19.01.2021

Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise

Arbeitgeber sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Lohnausweis auszustellen. In der Regel wird der Lohnausweis im Januar f├╝r das vergangene Jahr den Arbeitnehmern zugestellt. Das Formular hierf├╝r ist schweizweit einheitlich.

Teilen Drucken

Lohnausweise

Ziele Lohnausweis

Seit Einf├╝hrung des Lohnausweises konnten folgende Gesichtspunkte zumindest teilweise umgesetzt werden:

  • Schweizweit ein einheitliches Formular
  • Transparenz der Darstellung
  • Mehr Rechtsgleichheit
  • Anpassung an das harmonisierte Steuerrecht
  • Informative Wegleitung und Kurzanleitung

Dabei konnte Klarheit in folgenden Bereichen geschaffen werden:

  • Private Nutzung von Arbeitswerkzeug
  • Halbtaxabonnement
  • Kinderkrippe
  • Rabatte auf Waren
  • ├ťberobligatorische Versicherungen
  • usw.

 Aufgepasst: Seit dem 21.12.2020 gibt es f├╝r die Lohnausweise 2020 ein neues Formular. Die aktuellste Version finden Sie hier hinterlegt.

Was ist wo zu deklarieren?

Im Grundsatz sollte immer die aktuelle Wegleitung zum Ausf├╝llen des Lohnausweise und die FAQÔÇÖs (Fragen und Antworten zum Lohnausweis) konsultiert werden.

Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt A-H abgebildet.

A / B: X = Lohnausweis oder Rentenbescheinigung

C: AHV-Nummer / Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters

D: Einkommensjahr

E: Dauer der Besch├Ąftigung (Beginn erste Besch├Ąftigung, Ende letzte Besch├Ąftigung)

F: Unentgeltliche Bef├Ârderung

G: Kantinenverpflegung / Lunchschecks

H: Name und Adresse des Mitarbeiters

Nicht enthalten sind (Kopfteil)

  • Arbeitsort, Abteilung
  • Formular f├╝r Kant. Steuerbeh├Ârde, Arbeitnehmer, Arbeitgeber
  • Schichtarbeits- und Lohnausfalltage

Wenn als Information f├╝r den Mitarbeiter f├╝r die Steuererkl├Ąrung wichtig, kann der Arbeitgeber dies in den Bemerkungen resp. auf einem Beiblatt zeigen. Dies ist jedoch Entscheid des Arbeitgebers (Beispiel: dichtes Filialnetz eines Warenhauses in der Schweiz mit h├Ąufigen Wechseln betr. Arbeitsort unterj├Ąhrig).

Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 1. bis 11. abgebildet.

  • Lohn / Rente (soweit diese nicht sp├Ąter speziell aufgef├╝hrt werden m├╝ssen)

    • Ordentliche Sal├Ąre
    • S├Ąmtliche Zulagen wie z.B. Kinder- / Familienzulagen
    • Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Pr├Ąmien usw.
    • Provisionen
    • Verg├╝tungen f├╝r den Arbeitsweg
    • Alle Barbeitr├Ąge an die ausw├Ąrtige Verpflegung am Arbeitsort
  • Gehaltsnebenleistungen

    Unter Ziffer 2.3 (oder 7 = andere Leistungen) sind weitere vom Arbeitgeber ausgerichtete und von ihm bewertbare Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) anzugeben.

Als Gehaltsnebenleistungen im Sinne von Ziffer 2 gelten alle Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in Geldform ausgerichtet werden. Sie sind grunds├Ątzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. Dabei gilt der im Markt ├╝blicherweise zu bezahlende bzw. der ├╝blicherweise ausgehandelte Preis.

Werden mehrere solche Leistungen entrichtet, so sind sie zu bezeichnen und die Werte separat aufzuf├╝hren.

Unter Ziffer 14 sind Gehaltsnebenleistungen aufzuf├╝hren, die der Arbeitgeber nicht selber bewerten kann. Als solche gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. Dazu geh├Âren insbesondere Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat.

Ein Hinweis ist nicht notwendig, wenn es sich um eine Verg├╝nstigung handelt, die als geringf├╝gig betrachtet wird. Als geringf├╝gig gelten die branchen├╝blichen Rabatte, sofern der Arbeitgeber diese ausschliesslich dem Arbeitnehmer zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen l├Ąsst.

