26.01.2016

Prioritäten setzen: Aufgaben effizient erledigen

Die nachfolgenden Tipps sollen Ihnen zu einem effizienteren Umgang mit der Arbeitszeit verhelfen. Ziel ist es, ihre Arbeitsproduktivität durch Entlastung zu verbessern, mehr Arbeitsfreude zu gewinnen, Stress abzubauen und durch richtiges Prioritäten setzen mehr Freizeit und Entspannung zu erreichen.

Von: Thomas Wachter  DruckenTeilen 

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Prioritäten setzen

Klare Ziele und Prioritäten setzen

Eine klare Prioritätensetzung sorgt dafür, dass die wichtigsten und dringenden Arbeiten im Vordergrund stehen und andere Tätigkeiten zurückgestellt werden. Kategorisieren Sie Ihre Arbeit nach dem Eisenhower-Prinzip, indem Sie sie anhand der Kriterien «wichtig/unwichtig» und «dringend/nicht dringend» einteilen:

 

Gehen Sie bei der Erledigung Ihrer Arbeit folgendermassen vor:

  • Wichtige und dringende Arbeiten sofort angehen
  • Unwichtige und dringende Arbeiten wenn möglich delegieren
  • Wichtige und nicht dringende Aufgaben vorausplanen
  • Unwichtige und nicht dringende Aufgaben vermeiden

Ziel- und Prioritätensetzung gehören zusammen. Setzen Sie die Prioritäten (wichtig/dringend) anhand Ihrer Ziele. Legen Sie jeden Abend Ihre Tagesziele für den nächsten Tag schriftlich fest und richten Sie Ihre Tätigkeiten danach aus. Dabei zählen nicht nur Arbeitsziele, sondern auch private und persönliche Berufsziele. Der Zeitaufwand beträgt ca. 5 Minuten, die Zeitersparnis ein Vielfaches davon.

Prioritäten setzen: Bedeutung und Gestaltung des Arbeitsablaufes

Die Bedeutung eines bewusst koordinierten und gestalteten Arbeitsablaufes wird oft unterschätzt. Das Resultat zeigt sich in einer ungenügenden Abstimmung der Tätigkeiten und eines zu hohen Zeitverbrauches für Routineangelegenheiten. Benützen Sie Ihren Terminkalender nicht nur zur Eintragung von Verabredungen, sondern nützen Sie ihn als konkretes persönliches Planungsinstrument. Planen Sie jeden Abend den nächsten Tag in kurzen Stichworten, und tragen Sie diese in Ihren Terminkalender ein. Überlegen Sie sich dabei, welche Tätigkeiten am sinnvollsten nacheinander erledigt werden. Erledigen Sie z.B. kurze Telefonate in Wartezeiten (z.B. während des Aufstartens des PC).

Es ist nun mal eine Regel: Ein schlechter Tagesanfang mit Stress und schlechter Laune wirkt sich auf den ganzen Tagesablauf aus. Versuchen Sie so viele Vorbereitungen (z.B. Frühstück, Kleidung) wie nur möglich am vorangehenden Abend zu treffen. Achten Sie darauf, dass Sie am Morgen genug Zeit für einen gemütlichen Tagesanfang haben. Gehen Sie vor der Arbeit nochmals die Liste mit Ihren Prioritäten durch, bevor Sie sich in die Arbeit stürzen. Wichtig ist auch eine positive Einstellung. Tun Sie jeden Tag etwas, was Ihnen Freude macht. Reservieren Sie genügend Zeit für sich selber. Einen Ausgleich zu haben, ist wichtig und Wichtiges kommt vor Dringendem.

Ein Chaos auf dem Schreibtisch ist ein sehr starker «Zeitfresser». Teilen Sie Ihren Schreibtisch in Areale auf, in denen Sie die zu bewältigende Arbeit nach den Prioritäten (wie in Tipp 1 beschrieben) sortieren. Sie können z.B. rechts von Ihrer Seite in Griffnähe die wichtigen und dringenden Arbeiten bereithalten.

Praxistipp: Regelmässig Pausen machen
Vergessen Sie nicht, regelmässig Pausen einzuschalten. Achten Sie darauf, dass Ihre Pausen wirklich zur Erholung dienen. Vermeiden Sie Pausen zur falschen Zeit, d.h. wenn Sie wieder eine gewisse Zeit benötigen würden, um mit der Arbeit weiterzufahren. Idealerweise finden Pausen zwischen zwei verschiedenen Arbeiten statt.

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