20.01.2015

Mitarbeiterbefragung: Am Puls des Unternehmens

Eine professionell durchgeführte Mitarbeiterbefragung gibt Aufschluss über das Betriebsklima und kann die Wertschöpfung eines Unternehmens steigern. Damit das Instrument verlässliche Kennzahlen liefert, gilt es einige zentrale Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen.

Von: Heidi Blanken   Drucken Teilen   Kommentieren  

Heidi Blanken

Heidi Blanken arbeitet als Psychologin schon seit Jahren mit dem Hauptfokus auf Mitarbeiterbefragungen. Sie ist Managing Partner bei ValueQuest GmbH, einem ausgewiesenen Spezialisten für Mitarbeiterbefragungen in verschiedensten Branchen (www.valuequest.ch).

 

 

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Mitarbeiterbefragung

Für den Erfolg im heutigen Marktumfeld braucht es einen effizienten Einsatz der eigenen Ressourcen. Organisationen jeder Grösse und Ausrichtung verwenden eine ganze Reihe von Kennzahlen, die Auskunft über den Einsatz der finanziellen Ressourcen sowie der Produktionsressourcen geben. Oft fehlen aber zur wichtigsten Ressource – dem Human Capital – griffige und aktuelle Kennzahlen.

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein sehr effektives Instrument, um HR-Kennzahlen zu gewinnen. Durch die strukturierte Befragung aller Mitarbeitenden können Einzelwahrnehmungen von Mitarbeitenden zu aussagekräftigen Erfolgskennzahlen verdichtet werden. Eine professionell durchgeführte Mitarbeiterbefragung durchleuchtet die Organisation konsequent von innen. So kann das Instrument dem Management konkrete Antworten auf folgende Fragen liefern:

  • Wie ist das aktuelle Betriebsklima?
  • Wie können Loyalität und Identifikation gesteigert werden?
  • Sind wir ein begehrter Arbeitgeber (Employer Branding)?
  • Widerspiegeln sich die Unternehmensziele in der gelebten Unternehmenskultur?
  • Warum verpuffen vorhandene Energien und Mitarbeiterpotenziale wirkungslos?
  • Wie können Mitarbeiterrisiken (Fluktuation, Burn-out, Absenzen) erkannt und gesenkt werden?
  • Welches sind die stärksten Barrieren für Wandel und Innovation?

Instrument mit nachhaltigem Nutzen

Der strategische Einsatz der Mitarbeiterbefragung kann die Wertschöpfung eines Unternehmens nachhaltig steigern. Die Investition in eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich in verschiedener Hinsicht: Werden effektive Massnahmen implementiert, lassen sich Motivation, Produktivität, Dienstleistungsqualität und Arbeitgeberattraktivität steigern. Zudem sinken die Kosten, die durch Fluktuation, Absenzen und Arbeitsunfälle entstehen.

Die Konzeption einer Mitarbeiterbefragung ist eine grosse Herausforderung. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass sieben Punkte entscheidend sind, um die Mitarbeiterbefragung zu einem wirkungsvollen HR-Instrument zu machen:

Die 7 Erfolgsfaktoren der Mitarbeiterbefragung

  1. Einbezug der Unternehmensführung
  2. Wissenschaftlich fundiert, auf eigene Organisation massgeschneidert
  3. Abbildung der Mitarbeiter- und der Managementsicht
  4. Hohe Beteiligung durch Benutzerfreundlichkeit und Anonymität
  5. Rasche und vollständige Rückspiegelung der Ergebnisse
  6. Identifikation von Verbesserungshebeln statt Zahlenfriedhof
  7. Konsequenter Umsetzungsprozess

1. Beziehen Sie die Unternehmensführung mit ein

Mit einer Mitarbeiterbefragung können Sie das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung Ihrer Organisation stärken – aber auch verspielen. Kommunizieren Sie deshalb gegenüber Management und Mitarbeitenden offen, aus welchem Grund Sie die Befragung durchführen und welches mögliche Implikationen sind. Eine Mitarbeiterbefragung wirkt kontraproduktiv, wenn Versprechen zur Verbesserung zu Lippenbekenntnissen verkommen, auf die keine effektiven Massnahmen folgen.

