10.12.2019

Spesen, Lohnbestandteil, Berufsauslagen: Ein Entwirrungsversuch

Die Abgrenzungsfragen, die sich im Zusammenhang mit den oben genannten Begriffen stellen, sind zahlreich. Handelt es sich bei einer Auszahlung an Mitarbeitende um steuerpflichtige oder sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile oder um Spesen? Falls die Leistung als Bruttolohnart in der Lohnabrechnung sowie im Lohnausweis zu berücksichtigen ist, dürfen Mitarbeitende diese als Berufskosten in der persönlichen Steuererklärung abziehen?

Von: Michelle Birri  DruckenTeilen 

Michelle Birri

Michelle Birri ist seit über sechs Jahren bei der Firma KPMG im Bereich der Steuerberatung tätig. Aktuell ist sie als Senior Manager in der Abteilung «International Executive Services» tätig. In dieser Funktion betreut sie täglich grenzüberschreitende Arbeitnehmer sowie deren multinational ausgerichtete Arbeitgeber. Sie hat sich insbesondere auf den Bereich der Besteuerung von grenzüberschreitenden Erwerbseinkünften spezialisiert.

Spesen, Lohnbestandteil, Berufsauslagen

Spesen, Lohnbestandteil, Berufsauslagen

Lohnbestandteile

Gemäss Art. 17 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG) sind sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis grundsätzlich steuerpflichtig. Um eine Lohnart als steuerpflichtig zu deklarieren, ist sie in der monatlichen Lohnabrechnung sowie im Lohnausweis in einer der Ziffern von 1–7 aufzuführen. Auslagen, die der Arbeitgeber für die Mitarbeitenden übernimmt, werden nicht selten über die Finanzbuchhaltung abgewickelt und finden keinen Eingang in die Lohnbuchhaltung. Gerade in grösseren Unternehmen, bei welchen die Bereiche Finanzen und Payroll getrennt sind, besteht die Gefahr, dass Gehaltsbestandteile allenfalls unerkannt an der Lohnbuchhaltung vorbeigeschleust werden.

Spesen

Spesen werden definiert als Auslagen, die dem Mitarbeitenden während der Arbeitstätigkeit entstehen. Es handelt sich somit um Kosten, die beispielsweise während einer Geschäftsreise entstehen, wie Reisekosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten. Auch Kosten im Zusammenhang mit der Repräsentation des Arbeitgebers oder die geschäftliche Nutzung des Privatwagens gelten generell als Spesen. Bezahlt der Mitarbeitende diese anfallenden Kosten, werden ihm diese übernommenen Kosten üblicherweise über die monatliche Lohnabrechnung zurückerstattet. Es handelt sich somit um einen blossen Auslagenersatz.

Bei der Ausrichtung von Spesen hat sich der Arbeitgeber jedoch generell an Maximalbeträge zu halten, die entweder einerseits in einem von den kantonalen Steuerbehörden genehmigten Spesenreglement geregelt oder andererseits in der Randziffer 52 der Wegleitung zum Lohnausweis aufgeführt sind. Übernommene Kosten, die über diese Maximalansätze hinausgehen, gelten wiederum als Lohnbestandteile.

Kostenübernahme des Arbeitswegs durch den Arbeitgeber

Von den soeben beschriebenen Spesen abzugrenzen sind jedoch diejenigen Kosten, die dem Mitarbeiter vor oder nach der Arbeit entstehen. Wenn solche Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden, handelt es sich um steuerbare und sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile. Werden zum Beispiel die Kosten für den Arbeitsweg des Mitarbeitenden vom Arbeitgeber übernommen, handelt es sich dabei um einen Lohnbestandteil.

Die Kostenübernahme kann in Form der effektiv übernommenen Kosten für das öffentliche Verkehrsmittel erfolgen. Wird beispielsweise das Generalabonnement (GA) der SBB vom Arbeitgeber übernommen, ist zu definieren, ob es sich um ein geschäftlich begründetes GA handelt. Dies ist dann der Fall, wenn der Mitarbeitende mindestens 40 geschäftliche Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln absolviert. Ist diese Voraussetzung erfüllt, sind die Kosten des GA nicht als Lohnbestandteil zu berücksichtigen. In einem solchen Fall ist jedoch bei der Ziffer F im Lohnausweis ein Kreuz zu setzen. Dieses Kreuz wird immer dann gesetzt, wenn dem Mitarbeitenden keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen. Für die Steuerbehörden ist dieses Kreuz somit der Hinweis, dass der Mitarbeitende in seiner privaten Steuererklärung keinen Fahrkostenabzug geltend machen kann. Daher besteht in einem solchen Fall kein Anspruch auf einen Abzug der Fahrkosten als Berufsauslagen.

