09.12.2019

Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise

Nach der letzten umfassenden Anpassung 2016 wurde die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises im Jahr 2018 und 2019 jeweils leicht revidiert. Für Sie als Arbeitgeber ist es empfehlenswert, sich mit den Änderungen vertraut zu machen, um diese bei der Erstellung der Lohnausweise korrekt umsetzen zu können. Die wichtigsten Änderungen und Praxishinweise der letzten Jahren sind nachfolgend zusammengefasst.

Von: Michelle Birri  DruckenTeilen 

Michelle Birri

Michelle Birri ist seit über sechs Jahren bei der Firma KPMG im Bereich der Steuerberatung tätig. Aktuell ist sie als Senior Manager in der Abteilung «International Executive Services» tätig. In dieser Funktion betreut sie täglich grenzüberschreitende Arbeitnehmer sowie deren multinational ausgerichtete Arbeitgeber. Sie hat sich insbesondere auf den Bereich der Besteuerung von grenzüberschreitenden Erwerbseinkünften spezialisiert.

Lohnausweise

Formelle Vereinfachungen der Lohnausweise

Einige formelle Details wurden im Vergleich mit der alten Wegleitung zum Lohnausweis vereinfacht. So muss beispielsweise die alte AHV-Nummer nicht mehr aufgeführt werden. Bei der Ziffer 13.3 müssen nur noch Aus- und Weiterbildungsbeiträge betragsmässig deklariert werden, die direkt an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Nicht anzugeben sind hingegen sämtliche Vergütungen, welche direkt an das Bildungsinstitut erfolgen. 

Korrekte Umsetzung von Gesetzesänderungen im Lohnausweis 

Mitarbeiterbeteiligungen

Die angepasste Wegleitung hilft auch dabei, die erfolgten Gesetzesänderungen beim Ausfüllen des Lohnausweises korrekt umzusetzen. So wurde beispielsweise im Bereich der Mitarbeiterbeteiligungen mehr Klarheit bezüglich der korrekten Deklaration geschaffen. Am 1.1.2013 wurde das Mitarbeiterbeteiligungsgesetz eingeführt. Die entsprechenden Bescheinigungspflichten in den Ziffern 5, 15 sowie der separaten Beilage sind in der Randziffer 29 detailliert beschrieben.

Im Feld 5 ist das Einkommen aus Mitarbeiterbeteiligungen einzutragen. Das entsprechende Erwerbseinkommen berechnet sich generell aus der Differenz zwischen dem Abgabepreis der Aktie und dem aktuellen Verkehrswert. Des Weiteren sind aufgrund der im Gesetz erfolgten Anpassungen auch einige Details in der Ziffer 15 zu vermerken. Mitarbeiterbeteiligungen, welche im Jahr der Zuteilung noch nicht besteuert werden, wie Anwartschaften auf Aktien, Optionen oder Phantom Shares, sind in der Ziffer 15 aufzuführen.

Zudem sind alle Mitarbeiterbeteiligungen zusammen mit den persönlichen Angaben der jeweiligen Mitarbeitenden zwingend auf einer separaten Beilage zu bescheinigen Dies gilt auch für ehemalige Arbeitnehmende, welche die Schweiz bereits verlassen haben. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber den zuständigen kantonalen Behörden dies Bescheinigung zuzustellen. Zudem sind die Bescheinigungspflichten bezüglich der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten.

Falls Sie Ihre Mitarbeitenden in Form von Mitarbeiterbeteiligungsplänen entlöhnen oder diese Lohnform in Zukunft in Betracht ziehen, sollten Sie sich frühzeitig mit der praktischen Umsetzung in der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Die korrekte Datenerfassung gestaltet sich insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und beim Aufsetzen von Optionsplänen als schwierig.

FABI – Welche Pflichten haben Sie als Arbeitgebende?

Seit dem Steuerjahr 2016 ist der Fahrkostenabzug bei der direkten Bundessteuer auf CHF 3000.– beschränkt. Zudem haben mittlerweile auch einige Kantone den Fahrkostenabzug bei der Staats- und Gemeindesteuer beschränkt. Die Höchstbeträge variieren hier jedoch je nach Kanton. Ein Generalabonnement der SBB kann somit vom Mitarbeiter nicht mehr vollständig im Berufsauslagenformular der Steuererklärung abgezogen werden. Diese Einschränkung der Fahrkosten hat auch Auswirkungen auf die korrekte Erstellung der Lohnausweise. In der Ziffer 15 ist neu ein Hinweis anzubringen für Inhaber eines Geschäftsfahrzeugs, welche im Aussendienst tätig sind. Der prozentuale Anteil der Aussendiensttätigkeit ist vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Von einem Aussendiensttag spricht man grundsätzlich dann, wenn der Mitarbeitende am Morgen direkt zum Kunden und von dort wieder nach Hause fährt. Zu den Aussendiensttagen zählen auch Tage, an denen der Mitarbeiter nur von zu Hause arbeitet, da auch an diesen Tagen keine Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort erfolgt.

Das korrekte Aufführen dieser Tage auf dem Lohnausweis ist für die Mitarbeitenden deshalb von Bedeutung, weil sie ab dem Jahr 2016 in der persönlichen Steuererklärung eine Aufrechnung vornehmen müssen. Diese sogenannte «FABI-Aufrechnung» ist zusätzlich zum Privatanteil vorzunehmen. Bezüglich der Deklaration des Privatanteils auf dem Lohnausweis gibt es keine Änderung. Diese neue FABI-Aufrechnung betrifft nur die Tage, an denen der Arbeitsweg mit dem Geschäftsfahrzeug zurückgelegt wird. Zudem ist diese nur nötig, wenn der Arbeitsweg zehn Kilometer übersteigt, da diese Distanz ungefähr den maximal abzugsfähigen CHF 3000.– entspricht. Für jeden zusätzlich gefahrenen Kilometer Arbeitsweg muss sich der Arbeitnehmende neu 70 Rappen zum steuerbaren Einkommen aufrechnen (vgl. Beispiel).

