15.11.2019

Dienstfahrzeug: Das gilt es zu beachten bei privater Nutzung

Gerade leitende Angestellte und Mitarbeiter im Aussendienst kommen häufig in den Genuss eines Dienstfahrzeuges, das sie manchmal auch privat nutzen dürfen. Diese Zusatzleistung klingt verlockend – doch wie vorteilhaft und alltagstauglich ist sie wirklich?

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Dienstfahrzeug

Die Sicht des Arbeitgebers: Darum sind Dienstwagen sinnvoll

Wer als Arbeitgeber seine Aussendienstmitarbeiter in ihren eigenen Pkws zu den Kunden schickt, macht sich nicht nur unattraktiv für Mitarbeiter und Bewerber, sondern riskiert auch eine fragwürdige Aussenwirkung. Schliesslich fungiert das Dienstfahrzeug auch als Visitenkarte der Firma. Taucht ein Mitarbeiter in einem alten, reparaturbedürftigen oder ungepflegten

Bildquelle: unsplash.com

Privatwagen beim Kunden auf, hinterlässt dies schnell einen schlechten Eindruck. Damit das nicht passiert, statten viele Firmen sowohl Aussendienstmitarbeiter als auch leitende Angestellte häufig mit Dienstwagen aus. Oft dürfen sie das Auto gar für private Zwecke nutzen – ein attraktiver Bonus für Mitarbeiter.

Das spart der Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen

Für Mitarbeiter klingt das verlockend: ein schönes Auto zur dienstlichen und privaten Nutzung, für das weder die Anschaffung noch der Unterhalt aus der Haushaltskasse gezahlt werden muss. Doch was auf den ersten Blick nach einem Geschenk aussieht, hat auch eine Kehrseite: Der Fiskus sieht in gemischt genutzten Geschäftswagen einen geldwerten Vorteil. Das bedeutet, für den Privatanteil fallen Steuern an. Berechnet wird dieser Anteil entweder genau nach Nutzung oder pauschal. Pro Monat gelten dann 0,8 Prozent des Anschaffungspreises ohne Mehrwertsteuer als Naturallohn. Rein geschäftlich genutzte Dienstwagen müssen vom Arbeitnehmer nicht versteuert werden. Einen Sonderfall stellen Geschäftswagen dar, die grenzüberschreitend genutzt werden.

Wer in welchem Umfang für die Unterhaltskosten aufkommt, richtet sich nach der vertraglichen Vereinbarung. Manche Arbeitgeber übernehmen sämtliche Kosten, also beispielsweise für:

  • Versicherung
  • Wartung
  • Reparatur
  • Autowäsche
  • Benzin

Andere wiederum übernehmen gewisse Kosten nur anteilig oder gar nicht. Hier gilt es also, den Vertrag genau zu studieren und im Zweifel mit dem Chef zu verhandeln.

Welche Einschränkungen sind zu beachten?

Dem Vertrag ist zu entnehmen, wie der Firmenwagen genutzt werden darf: zum Beispiel nur für die Fahrt vom Wohnsitz zum Arbeitsplatz und zurück, zur freien privaten Nutzung oder sogar für den privaten Urlaub. Für den tatsächlichen Mehrwert des Dienstfahrzeuges ist dieser Punkt des Vertrages wohl der wichtigste. Ist das Fahrzeug nicht oder nur eingeschränkt privat nutzbar, sodass zusätzlich ein eigener Wagen notwendig ist, entsteht dem Arbeitnehmer ein deutlich geringerer Vorteil.

Ist ein Dienstfahrzeug für den privaten Alltag praktisch?

Auch wenn der Firmenwagen unterm Strich einige Hundert Euro günstiger sein mag als ein Privatfahrzeug: Er ist kein Eigentum. Und womöglich entspricht das Fahrzeug nicht den eigenen Ansprüchen an ein Alltagsfahrzeug. Wer nach Feierabend vier Kinder zum Fussballplatz bringen muss, wird zum Beispiel an einem hochwertigen Dreitürer wenig Freude haben. Vor allem, wenn die Kinder ihre Spuren am und im Fahrzeug hinterlassen: Denn der Arbeitnehmer verpflichtet sich, das Fahrzeug im einwandfreien gebrauchten Zustand wieder zurückzugeben. Auch eventuelle Veränderungen am Dienstfahrzeug müssen vom Arbeitnehmer genehmigt sein.

Wer also zum Beispiel

  • die Farbe des Autos umlackieren oder es folieren lassen,
  • eine Standheizung nachrüsten,
  • eine Anhängerkupplung montieren oder
  • die Felgen gegen Sportfelgen und die Sitze gegen Sportsitze tauschen möchte,

muss sich dabei unbedingt an die vertraglichen Vereinbarungen halten. Üblich ist, dass sämtliche Veränderungen am Dienstfahrzeug untersagt sind. Häufig ist im Vertrag aber eine Klausel für Ausnahmeregelungen zu finden. Um diese Klausel in Anspruch zu nehmen, ist das Einverständnis des Arbeitgebers notwendig. Selbst wenn es nicht explizit im Vertrag genannt wird, sollte dieses stets schriftlich eingeholt werden.

Diese Unterschiede gibt es bei baulichen Veränderungen am Dienstwagen

Wie kulant der Arbeitgeber hinsichtlich möglicher Veränderungen am Geschäftswagen ist, hängt auch davon ab, ob sich diese bei Bedarf schnell wieder rückgängig machen lassen. So ist beispielsweise ein Austausch der Felgen im Gegensatz zu einer neuen Lackierung keine dauerhafte Veränderung. Anhängerkupplungen lassen sich dank durchdachter Systeme zwar ebenfalls schnell an- und abmontieren, können aber je nach Ausführung als dauerhafte Veränderung gewertet werden.

Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen wertmindernden und wertsteigernden Veränderungen. Eine Standheizung führt beispielsweise eher zu einer Wertsteigerung als eine neue Lackfarbe. Für einen Arbeitnehmer, der mit dem Dienstfahrzeug und einem Wohnwagen in den Campingurlaub fahren möchte, stellt eine Anhängerkupplung einen Mehrwert dar – ein potenzieller Nachbesitzer sieht womöglich eher einen Wertverlust, da die Verschleissteile des Autos durch die Zuglast beansprucht wurden.

Warum ist der Zustand bei Rückgabe so wichtig?

Der Zustand bei Rückgabe des Dienstfahrzeuges ist nicht nur für den Arbeitgeber selbst von Bedeutung. Da Leasing eine häufig gewählte Möglichkeit der Finanzierung des Firmenwagens ist, hat neben dem Arbeitgeber auch der Leasinggeber ein Interesse an dem Zustand des Autos.

Nach Ende der Leasinglaufzeit hat das Fahrzeug einen Restwert, mit dem der Leasinggeber rechnet. Sieht er diesen Restwert durch eine vorgenommene Veränderung gemindert, muss der Leasingnehmer – in diesem Fall der Arbeitgeber – die Differenz ausgleichen. Durch eine dauerhafte wertmindernde Veränderung hat er also einen unmittelbaren finanziellen Nachteil. Selbst wenn die baulichen Veränderungen am Dienstfahrzeug nicht vertraglich untersagt sind, sollten Arbeitnehmer sie ausschliesslich nach Rücksprache mit dem Chef vornehmen. Denn im schlimmsten Fall gibt der Arbeitgeber den entstandenen Verlust direkt an den Arbeitnehmer weiter. Auch für das Vertrauensverhältnis zwischen beiden Parteien ist es natürlich von Vorteil, wenn bezüglich des Dienstfahrzeuges eine offene Kommunikation stattfindet.

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