Für das Management ist es entscheidend, ein gemeinsames Verständnis dafür zu finden, was Sinn und Zweck einer Befragung der Mitarbeitenden ist: Soll die Befragung lediglich das Betriebsklima messen oder wird die Befragung als strategisches, dialogorientiertes Führungsinstrument eingesetzt? Die Praxis zeigt, dass für diese Konsensfindung oft zu wenig Zeit aufgewendet wird. Dies führt spätestens in der Implementierungsphase zu Problemen, wenn divergierende Vorstellungen aufeinandertreffen. Im Rahmen eines Kick-off-Meetings ist es entscheidend, Ziele und Erwartungen klar zu formulieren und die Mitarbeiterbefragung dann inhaltlich und prozessual konsequent darauf auszurichten.

2. Richten Sie die Befragung auf die Unternehmensziele aus

Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiterbefragungen immer dann die grösste Wirksamkeit entfalten, wenn der Fragebogen basierend auf den Leitwerten und der Strategie der Organisation entwickelt wird. Zum einen spüren die Mitarbeitenden so, dass die Mitarbeiterbefragung nicht ein beliebiges Instrument ist, sondern dass es hier um ihre eigene Organisation und ihre berufliche Zukunft geht. Dies erhöht die Antwortbereitschaft.

Zum andern erhält das Management wertvolle Aussagen darüber, ob das wahrgenommene Führungsverhalten den Grundsätzen der Organisation entspricht und die gelebte Kultur die Leitwerte widerspiegelt. Die Mitarbeiterbefragung dient damit auch der Verankerung von Leitwerten und Führungsgrundsätzen in der gesamten Organisation. Hier liegt der grosse Mehrwert einer massgeschneiderten Mitarbeiterbefragung gegenüber standardisierten Befragungen, welche mit einem universellen Modell arbeiten.

Es zeigt sich immer wieder, dass Organisationen dazu tendieren, in Themenbereichen, wo die Organisation stark ist, sehr viele Fragen zu stellen, während andere Themen weitgehend ausgeblendet werden. Ein Check auf Vollständigkeit der Befragung hilft, solche blinden Flecken aufzudecken.

3. Bilden Sie die Mitarbeiter- und die Managementsicht ab

Ein wesentlicher Nutzen der Mitarbeiterbefragung ist, dass sie den Dialog zwischen Führung und Mitarbeitenden fördert. Damit dieser Dialog zu wirkungsvollen Massnahmen führt, sollte die Befragung sowohl die Mitarbeiter- als auch die Managementsicht abbilden. Die mitarbeiterzentrierte Sichtweise zeigt auf, wie sich Mitarbeitende bei ihrer Arbeit und als Person im Unternehmen fühlen. Mit der Sicht des Managements wird dargestellt, wie die Führungsinstrumente auf die Mitarbeitenden wirken und deren Motivation beeinflussen.

Ist eine Befragung zu einseitig auf mitarbeiterzentrierte Themen fokussiert, wird sie vom Management als «Wunschliste» abgetan, da sie zu wenig konkrete Interventionsmöglichkeiten aufzeigt. Ist sie zu stark managementzentriert, empfinden die Mitarbeitenden die Befragung als Überwachungs- und Kontrollinstrument, da sie kaum Möglichkeiten haben, Aussagen über die eigene Befindlichkeit zu machen.

4. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und garantieren Sie Anonymität

Heutzutage stehen zahlreiche technische Möglichkeiten zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zur Verfügung. Entscheidender als die eingesetzte Technik ist jedoch, das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Befragung zu gewinnen. Dies kann nur durch gezielte Information, Offenheit und Transparenz erreicht werden. Ein wichtiger Schlüsselfaktor ist die Anonymität, die den Mitarbeitenden bedingungslos gewährleistet werden muss. Zudem sollte die Befragung so benutzerfreundlich wie möglich durchgeführt werden. Beides zusammen stellt eine hohe Beteiligung sicher.

Gerade in der Durchführungsphase sind es kleine, aber wichtige Details, die über den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung entscheiden. Wird zum Beispiel nicht von Beginn weg ein sauberes Datenmanagement aufgebaut, kann es spätestens bei einer Wiederholung der Befragung zu aufwändigen Komplikationen kommen. Um diese Voraussetzung zu erfüllen, empfiehlt es sich, die Befragung von einem unabhängigen, externen Institut durchführen zu lassen.

