25.07.2016

Demografie-Management: Dem Wandel rechtzeitig begegnen

Schweizer Unternehmen bekommen die Folgen des demografischen Wandels mehr und mehr zu spüren. Sich für die Herausforderungen rechtzeitig zu wappnen, erfordert ein systematisches und integriertes Vorgehen des HRM.

Von: Martina Zölch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Martina Zölch

Prof. Dr. Martina Zölch ist Leiterin des Instituts für Personalmanagement und Organisation, Hochschule für Wirtschaft FHNW, Olten

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Mangel an Fachkräften in der Schweiz

Der demografische Wandel hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die Ent­wicklung der Erwerbsbevölkerung und den Arbeitsmarkt. Die Zahlen und Fak­ten sind zwar schon seit einigen Jahren bekannt, jedoch wurde die Thematik in der Schweiz im Vergleich zu vielen EU-Ländern erst relativ spät auf die Agen­da gesetzt. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass die Schweiz einen Spitzenplatz in der Erwerbsbeteiligung älterer Beschäftigter einnimmt und Un­ternehmen bislang von einer starken Ar­beitskräftemigration profitieren konnten.

Mittlerweile ist jedoch auch in der Schweiz der Fachkräftemangel zumindest in be­stimmten Berufen und Branchen deutlich spürbar. Bei den Unternehmen führt dies zu einer zunehmenden Sensibilisierung, sich mit den Folgen des demografischen Wandels für ihre Geschäftstätigkeit ausei­nanderzusetzen.

Firmen erkennen Handlungsbedarf

Dass das Thema Demografie für Schwei­zer Unternehmen an Relevanz gewonnen hat, zeigen die Ergebnisse einer 2014 von Gesundheitsförderung Schweiz in Auf­trag gegebenen Befragung von ausge­wählten Unternehmen mit «Good Practice» im HRM und BGM.1 Als Auslöser zur Auseinandersetzung mit der demografi-schen Entwicklung wurden von den be­fragten Unternehmen am häufigsten ein drohender Verlust von Know-how und Erfahrungswissen aufgrund anstehender Pensionierungen (51,4 Prozent) sowie Schwierigkeiten, Fach- und Führungs­kräfte auf dem Arbeitsmarkt zu finden (42,9 Prozent), genannt.

Von den befragten Unternehmen haben bereits 43,3 Prozent einzelne Massnah- men eines demografiegerechten HRM oder BGM umgesetzt. Allerdings haben nur 10 Prozent darüber hinaus ein Mass­nahmenkonzept entwickelt. 16,7 Prozent haben zumindest Handlungsfelder identi­fiziert und 10 Prozent haben Analysen zur Erfassung der Ist-Situation durchgeführt.

Danach gefragt, wo die Demografie-Thematik organisatorisch verankert sei, gaben 30 Prozent die HR-Leitung an. Bei 20 Prozent ist die Thematik dem Talentmanagement oder der Personal­entwicklung und bei 16,7 Prozent dem Diversity Management zugeordnet. In 13,3 Prozent der befragten Unterneh­men wird die Demografie-Thematik als Querschnittsthema in unterschiedlichen HR-Prozess-Funktionen behandelt. Bei je 6,7 Prozent wird dies durch das BGM oder die HR Business Partner wahrgenommen.

Wachsender Massnahmenkatalog

Die Umsetzung von Massnahmen kon­zentrierte sich bislang vor allem auf die Flexibilisierung von Arbeitszeitmodellen (40 Prozent), die Personalgewinnung (37,1 Prozent) sowie auf das betrieb­liche Gesundheitsmanagement und die Nachfolgeplanung (ebenfalls mit je 37,1 Prozent). Mit ihren Strategien und Massnahmen fokussieren 53,3 Prozent der befragten Unternehmen keine spezi­fischen Altersgruppen. Die anderen Un­ternehmen adressieren mit 69 Prozent am häufigsten die Altersgruppe 55+.

Zu den Top 5 an Massnahmen, die in Planung sind, gehören in absteigender Reihenfolge die rechtzeitige Überprü­fung von Alternativen im Rahmen der Laufbahnplanung, um alterskritischen Berufs- und Erwerbsverläufen entgegen­zuwirken, die Schulung jüngerer Mitar­beitender im Mentoring von älteren Be­schäftigten, Führungskräfteschulungen zur Führung von altersdiversen Teams sowie die Förderung von Job-Rotation bei älteren Mitarbeitenden. Die befrag­ten Unternehmen messen der Thematik des demografischen Wandels auch in den nächsten fünf Jahren eine mittlere bis hohe Relevanz bei.

Systematisches «Fitnessprogramm»

Insgesamt ist festzustellen, dass bei den meisten der befragten Unternehmen nicht von einem integrierten Ansatz eines Demografie-Managements im HRM aus­gegangen werden kann. Gerade ein sys­tematisches und integratives Vorgehen, das auf die jeweiligen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt ist, kann ei­nen entscheidenden Beitrag dazu leisten, die Herausforderungen des demografischen Wandels rechtzeitig anzugehen und zu meistern.