Handelt es sich jedoch nicht um ein geschäftlich begründetes Abonnement für den öffentlichen Verkehr, sind die Abokosten als Lohnbestandteil zu berücksichtigen. In einem solchen Fall ist bei dem Buchstaben F kein Kreuz zu setzen. Grund dafür ist, dass der Mitarbeitende die Kosten für das Abo als Lohnbestandteil versteuert. Im Gegenzug soll der Mitarbeitende in diesem Fall einen Fahrkostenabzug in der privaten Steuererklärung geltend machen können.

Wird einem Mitarbeitenden ein Geschäftswagen zur Verfügung gestellt, erwachsen dem Mitarbeitenden keine Kosten für den Arbeitsweg, da regelmässig alle Kosten für das Fahrzeug wie Benzin, Reparaturen und Versicherung vom Arbeitgeber übernommen werden. Der Arbeitgeber setzt somit bei Inhabern eines Geschäftswagens das Kreuz beim Buch staben F, da der Mitarbeitende wiederum keinen Anspruch auf einen Berufskostenabzug in der privaten Steuererklärung hat, da er keine Kosten übernehmen muss für den Arbeitsweg.

Das Zurverfügungstellen des Geschäftswagens für die Privatnutzung gilt als Naturalleistung. Dem Nutzer eines Geschäftswagens wird für die private Nutzung des Geschäftswagens ein Privatanteil von 0,8% des Kaufpreises exkl. MWSt. oder mindestens CHF 150.– aufgerechnet. Diese Naturalleistung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. In der Lohnabrechnung hat jedoch jeweils eine Korrektur zu erfolgen, damit die bereits in natura bezogene Leistung nicht ausbezahlt wird.

Beim Geschäftswageninhaber ist seit 2016 zusätzlich eine Aufrechnung des Arbeitswegs in der privaten Steuererklärung notwendig. Grund dafür ist die damals eingeführte Beschränkung des Fahrkostenabzugs bei der direkten Bundessteuer auf CHF 3000.– pro Jahr. Die Kantone haben teilweise auch eine solche Begrenzung eingeführt. Im Kanton Zürich gilt ab der Steuererklärung 2018 ein maximaler Abzug von CHF 5000.– für Fahrkosten für den Arbeitsweg.

Der Privatanteil Geschäftswagen wurde bereits vor Einführung dieser Begrenzung wie zuvor beschrieben berechnet und es gab diesbezüglich keine Änderung im 2016. Daher wäre seither ein Geschäftswageninhaber einem Mitarbeitenden, der den Arbeitsweg selber finanziert und eine Begrenzung der Fahrkosten in Kauf nehmen muss, bessergestellt. Aus diesem Grund muss sich ein Geschäftswageninhaber pro Kilometer Arbeitsweg CHF 0.70 zum steuerbaren Einkommen aufrechnen. Er darf dann ebenfalls die CHF 3000.–, welche einem Arbeitsweg von ungefähr 10 Kilometern entsprechen, vom errechneten Betrag in Abzug bringen. Die Differenz führt zu einer Aufrechnung zum steuerbaren Einkommen.

Da diese Aufrechnung nur vorzunehmen ist für die Tage, an denen der Arbeitsweg auch tatsächlich zurückgelegt wird, reduzieren direkte Fahrten zum Kunden oder Homeoffice- Tage diese steuerliche Aufrechnung. Der Arbeitgeber hat daher seit dem Lohnausweis 2016 den Geschäftswageninhabern diese sogenannten Aussendiensttage auf dem Lohnausweis zu bestätigen. Dieser Ausweis auf dem Lohnausweis kann pauschal erfolgen gemäss den festgelegten Prozentangaben der eidgenössischen Steuerverwaltung je nach Branche bzw. Funktion oder anhand der effektiven Tage. Die Aussendiensttage reduzieren die zuvor beschriebene steuerliche Aufrechnung. Daher sind die Mitarbeitenden verständlicherweise an einer möglichst hohen Aussendienstquote interessiert. Arbeitgeber haben jedoch sicherzustellen, dass nur nachgewiesene Aussendiensttage auf dem Lohnausweis vermerkt werden. Dieser Nachweis kann beispielsweise anhand eines Fahrtenbuchs oder über das Zeiterfassungssystem erfolgen.

Übernahme der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber

Auch bei der Mittagsverpflegung handelt es sich generell um Kosten, die ausserhalb der Arbeitszeit entstehen. Tragen die Mitarbeitenden diese Kosten vollumfänglich selber, können sie in der privaten Steuererklärung einen Abzug von CHF 3200.– pro Jahr vornehmen. Im Falle einer Vergünstigung des Mittagessens durch Lunch-Checks oder eine Kantine ist im Lohnausweis beim Buchstaben G ein Kreuz zu setzen. Dieses Kreuz gibt den Steuer behörden den Hinweis, dass der Mitarbeitende lediglich einen reduzierten Abzug von CHF 1600.– in seiner Steuererklärung geltend machen kann.