Beispiel FABI-Aufrechnung bei der direkten Bundessteuer Bei einem Arbeitsweg von 30 km und 240 Arbeitstagen ergibt sich folgende Berechnung: 30 km × 2 Fahrten × CHF 0.70 × 240 Arbeitstage = CHF 10 080.– Abzüglich zulässige Arbeitswegpauschale: CHF 3000.– Aufrechnung zum steuerbaren Einkommen: CHF 7080.– Würden im obengenannten Beispiel 50% Aussendienst- und Homeofficetage auf dem Lohnausweis 2016 bestätigt, reduziert sich die FABI-Aufrechnung auf CHF 2040.–. 30 km × 2 Fahrten × CHF 0.70 × 240 Arbeitstage × 50% = CHF 5040.– Abzüglich zulässige Arbeitswegpauschale: CHF 3000.– Aufrechnung zum steuerbaren Einkommen: CHF 2040.–  

Ihre Mitarbeitenden dürften daher interessiert sein daran, möglichst viele Aussendienst- und Homeofficetage auf dem Lohnausweis bestätigt zu erhalten, um diese Aufrechnung möglichst gering zu halten. Die Arbeitnehmenden müssen die FABI-Aufrechnung in der persönlichen Steuererklärung zwar selber vornehmen; mit der Bestätigung der Aussendienst und Homeofficetage trägt der Arbeitgeber dennoch einen wesentlichen Bestandteil bei.

Wichtig ist, dass Sie frühzeitig sicherstellen, wie Sie diese Daten in Ihrem System korrekt erfassen. Dies bedarf allenfalls einer Anpassung im Zeiterfassungssystem, so dass das Reporting der Tage möglichst automatisiert ist und vom Mitarbeiter zeitnah erfasst werden kann. Die ESTV verweist dafür auf ihre Mitteilung vom 15. Juli 2016 und auf deren Beilage. Diese beiden Dokumente präzisieren die allgemeinen Vorgaben zur Erfassung des prozentualen Aussendienstanteils und sind somit nützliche Arbeitshilfen. Die Erfassung dieser Daten ist seit dem 1.1.2016 nötig.

Es werden zurzeit neue, einfachere Lösungen in der Handhabung der FABI-Thematik diskutiert. Es lohnt sich diesbezüglich die Entwicklungen zu verfolgen.

Stellt der Arbeitgeber hingegen dem Arbeitnehmer ein Generalabonnement zur Verfügung, obwohl keine geschäftliche Notwendigkeit dafür besteht, handelt es sich um keine unentgeltliche Beförderung und das Feld F ist nicht anzukreuzen. Das Generalabonnement ist in diesem Fall jedoch zum Marktwert unter der Ziffer 2.3 zu deklarieren und zählt zum steuerpflichtigen Lohn. Der effektive Arbeitsweg kann nun aber als Berufskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Generalabonnement auch geschäftlich benutzt wird.

Umzugspauschale

Umzugsentschädigungen, die vom Arbeitgeber übernommen werden sind steuerpflichtig und müssen im Lohnausweis unter der Ziffer 3 deklariert werden. Während die pauschalen Umzugsentschädigungen grundsätzlich immer steuerpflichtig sind, existieren bei den effektiven Umzugsentschädigungen zwei Ausnahmen:

  1. Wenn der Umzug aufgrund eines äusseren beruflichen Zwangs wie zum Beispiel einer Sitzverlegung des Arbeitgebers notwendig ist oder
  2. wenn es sich beim Mitarbeitenden um einen Entsandten handelt, der die Bedingungen der Verordnung über den Abzug besonderer Berufskosten von Expatriates (ExpaV) erfüllt.

In beiden Fällen muss der Arbeitgeber eine Bemerkung unter der Ziffer 15 erfassen.

eLohnausweis SSK

Die neue Software «eLohnausweis SSK» ermöglicht KMU’s Lohnausweise und Rentenbescheinigungen ohne eigene Lohnsoftware zu erstellen. Der online Link befindet sich auf Seite 3 der Wegleitung. Die Webapplikation ersetzt die Downloadversion von 2014 und steht seit Oktober 2018 kostenlos zur Verfügung. Die Daten zu den bereits erstellten Lohnausweisen können von der alten in die neue Version übertragen werden. Die Schweizerische Steuerkonferenz hat hierfür eine Anleitung zur Migration der Daten auf ihrer Webseite veröffentlicht. Aufgrund des Datenschutzes müssen die Lohnausweise lokal abgespeichert werden und können nicht mittels der elektronischen Lohnmeldung ELM an die kantonale Steuerverwaltung übermittelt werden.

Die angepasste Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises und weitere hilfreiche Informationen finden Sie im Internet unter diesem Link. Die kantonalen Steuerbehörden beantworten Ihre Detailfragen rund um den Lohnausweis gerne telefonisch oder per E-Mail. Auch Treuhänder und Steuerberater sind bei Fragen rund um die Umsetzung der erwähnten Anpassungen und bezüglich der Erstellung der Lohnausweise gerne für Sie da. 

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