Das vorgeschlagene «Fitnessprogramm» basiert auf fünf Säulen und soll Unterneh­men bei der Umsetzung eines demogra-fiegerechten HRM unterstützen (siehe ne­benstehenden Kasten). Am Anfang steht dabei ein Check-Up zur demografischen Fitness, um die eigene HR-Praxis kritisch auf den Prüfstand zu stellen. Auf Basis der Ergebnisse können Handlungsfelder für HRM und Führung rechtzeitig identifiziert und die Personalstrategie kann demogra-fiegerecht ausgerichtet werden.2

Ist Ihr Unternehmen fit für den demografischen Wandel?
Auf der Website demografiefitness.ch finden Sie ausgewählte Instrumente, mit denen Sie überprüfen können, ob Ihr Un­ternehmen fit für die Herausforderungen des demografischen Wandels ist. Ver­schiedenste Fragebögen, Portfolios und Analyse-Tools helfen Ihnen, den Hand­lungsbedarf aufzudecken und konkrete Handlungsfelder abzuleiten. www.demografiefitness.ch

Bei den zu treffenden Massnahmen wird bewusst an bestehenden Strategien und an bewährten Instrumenten des HRM an­geknüpft, um Synergieeffekte zu schaf­fen und den Aufwand zu reduzieren. Zum einen wird danach gefragt, ob diese die Herausforderungen und Potenziale einer alternden Belegschaft bzw. unterschied­licher Generationen berücksichtigen und das Zusammenspiel der Generationen unterstützen. Zum anderen lassen sich bewährte Instrumente häufig ohne gros­sen Aufwand unter Berücksichtigung demografierelevanter Aspekte weiterentwickeln. Das Rad muss hier meist nicht neu erfunden werden.

Die abzuleitenden Massnahmen setzen sowohl auf der Ebene der Unternehmens-und der Personalleitung, der Ebene der Führungskräfte als auch auf der Ebene der Mitarbeitenden an, damit sie erfolgreich umgesetzt werden können und nach­haltig, integrativ und präventiv im Sinne eines Demografie-Managements wirken.

Spezifisches Vorgehen ist gefragt

Je nach Ausgangssituation, Zielen, Grös­se und Branche des Unternehmens trifft die demografische Entwicklung auf ganz unterschiedliche Voraussetzungen. Ein­heitsrezepte sind deshalb nicht gefragt, sondern ein unternehmensspezifisches Vorgehen, das die organisationsdemo-grafische Entwicklung in Einklang mit den Unternehmenszielen und dem daraus ab­geleiteten Personalbedarf berücksichtigt.

Entsprechend können die Massnahmen sehr unterschiedliche Prozesse des HRM tangieren, vom Employer Brand und Ta­lentmanagement über Wissensmana­gement, Arbeits(platz)gestaltung und Führungskräfteentwicklung bis hin zu Flexibilisierungsstrategien des Personal­einsatzes und Massnahmen der betrieb­lichen Gesundheitsförderung. Hierbei sind nicht zwangsläufig nur die über 50- oder über 55-jährigen Mitarbeitenden zu adressieren, sondern es können auch die anderen Generationen im Fokus stehen.

Mittlerweile gibt es im Bereich Demografie-Management eine ganze Reihe von Best-Practice-Ansätzen, die Unternehmen erfolgreich umgesetzt haben und die Or­ganisationen für die eigenen Zwecke adaptieren können. Entscheidend sind der integrierte Einsatz der unterschiedlichen Instrumente sowie die Beteiligung unter­schiedlicher Akteure auf Ebene der Ge­schäftsleitung, des HRM, der Linie und der Mitarbeitenden, um zu einem gemeinsa­men Verständnis der Ausgangssituation und möglicher zukünftiger Entwicklun­gen sowie zu begründeten Zielen und akzeptierten Massnahmen zu kommen.

KMU sind besonders gefordert

Welche Herausforderungen sich in den nächsten Jahren stellen, wird nicht zu­letzt davon abhängen, inwieweit Unter­nehmen weiterhin von der Arbeitskräf­temigration profitieren können und über welche Möglichkeiten einer flexiblen Personal(einsatz)planung sie verfügen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen werden in der Konkurrenz um Fachkräf­te in besonderem Masse gefordert sein. Auch die Flexibilisierungsbereitschaft auf­seiten der Beschäftigten, zumindest unter bestimmten Bedingungen länger zu ar­beiten oder sogar nach dem ordentlichen AHV-Alter wieder eine Arbeitstätigkeit aufzunehmen, wird die Entwicklung von Arbeitsmarkt, Personalpolitik und HR-Instrumenten wie z.B. Laufbahnkonzep­ten für späte Karrieren beeinflussen. Den demografischen Wandel dabei nicht als Damoklesschwert zu begreifen, sondern darin die Chancen und Potenziale für soziale, technische und wirtschaftliche Entwicklungen zu sehen, bietet die Mög­lichkeit, alle Generationen an der Suche nach innovativen Lösungen zu beteiligen.