Wird das Mittagessen vollumfänglich vom Arbeitgeber übernommen, ist im Lohnausweis bei den Bemerkungen in Ziffer 15 der Hinweis «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» anzubringen. In einem solchen Fall kann der Mitarbeitende keinen Abzug für Verpflegungskosten in seiner privaten Steuererklärung geltend machen, da ihm auch keine Kosten für das Mittagessen entstehen.

Übernahme von Aus- und Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber

Bei der Übernahme von Aus- und Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber handelt es sich generell um Kosten, die keinen Lohnbestandteil darstellen. Zahlt der Arbeitgeber den Betrag direkt an den Weiterbildungsanbieter, ist auf dem Lohnausweis und in den monatlichen Lohnabrechnungen nichts zu vermerken.

Entscheidend ist jedoch, dass ein Hinweis im Lohnausweis anzubringen ist, sobald der Arbeitgeber den Weiterbildungsbeitrag direkt an den Mitarbeitenden auszahlt. In einem solchen Fall erhält der Mitarbeitende einen Betrag in bar und bezahlt damit die Rechnung für die Weiterbildung, die auf ihn persönlich lautet. Wird der Betrag in der Ziffer 13.3 des Lohnausweises nicht aufgeführt, besteht die Gefahr, dass der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten in seiner Steuererklärung nochmals in Abzug bringt, da er mit der auf ihn lautenden Rechnung über einen Beleg verfügt, der zum Steuerabzug berechtigt.

Oft werden in diesem Zusammenhang Weiterbildungsvereinbarungen abgeschlossen, und es wird festgelegt, dass der Mitarbeitende zum Beispiel nach Abschluss der Ausbildung noch mindestens ein Jahr im Unternehmen verbleiben muss. Kündigt er frühzeitig, muss er einen anteiligen Betrag an den Arbeitgeber zurückzahlen. In einem solchen Fall ist die Rückzahlung ebenfalls in der Ziffer 13.3 auszuweisen, da der Mitarbeitende im Jahr der Rückzahlung diesen Betrag steuerlich geltend machen kann, da er schlussendlich diesen Anteil der Weiterbildungskosten doch selber getragen hat.

Zusammenfassend kann somit gesagt werden, dass für die Beurteilung der Abgrenzung zwischen Spesen und Lohnbestandteilen zuerst zu beurteilen ist, ob die Kosten im Zusammenhang mit der Arbeitsausübung stehen oder nicht. Sofern die übernommenen Kosten während der Arbeitstätigkeit entstehen, handelt es sich generell um Spesen. Diesbezüglich sind je nach Art der Auslage generell Maximalbeträge einzuhalten, damit es sich vollumfänglich um steuerfreie und sozialversicherungsfreie Lohnbestandteile handelt.

Übernimmt der Arbeitgeber jedoch Kosten, die dem Mitarbeitenden vor Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsschluss entstehen, oder werden die bereits erwähnten Maximalbeträge nicht eingehalten, handelt es sich generell um steuer- und auch sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile.

In einem zweiten Schritt ist bei der Erstellung der Lohnausweise jeweils zu verifizieren, ob der Mitarbeitende einen Abzug in der privaten Steuererklärung zugut hat oder nicht. Falls ihm die entsprechende Leistung zum Bruttolohn aufgerechnet wird, steht ihm generell ein Anspruch auf einen Abzug in den Berufsauslagen zu. Daher sind in einem solchen Fall jeweils die Kreuze bei den Buchstaben G und F nicht zu setzen. Übernimmt der Arbeitgeber jedoch die Kosten voll und ist keine Berücksichtigung als Lohnbestandteil nötig, soll ein entsprechender Hinweis in der Ziffer 15 verhindern, dass der Mitarbeitende in der privaten Steuererklärung einen Abzug geltend macht für Kosten, die der Arbeitgeber getragen hat.

Produkt-Empfehlungen

  • PersonalPraxis Professional

    PersonalPraxis Professional

    Personaladministration im Griff und fit in HR-relevanten Rechtsfragen

    ab CHF 190.00

  • Lohn, Lohnabrechnung und Lohndeklaration

    Lohn, Lohnabrechnung und Lohndeklaration

    Die verschiedenen Entlöhnungsformen, die Lohnabrechnung und die Lohndeklaration am Jahresende.

    Mehr Infos

  • HR-Professional

    HR-Professional

    Maximale Unterstützung bei Ihrer Personalarbeit dank HR-Fachwissen sowie über 1300 zeitsparenden Vorlagen und Arbeitshilfen.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnabrechnung - Basic

    Sicher und kompetent korrekte Lohnabrechnungen erstellen

    Nächster Termin: 20. August 2020

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnabrechnung - Advanced

    So rechnen Sie komplexe Lohnabrechnungen 100%ig richtig ab

    Nächster Termin: 09. September 2020

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnabrechnung – Professional

    Spezialfälle im Zusammenhang mit komplexen Lohnabrechnungen sicher lösen

    Nächster Termin: 03. November 2020

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos