 2017 erstellt werden. Für Sie als Arbeitgeber ist es empfehlenswert, sich mit den Änderungen vertraut zu machen, um für die Erstellung der ersten Lohnausweise für das Kalenderjahr 2016 bereit zu sein.

Von: Michelle Birri   Drucken Teilen   1 Kommentar  

Michelle Birri

Michelle Birri ist seit über sechs Jahren bei der Firma KPMG im Bereich der Steuerberatung tätig. Aktuell ist sie als Senior Manager in der Abteilung «International Executive Services» tätig. In dieser Funktion betreut sie täglich grenzüberschreitende Arbeitnehmer sowie deren multinational ausgerichtete Arbeitgeber. Sie hat sich insbesondere auf den Bereich der Besteuerung von grenzüberschreitenden Erwerbseinkünften spezialisiert.

 
am 01.02.17 07:56 schreibt Andrea Jäggi
Dieser Artikel ist doch etwas spät gewählt, da die Lohnausweise per ende Januar versendet werden. Hilfreich wäre ein solcher Artikel im November oder Dezember 16 gewesen.
Freundliche Grüsse
 
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Lohnausweise

Sind bereits im laufenden Jahr Anpassungen nötig?

Haben Sie Mitarbeitende, bei denen Sie aufgrund Wegzugs ins Ausland bereits im laufenden Jahr einen unterjährigen Lohnausweis 2016 ausstellen müssen?

Diese sind jeweils innert kurzer Zeit zu erstellen, da die Frist für Wegzugssteuererklärungen üblicherweise maximal ein halbes Jahr verlängert werden können. Oder haben Sie Mitarbeitende, welchen Sie ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellen? Auch hier sind bereits im aktuellen Jahr gewisse Änderungen in Ihrem Lohnbuchhaltungs- oder Zeiterfassungssystem nötig. Die Steuerbehörden haben bereits erste Erfahrungen gemacht und Anfragen erhalten im Zusammenhang mit den Lohnausweisen 2016. Die wichtigsten Änderungen und Praxishinweise sind nachfolgend zusammengefasst.  

Formelle Vereinfachungen

Einige formelle Details wurden im Vergleich mit der alten Wegleitung zum Lohnausweis vereinfacht. So muss beispielsweise die alte AHV-Nummer nicht mehr aufgeführt werden. Bei der Ziffer 13.3 müssen nur noch Aus- und Weiterbildungsbeiträge betragsmässig deklariert werden, die direkt an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Nicht anzugeben sind hingegen sämtliche Vergütungen, welche direkt an das Bildungsinstitut erfolgen.  

Korrekte Umsetzung von Gesetzesänderungen im Lohnausweis  

Mitarbeiterbeteiligungen

Die angepasste Wegleitung hilft auch dabei, die erfolgten Gesetzesänderungen beim Ausfüllen des Lohnausweises korrekt umzusetzen. So wurde beispielsweise im Bereich der Mitarbeiterbeteiligungen mehr Klarheit bezüglich der korrekten Deklaration geschaffen. Am 1.1.2013 wurde das Mitarbeiterbeteiligungsgesetz eingeführt. Die entsprechenden Bescheinigungspflichten in den Ziffern 5, 15 sowie der separaten Beilage sind in der Randziffer 29 detailliert beschrieben.

Im Feld 5 ist das Einkommen aus Mitarbeiterbeteiligungen einzutragen. Das entsprechende Erwerbseinkommen berechnet sich generell aus der Differenz zwischen dem Abgabepreis der Aktie und dem aktuellen Verkehrswert. Des Weiteren sind aufgrund der im Gesetz erfolgten Anpassungen auch einige Details in der Ziffer 15 zu vermerken. Mitarbeiterbeteiligungen, welche im Jahr der Zuteilung noch nicht besteuert werden, wie Anwartschaften auf Aktien, Optionen oder Phantom Shares, sind in der Ziffer 15 aufzuführen.

Zudem sind alle Mitarbeiterbeteiligungen zusammen mit den persönlichen Angaben der jeweiligen Mitarbeitenden zwingend auf einer separaten Beilage zu bestätigen. Dies gilt auch für ehemalige Arbeitnehmende, welche die Schweiz bereits verlassen haben.

Falls Sie Ihre Mitarbeitenden in Form von Mitarbeiterbeteiligungsplänen entlöhnen oder diese Lohnform in Zukunft in Betracht ziehen, sollten Sie sich frühzeitig mit der praktischen Umsetzung in der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Die korrekte Datenerfassung gestaltet sich insbesondere bei grenzüber- schreitenden Sachverhalten und beim Aufsetzen von Optionsplänen als schwierig.

FABI – Welche Pflichten haben Sie als Arbeitgebende?

Ab Steuerperiode 2016 wird der Fahrkostenabzug bei der direkten Bundessteuer auf CHF 3000.– beschränkt. Ein Generalabonnement der SBB kann somit vom Mitarbeiter nicht mehr vollständig im Berufsauslagenformular der Steuererklärung abgezogen werden. Diese Einschränkung der Fahrkosten hat auch Auswirkungen auf die korrekte Erstellung der Lohnausweise. In der Ziffer 15 ist neu ein Hinweis anzubringen für Inhaber eines Geschäftsfahrzeugs, welche im Aussendienst tätig sind. Der prozentuale Anteil der Aussendiensttätigkeit ist vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Von einem Aussendiensttag spricht man grundsätzlich dann, wenn der Mitarbeitende am Morgen direkt zum Kunden und von dort wieder nach Hause fährt. Zu den Aussendiensttagen zählen auch Tage, an denen der Mitarbeiter nur von zu Hause arbeitet, da auch an diesen Tagen keine Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort erfolgt.