Die fünf Säulen des Demografie-Managements

  1. Wissen, wo das Unternehmen steht

  • Regelmässige Auswertung von Altersstrukturanalysen bis auf Ebene einzelner Abteilun­gen nach Geschlecht, Kader/Nicht-Kader, Funktionsstufe etc.
  • Altersbezogene Auswertung von Kennzahlen zu Weiterbildung, Jobalter, krankheits­bedingten Absenzen, Austrittsgründen, Vakanzen und Stellenbesetzungsdauer etc.
  • Monitoring ausgewählter Personalkennzahlen durch Personalabteilung und Linie, um rechtzeitig Personalrisiken zu erkennen

  2. Die Personalstrategie auf den Prüfstand stellen und demografiegerecht ausrichten

  • Entwicklung von Geschäftsszenarien und Prognose des Personalbedarfs unter Einbezug der organisationsdemografischen Entwicklung der Belegschaft sowie der relevanten Ar­beitsmärkte
  • Identifikation von alters- bzw. generationenrelevanten Branchen- und Tätigkeitsmerkma­len (Alterung der Kundenmärkte, Attraktivität und Wissensintensität der Branche, belas­tende Arbeitsbedingungen) und deren Einfluss auf die Unternehmens- und Personalstrategie
  • Überprüfung und ggf. Anpassung der Personalstrategie

3. Wissen, wo die Mitarbeitenden stehen

  • Weiterbildungsbedarf, Anpassung von Aufgabenprofilen, Flexibilisierungsoptionen für die Gestaltung des Übergangs in die Pensionierung rechtzeitig thematisieren
  • Mitarbeitendengespräche nutzen, um den «psychologischen Vertrag» zu erneuern
  • Lebensphasenspezifisches Angebot von Massnahmen der Standortbestimmung

4. Führungskräfte qualifizieren

  • Integration von Strategien und Massnahmen des Demografie-Managements in die Führungskräfteentwicklung
  • Sensibilisieren für Altersstereotype bei Personalentscheiden und in der Gestaltung der Führungsbeziehungen
  • Den Fokus auf eine stärken- und ressourcenorientierte Führung legen

5. Auf bestehenden Good-Practice-Ansätzen aufbauen

  • Bereits im Einsatz befindliche HR- und Führungsinstrumente auf ihre Demografie-Tauglichkeit prüfen und diese unter Einbezug der Alter(n)s- bzw. Generationenperspektive weiterentwickeln
  • Sich von Good-Practice-Ansätzen inspirieren lassen und diese auf die eigenen Bedarfe hin anpassen

Erfolgsfaktoren des Demografie-Managements

  1. Weniger ist mehr Entscheiden Sie sich zunächst für zwei bis drei Massnahmen, die auf bewährten HR-Instru­menten aufbauen und die sich demografietauglich weiterentwickeln lassen. Konzentrieren Sie sich hierbei auf solche HR-Instrumente mit «Schneeball-Effekt» wie z.B. das Mitarbeitendengespräch, ein Instrument zur Standortbestimmung oder eine Kompetenzmatrix, da über diese weitere Massnahmen angestossen werden können.
  2. Alle Generationen einbeziehen Adressieren Sie mit den Massnahmen unterschiedliche Generationen und nicht nur eine Al­tersgruppe. So kann Stereotypisierungen gegengesteuert werden. Stellen Sie die Aufgaben und Ziele ins Zentrum, für deren Bewältigung die Kompetenzen und Erfahrungshintergründe von Mitarbeitenden unterschiedlichen Alters eine wesentliche Ressource darstellen.
  3. Innovationspotenziale aufzeigen Fokussieren Sie nicht einseitig auf Risiken, die der demografische Wandel für das Unter­nehmen mit sich bringt, sondern stellen Sie die Chancen und Innovationspotenziale in den Vordergrund. Dies fördert die Motivation, sich an der Entwicklung und Umsetzung von Mass­nahmen zu beteiligen.

Fussnoten:

1 Zölch, M. & Swoboda, N. (2015). Der demografische Wandel bewegt die Schweizer Arbeitswelt. Zwischenbilanz zu Heraus­forderungen, Initiativen und Forschungsfeldern. Gesundheits­förderung Schweiz. Ergänztes Arbeitspapier (online). Bern und Lausanne.

2 Zölch, M. & Mücke,A. (Hrsg.) (2015). Fit für den demografischen Wandel? Ergebnisse, Instrumente, Ansätze guter Praxis (2. vollst. überarb. Aufl.). Bern: Haupt Verlag.

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