  • Unregelm├Ąssige Leistungen freiwillig, sonst Ziffer 1

    z.B. Bonuszahlungen, An-/Austrittsentsch├Ądigungen, Treuepr├Ąmien, Dienstaltersgeschenke, Jubil├Ąumsgeschenke, Umzugsentsch├Ądigungen usw.

Besonderes Augenmerk sollte den Fragen im Zusammenhang mit der korrekten Umrechnung auf Jahresbasis bei unterj├Ąhriger Steuerpflicht geschenkt werden. Diese sollten insbesondere bei unterj├Ąhriger Steuerpflicht, wenn m├Âglich separat ausgewiesen werden (Ziffer 3 ÔÇô ausserordentliche Einkommen).

Teilweise Deklarationspflicht im alten Lohnausweis unter Ziffer 2. (z.B. Dienstaltersgeschenke)

Beispiel f├╝r Auswirkungen von unregelm├Ąssigen Leistungen, bei entsprechender Deklaration im Lohnausweis:

  • Mitarbeiter ist besch├Ąftigt vom 1.1. bis 31.3.
  • Monatlicher Lohn ist CHF 5000.-, somit CHF 15 000.-
  • Im Februar erh├Ąlt er einen Bonus von CHF 20 000.-
  • Im Lohnausweis werden CHF 35 000.- bescheinigt
  • Mitarbeiter verl├Ąsst die Schweiz und muss eine unterj├Ąhrige Steuererkl├Ąrung einreichen
  • Wenn ausserordentliches Einkommen nicht ausgeschieden wird (Ziffer 3), so wird der Mitarbeiter CHF 35 000.- zum Satz von CHF 140 000.- versteuern m├╝ssen
  • Wenn ausgeschieden, erfolgt die Besteuerung von CHF 35 000.- zum Satz von CHF 80 000.-
  • Kapitalleistungen
    Grund zur separaten Angabe besteht insbesondere dann, wenn m├Âglicherweise ein reduzierter Steuersatz Anwendung finden k├Ânnte, wie z.B. Abgangsentsch├Ądigungen, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen (nicht anzugeben sind Vorsorgeleistungen, die zu Recht von der selbst├Ąndigen Vorsorgestiftung ausbezahlt werden)
  • Beteiligungsrechte
    • Aktien
    • Optionen
    • Phantomaktien etc.

In Bezug auf Beteiligungsrechte sind auf dem Lohnausweis folgende Angaben zu machen:

  • Verkehrswert
  • Zeitpunkt des Einkommenszuflusses
  • Deklaration auf Beiblatt gem. Mitarbeiterbeteiligungsgesetz und -verordnung
  • Verwaltungsratsentsch├Ądigungen
  • Andere Leistungen
    Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverh├Ąltnis haben und nicht unter Ziffer 1 ÔÇô 6 aufgef├╝hrt wurden, wie z.B.
    • Trinkgelder
    • Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt
    • Beitr├Ąge an Versicherungen, wie z.B. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw.
  • Bruttolohn total / Rente (ist Total von 1 ÔÇô 7)
  • Beitr├Ąge AHV/IV/EO/ALV/NBUV

10. Berufliche Vorsorge
10.1 Ordentliche Beitr├Ąge
10.2 Beitr├Ąge f├╝r den Einkauf ohne Beitr├Ąge f├╝r Einkauf aus Lohnerh├Âhungen (= ordentliche Beitr├Ąge)

11. Nettolohn / Rente

Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 12. bis 15. abgebildet.

  • Quellensteuerabzug
  • Spesenverg├╝tungen
  • Effektive und Pauschalspesen, Aus- und Weiterbildung
  • Gehaltsnebenleistungen
  • Bemerkungen

z.B. Genehmigtes Spesenreglement inkl. Genehmigungsdatum

Neu seit FABI muss auch der Aussendienstanteil des Mitarbeitenden deklariert werden. Dies kann entweder effektiv (bspw. ermittelt anhand eines Bordbuchs oder ├Ąhnlichen Hilfsmitteln) oder pauschal gem├Ąss Berufs- und Funktionsgruppenliste der ESTV erfolgen.