Das korrekte Aufführen dieser Tage auf dem Lohnausweis ist für die Mitarbeitenden deshalb von Bedeutung, weil sie ab dem Jahr 2016 in der persönlichen Steuererklärung eine Aufrechnung vornehmen müssen. Diese sogenannte «FABI-Aufrechnung» ist zusätzlich zum Privatanteil vorzunehmen. Bezüglich der Deklaration des Privatanteils auf dem Lohnausweis gibt es keine Änderung. Diese neue FABI-Aufrechnung betrifft nur die Tage, an denen der Arbeitsweg mit dem Geschäftsfahrzeug zurückgelegt wird. Zudem ist diese nur nötig, wenn der Arbeitsweg zehn Kilometer übersteigt, da diese Distanz ungefähr den maximal abzugsfähigen CHF 3000.– entspricht. Für jeden zusätzlich gefahrenen Kilometer Arbeitsweg muss sich der Arbeitnehmende neu 70 Rappen zum steuerbaren Einkommen aufrechnen (vgl. Beispiel).

Beispiel FABI-Aufrechnung Bei einem Arbeitsweg von 30 km und 240 Arbeitstagen ergibt sich folgende Berechnung: 30 km × 2 Fahrten × CHF 0.70 × 240 Arbeitstage = CHF 10 080.– Abzüglich zulässige Arbeitswegpauschale: CHF 3000.– Aufrechnung zum steuerbaren Einkommen: CHF 7080.– Würden im obengenannten Beispiel 50% Aussendienst- und Homeofficetage auf dem Lohnausweis 2016 bestätigt, reduziert sich die FABI-Aufrechnung auf CHF 2040.–. 30 km × 2 Fahrten × CHF 0.70 × 240 Arbeitstage × 50% = CHF 5040.– Abzüglich zulässige Arbeitswegpauschale: CHF 3000.– Aufrechnung zum steuerbaren Einkommen: CHF 2040.–  

Ihre Mitarbeitenden dürften daher interessiert sein daran, möglichst viele Aussendienst- und Homeofficetage auf dem Lohnausweis bestätigt zu erhalten, um diese Aufrechnung möglichst gering zu halten. Die Arbeitnehmenden müssen die FABI-Aufrechnung in der persönlichen Steuererklärung zwar selber vornehmen; mit der Bestätigung der Aussendienst und Homeofficetage trägt der Arbeitgeber dennoch einen wesentlichen Bestandteil bei.

Wichtig ist, dass Sie frühzeitig sicherstellen, wie Sie diese Daten in Ihrem System korrekt erfassen. Diese Vorbereitungsarbeit ist dringend zu empfehlen, damit Sie den korrekten Prozentsatz auf dem Lohnausweis 2016 deklarieren. Dies bedarf allenfalls einer Anpassung im Zeiterfassungssystem, so dass das Reporting der Tage möglichst automatisiert ist und vom Mitarbeiter zeitnah erfasst werden kann. Die Erfassung dieser Daten ist ab dem 1.1.2016 nötig. Es erstaunt daher nicht, dass auch die kantonalen Steuerbehörden zurzeit sehr viele Anfragen zu diesem Thema erhalten. 

Neue Expatriate-Verordnung

Durch die Einführung der neuen Expatriate- Verordnung, welche ebenfalls seit dem 1.1.2016 in Kraft ist, ergeben sich einige Änderungen bezüglich der Deklaration von Spesen an Expatriates. Expatriate-Pauschalen sind neu unter Ziffer 2.3 betragsmässig und mit dem Hinweis «Expatriate-Pauschale» zu deklarieren.

Die effektiven, gegen Beleg bezahlten Spesen für Expatriates sind weiterhin in der Ziffer 13.1.2 aufzuführen. Zudem ist der Hinweis «Berufsauslagen für Expatriates» anzubringen. Auf die Deklaration von effektiven Expatriate- Spesen kann verzichtet werden, wenn ein entsprechendes Ruling mit den Steuerbehörden vereinbart wurde. Ausserdem muss in der Ziffer 15 auf das Bestehen dieses Rulings wie folgt hingewiesen werden: «Expatriate- Ruling durch Kanton (Autokennzeichen) genehmigt am (Datum)». Die Details dazu finden Sie in den Randziffern 57 und 60 der angepassten Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises.

Zudem sind bei Expatriates, die während ihres Aufenthalts in der Schweiz in ihrem Heimatland sozialversichert bleiben, die jeweiligen Arbeitnehmerbeiträge an die ausländischen Sozialversicherungsbehörden ebenfalls in der Ziffer 9 des Lohnausweises zu bescheinigen. Diese Informationen sind somit bei der ausländischen Gesellschaft zu beschaffen und auf dem Lohnausweis aufzuführen.

Die angepasste Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises und weitere hilfreiche Informationen finden Sie im Internet unter diesem Link. Die kantonalen Steuerbehörden beantworten Ihre Detailfragen rund um den Lohnausweis gerne telefonisch oder per E-Mail. Auch Treuhänder und Steuerberater sind bei Fragen rund um die Umsetzung der erwähnten Anpassungen und bezüglich der Erstellung der Lohnausweise 2016 gerne für Sie da.  

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