03.10.2016

Besonders sensible Daten: Fragen & Antworten

Der Umgang mit Personendaten wirft oft Fragen zum Datenschutz auf. Rechtssichere Antworten von den Fachexperten aus der WEKA Online-Rechtsberatung.

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Besonders sensible Daten

Bewerbungsunterlagen im E-Recruiting

Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen im E-Recruiting behalten werden? Gibt es eine Frist, wann diese spätestens gelöscht werden müssen?

Grundsätzlich gilt die Regel, dass die Daten von Bewerbern zu vernichten sind, wenn sie nicht mehr gebraucht werden (Art. 328b OR). Diese Regel gilt sowohl für elektronische als auch für physische Bewerbungsdossiers. Um die Dossiers nach Absage aufzubewahren, benötigt das Unternehmen das Einverständnis des Bewerbers. In einer Datenschutzerklärung können Sie eine konkrete Frist für die Aufbewahrung der Bewerbungsdossiers aufführen. Mit einer Frist von drei Monaten sind Sie auf der sicheren Seite.

Praxistipp
Der Arbeitgeber kann sich bescheinigen lassen, dass sein Rekrutierungsprozess im Einklang mit dem Datenschutzgesetz (DSG) steht. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Website des Eidgenössischen Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragten: www.edsb.ch

Müssen wir der Polizei Auskunft geben?

Ein Mitarbeiter von uns wird verdächtigt, ein Morddelikt begangen zu haben. Um das Alibi zu überprüfen, hat uns die Polizei kontaktiert und möchte wissen, ob der Mitarbeitende am Tag des Delikts zur Arbeit erschienen ist. Müssen wir der Polizei Auskunft geben?

Das Datenschutzgesetz ist hier nicht anwendbar. Die Polizei ist an die für sie geltenden Verfahrensvorschriften wie z.B. die Strafprozessordnung gebunden, die das Verfahren der Informationsbeschaffung abschliessend regelt. Deshalb verstossen Sie auch nicht gegen das Datenschutzgesetz, wenn Sie Auskunft geben.

Lohnauskunft an Wohnungsverwaltungen

Kürzlich hat eine Wohnungsverwaltung angerufen und uns nach dem Lohn eines Mitarbeitenden gefragt. Dürfen wir darüber Auskunft geben?

Hier gelten die Regeln der Datenbekanntgabe an Dritte (Art. 12 Abs. 2 lit. c DSG). Der Mitarbeiter muss somit einverstanden sein, dass Sie der Wohnungsverwaltung Daten über ihn bekannt geben.

Personaldaten an Outsourcing-Unternehmen

Unser Mutterhaus ist in Paris, der Arbeitsort ist in Zürich und die Lohnbuchhaltung wird in Düsseldorf gemacht, wo auch die Mitarbeiterdaten geführt werden. Welche Daten dürfen wir an das Outsourcing-Unternehmen in Düsseldorf liefern?

Auszugehen ist vom Verbot im Datenschutzgesetz (DSG), schützenswerte Daten an Dritte weiterzugeben (Art. 12 Abs. 2 lit. c DSG). Organe des Arbeitgebers, die zur Datenbearbeitung befugt sind, sind keine Dritten, auch nicht ihre Mitarbeitenden. Allerdings gebietet das Verhältnismässigkeitsprinzip (Art. 4 Abs. 2 DSG), dass nur Personen zu besonders schützenswerten Daten Zugang erhalten, die diese bearbeiten müssen.

Bei Outsourcing an Dritte gilt Art. 10a DSG: Es muss sichergestellt werden, dass der Beauftragte dieselben Regeln einhält, wie der Auftraggeber es müsste. Bei grenzüberschreitendem Outsourcing ist zudem Art. 6 DSG zu beachten: Erfolgt die Bekanntgabe in ein Land, das eine Datenschutzgesetzgebung mit angemessenem Schutz aufweist, sind die besonderen Regeln für schützenswerte Daten zu berücksichtigen, davon abgesehen, ist der Datentransfer jedoch gestattet. Ist im Zielland kein ausreichender Schutz gewährleistet, dürfen Daten im gleichen Konzern übermittelt werden, sofern alle Beteiligten Datenschutzregeln unterstehen, die einen ausreichenden Schutz gewährleisten.

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