5. Kommunizieren Sie die Ergebnisse möglichst rasch

Nachdem die Mitarbeitenden ihre Meinung abgegeben haben, erwarten sie von der Geschäftsleitung klare Signale darüber, dass die Botschaft angekommen ist. Je rascher dies geschieht, desto grösser ist die positive Wirkung. Eine Faustregel besagt, dass zwei Wochen nach Beendigung der Befragung der Top-down-Kommunikationsprozess beginnen sollte, damit alle Mitarbeitenden kaskadenartig innerhalb eines Monats informiert werden können.

Dabei ist es entscheidend, Auswertungen und Kommunikationsvorlagen bis auf die tiefste Organisationsstufe bereitzustellen, da dort Massnahmen am effektivsten initiiert werden können. Jeder einzelne Manager sollte stufengerechte Aussagen darüber erhalten, welches die wirkungsvollsten Umsetzungshebel in der eigenen Einheit sind. Durch diese detaillierte Auswertung wird Betroffenheit geschaffen und eine Verantwortungsdiffusion verhindert.

6. Identifizieren Sie die wirkungsvollsten Hebel

Auf der Ebene der Einzelfrage ist es oft schwierig, die wirkungsvollsten Hebel zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation zu identifizieren, da die schlechtesten Werte nicht automatisch die Treiber der Demotivation sind. Aus diesem Grund liefert eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung weit mehr als nackte Zahlentabellen. Erst simulationsbasierte Berechnungen visualisieren Zusammenhänge, Ursachen und Wirkungen.

Bei der Konzeption der Mitarbeiterbefragung sollte dem Reporting schon von Beginn weg grosse Beachtung geschenkt werden. Durch den Einsatz einfach verständlicher Diagnosemodelle können die Datenmengen reduziert und Inkonsistenzen im Antwortverhalten eliminiert werden. Solche Analysen fördern den Dialog, bilden Schlüsselkennzahlen – sogenannte Key Performance Indicators (KPI) – ab und tragen dazu bei, konkrete, stufengerechte Massnahmen zu identifizieren. Damit wird jedes Team und jeder Vorgesetzte befähigt, zur Erfolgsoptimierung der Organisation beizutragen.

Die Wirksamkeit der Diagnosen kann sogar noch gesteigert werden, wenn Sie die Daten der Mitarbeiterbefragung mit Kennzahlen aus den produktiven HR-Systemen verknüpfen (z.B. Fluktuationsraten, Absenzen, Führungskompetenzen). Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die zugesicherte Anonymität der Mitarbeitenden gewährleistet bleibt.

7. Stellen Sie einen durchgängigen Umsetzungsprozess sicher

Legen Sie von Beginn weg grosses Gewicht auf eine klare Verantwortungszuteilung im Umsetzungsprozess. Schon im Vorfeld der Befragung legt das Umsetzungskonzept fest, wer was bis wann gemacht und an wen kommuniziert hat. Die Führungskräfte werden befähigt, ihre Ergebnisse zu präsentieren, um so in einen konstruktiven Dialog mit den Mitarbeitenden zu treten. Bei der Umsetzung ist es wichtig, dass sowohl ein Top-down- als auch ein Bottom-up-Prozess initiiert werden. So werden auf jeder hierarchischen Ebene geeignete Massnahmen definiert und die Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess miteinbezogen.

Die langfristige Ausrichtung einer Mitarbeiterbefragung verspricht einen optimalen Nutzen. Am wirkungsvollsten ist eine Mitarbeiterbefragung, wenn die Aussagen der Mitarbeitenden in Indikatoren verdichtet und in die operativen Zielsysteme integriert und kontrolliert werden. Zur Kontrolle der Umsetzung von beschlossenen Massnahmen sollte ein regelmässiges Monitoring durchgeführt werden. Eine maximale Wirkung wird erzielt, wenn die Befragung alle ein bis zwei Jahre wiederholt wird. Die Verbindlichkeit der Umsetzung wird dadurch ebenfalls erhöht.

Dieser Beitrag ist eine gekürzte Fassung eines Artikels, der im Mai 2013 in der HR-Fachzeitschrift personalSCHWEIZ erschienen ist.

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