Generell: Bemerkungen, die der Transparenz dienen

I: Ort und Datum und Arbeitgeberangaben

Nicht zu deklarierende Gehaltsnebenleistungen

  • Gratis abgegebene Halbtaxabonnement der SBB (f├╝r Generalabonnemente vgl. Rz 9
  • REKA-Checks-Verg├╝nstigungen bis CHF 600 j├Ąhrlich (zu deklarieren sind lediglich Verg├╝nstigungen, soweit sie CHF 600 pro Jahr ├╝bersteigen)
  • ├ťbliche Weihnachts-, Geburtstags- und ├Ąhnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis. Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag ├╝bersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises)
  • Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im ├╝blichen Rahmen;
  • Beitr├Ąge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente f├╝r Fitnessclubs) bis CHF 1000 im Einzelfall. Bei Beitr├Ągen, die diesen Betrag ├╝bersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 15 des Lohnausweises)
  • Beitr├Ąge an Fachverb├Ąnde unbeschr├Ąnkt
  • Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchen├╝blich sind
  • Zutrittskarten f├╝r kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anl├Ąsse bis CHF 500 pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Betr├Ąge, soweit sie CHF 500 pro Ereignis ├╝bersteigen)
  • Die Bezahlung von Reisekosten f├╝r den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus gesch├Ąftlichen Gr├╝nden auf Gesch├Ąftsreisen begleiten;
  • Beitr├Ąge an Kinderkrippen, die f├╝r Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Pl├Ątze anbieten. Kommen die Beitr├Ąge des Arbeitgebers jedoch bestimmten Arbeitnehmern zugute, sei es durch Bezahlung an den Arbeitnehmer oder direkt an die Krippe, sind sie im Lohnausweis unter Ziffer 1 zum Bruttolohn hinzuzurechnen oder in Ziffer 7 separat zu deklarieren
  • Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
  • Kosten f├╝r ├Ąrztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen
  • Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen f├╝r gesch├Ąftliche Zwecke verwendet werden

Beiblatt zum Lohnausweis

F├╝r das Beiblatt bestehen keine Formvorschriften, zwingend muss es aber Name, Adresse, AHV-Nummer und Sozialversicherungsnummer enthalten. Es wird dann eingesetzt, wenn die Informationen nicht auf dem Grundformular selber platziert werden k├Ânnen insbesondere f├╝r Details der Ziffern 2.3,3,4,7,13,14 und 15 sowie Details zu den Mitarbeiterbeteiligungen.

Schichttage sollen unter Umst├Ąnden im Interesse Ihres Mitarbeitenden aufgef├╝hrt werden, damit er die ihm zustehenden Abz├╝ge f├╝r Verpflegung und Essensentsch├Ądigung geltend machen kann.

Es ist immer wieder damit zu rechnen, dass die Wegleitung zum Lohnausweis im Hinblick auf den Jahreswechsel ├änderungen erf├Ąhrt. Es sollte deshalb immer die aktuelle Version konsultiert werden. Auch einige Jahre nach Einf├╝hrung des neuen Formulars ist immer wieder festzustellen, dass Arbeitgeber die Vorschriften nicht vollst├Ąndig einhalten. Im Berufskostenbereich (Aus- und Weiterbildung, ExpaV) als auch im Bereich des Gesch├Ąftsautos aufgrund von FABI sind ├änderungen per 1.1.2016 in Kraft getreten.

Produkt-Empfehlungen

  • Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Aktuelles Praxiswissen f├╝r Personal- und Lohnverantwortliche.

    CHF 98.00

  • Lohn, Lohnabrechnung und Lohndeklaration

    Lohn, Lohnabrechnung und Lohndeklaration

    Die verschiedenen Entl├Âhnungsformen, die Lohnabrechnung und die Lohndeklaration am Jahresende.

    Mehr Infos

  • HR-Professional

    HR-Professional

    Maximale Unterst├╝tzung bei Ihrer Personalarbeit dank HR-Fachwissen sowie ├╝ber 1300 zeitsparenden Vorlagen und Arbeitshilfen.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Live Webinar UPDATE, 2 Stunden, Online, Virtueller Seminarraum

    Update Lohn und Sozialversicherungen

    Am Puls der Entwicklung bleiben und Ver├Ąnderungen korrekt umsetzen

    N├Ąchster Termin: 26. Januar 2021

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Z├╝rich

    Lohnabrechnung - Basic

    Sicher und kompetent korrekte Lohnabrechnungen erstellen

    N├Ąchster Termin: 09. Februar 2021

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Z├╝rich

    Lohnabrechnung - Advanced

    So rechnen Sie komplexe Lohnabrechnungen 100%ig richtig ab

    N├Ąchster Termin: 16. Februar 2021

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos