02.10.2018

Spesen Arbeitgeber: Wofür muss der Arbeitgeber aufkommen?

Ein Arbeitnehmer ist während drei Wochen auf Geschäftsreise. Was kann er sich auf Kosten der Arbeitgeberin leisten? Danach möchte er eine Weiterbildung starten. Wer muss die Kosten tragen? Und sind diese bei einer Kündigung zurückzuzahlen? Diese und andere Fragen zum Thema «Spesen Arbeitgeber» bei privatrechtlichen Arbeitsverhältnissen beantwortet der folgende Beitrag.

Von: Tonia Villiger  DruckenTeilen Kommentieren 

Tonia Villiger, Rechtsanwältin

Lic. iur. Tonia Villiger ist selbständige Rechtsanwältin und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht. Sie arbeitet bei Advokatur Villiger in Zürich. Ihre bevorzugten Tätigkeitsgebiete sind insbesondere Vertrags- Arbeits- und Kommunikationsrecht. Tonia Villiger kommuniziert nebst Deutsch in fliessendem Englisch sowie in Spanisch und Französisch.
www.ad-voca.ch

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Kleider und Arbeitsweg

Die Arbeitgeberin muss den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material, welche dieser zur Arbeit benötigt, ausrüsten (Art. 327 OR). Stellt der Arbeitnehmer diese Geräte oder Materialien selber, muss er entschädigt werden, sofern nicht etwas anderes vereinbart wird oder üblich ist. Unter diese Regelung fallen auch besondere Berufskleider wie Uniformen (nicht aber normale Kleider).

Bei den übrigen Auslagen gilt, dass der Arbeitnehmer nur Anspruch auf Ersatz hat, wenn diese zur Ausführung der Arbeit notwendig sind, beispielsweise bei Auslagen für Transport, Porto, Visa etc. (Art. 327a OR). Nicht darunter fallen z.B. die Kosten für Speisen und die Fahrt zum Arbeitsplatz, aber allenfalls die Fahrt zum Kunden. Muss der Arbeitnehmer die Arbeits­leistung weder an seinem Wohn- noch Arbeitsort erbringen, so sind die Kosten für Verpflegung, Unterbringung und Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort oder für den Mehrweg von der Arbeitgeberin zu tragen. Dies ist v.a. im Baugewerbe, bei Service­monteuren und bei Handelsreisenden der Fall. Wann eine Baustelle als auswärtiger Arbeitsort gilt, ist fallweise zu überprüfen.

Arbeitet ein Arbeitnehmer längere Zeit auswärts, ist er auch für angemessene Vergnügungen und Erholung zu entschädigen. Ist er im Ausland oder weit weg von zuhause tätig, sind ihm selbst die Auslagen (Spesen Arbeitgeber) an arbeitsfreien Tagen zu entrichten.

Vorsicht bei Spesenpauschalen

Spesen sind nur zu entschädigen, wenn sie tatsächlich anfallen. Werden Pauschalen vereinbart, müssen diese die durchschnittlichen, effektiv notwendigen Auslagen über eine längere Zeitperiode abdecken. Zu hohe Pauschalen gelten (zum Teil) als Lohn, auf den Sozialabgaben geleistet und der während Verhinderung, Ferien und Freistellung bezahlt werden muss. Dasselbe gilt, wenn nebst einer Pauschale die effektiven Auslagen noch zusätzlich entschädigt werden. Pauschalen sind generell so festzulegen, dass der Arbeitnehmer nicht allzu grossen Schwankungen ausgesetzt ist, also nicht über eine längere Zeit grosse Beiträge selbst vorschiessen muss. Spesenreglemente sollten mit dem steuerlichen Lohnausweis übereinstimmen und müssen als Vertragsbestandteil ausgestaltet sein.

Wenn der Arbeitnehmer eine Weiterbildung wünscht

Ausbildungskosten sind dann notwendig und müssen von der Arbeitgeberin entschädigt werden, wenn die Ausbildung angeordnet wurde. Darunter fallen auch die Kosten für die normale Einarbeitung. Das bedeutet umgekehrt, dass blosses Tolerieren der Ausbildung durch die Arbeitgeberin zu keiner Entschädigungs­pflicht führt.

Zu differenzieren ist auch bei der Frage, ob vom Arbeitgeber bezahlte Ausbildungskosten zurückverlangt werden können. Hängen die Kosten mit der notwendigen Einarbeitung zusammen, muss der Arbeitnehmer diese keinesfalls zurückzahlen. Anders sieht es beispielsweise bei Weiterbildungen aus, die auch Vorteile bei andern Arbeitgebern verschaffen. Hier können die Parteien vertraglich vereinbaren, dass die Kosten bei Ausbildungsabbruch oder Nichtbestehen der Prüfung zurückzuerstatten sind. Eine solche (ausdrückliche) Vereinbarung ist auch für den Fall einer Arbeitnehmerkündigung möglich, falls die Rückzahlungspflicht während beispielsweise 3 Jahren nach Ausbildungsende degressiv erfolgt. Einzelne kantonale Gerichte verlangen zudem, dass es sich um eine Ausbildung handelt, die auch bei einem anderen Arbeitgeber von Nutzen ist und dass die Kündigung aus einem begründeten Anlass analog Art. 340c Abs. 2 OR erfolge. 

Spesen Arbeitgeber: Geschäftsfahrzeug und private Nutzung

Spesen im Zusammenhang mit Motorfahrzeugen sind speziell in Art. 327b OR geregelt. Wird ein Auto für die Arbeit verwendet und liegt diesbezüglich das Einverständnis der Arbeitgeberin vor, sind die üblichen Auslagen für Betrieb und Unterhalt (Benzin, Reinigung, Service, Reparaturen, Pneus) nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Stimmt die Arbeitgeberin nicht zu, sind gegebenenfalls (nur) die notwendigen Auslagen gemäss Art. 327a OR zu entschädigen. Verwendet der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug im Einverständnis mit der Arbeitgeberin, sind ihm nebst den Auslagen für Betrieb und Unterhalt auch die Kosten für die Motorfahrzeugsteuern, die Haftpflichtversicherung sowie die Abnützung zu vergüten. Die Kosten werden jedoch nur anteilsmässig übernommen, also nur im Rahmen des geschäftlichen Gebrauchs nach Kilometerzahl.

Wird dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung gestellt, ist ihm die private Nutzung nur gestattet, wenn dies vereinbart oder über längere Zeit toleriert wurde. Die private Nutzung des Fahrzeugs auch während der Freizeit bzw. der geldwerte Vorteil ist als Lohn zu erfassen, z.B. als pauschale Deklaration oder mittels effektiver Erfassung mit Bordbuch. Kann der Arbeitnehmer das Fahrzeug frei verwenden, wird er als Halter des Geschäftswagens betrachtet, selbst wenn die Arbeitgeberin im Fahrzeugaus­weis als formeller Halter eingetragen ist und für die Kosten aufkommt. Dies zieht die Haftung des Arbeitnehmers nach Art. 58 SVG nach sich.

Quelle: Streiff/von Kaenel/Rudolph, Arbeitsvertrag, Praxiskommentar, 7. Auflage, 2012, mit Verweisen

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