16.01.2017

Bewerbermanagement-Software: Effizienter rekrutieren

Der Rekrutierungsprozess kann durch eine Bewerbermanagement-Software entscheidend beschleunigt werden. Neben administrativen Erleichterungen bringt die Softwareunterstützung auch wertvolle neue Möglichkeiten mit sich.

Von: Ralph Hofbauer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Ralph Hofbauer

Ralph Hofbauer ist Chefredaktor des HR-Magazins personalSCHWEIZ. Zudem ist er als freier Journalist tätig.

 

 

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Bewerbermanagement-Software

Effizienter rekrutieren

Bewerbungen schneller bearbeiten – welche HR-Abteilung wünscht sich das nicht? Schliesslich ist bei einer grossen Anzahl von Bewerbungen der administrative Aufwand immens. Und die Zeit drängt, da zum einen offene Stellen rasch besetzt werden sollen und zum anderen die Durchlaufzeiten von Bewerbungen für die Reputation des Arbeitgebers entscheidend sind.

Das Bewerbermanagement beinhaltet viele Routineprozesse, die sich mithilfe von Bewerbermanagement-Software deutlich effizienter erledigen lassen. So lassen sich Stellen zum Beispiel mit wenigen Klicks auf Job-Portalen, der eigenen Karrierewebsite und Social-Media-Kanälen ausschreiben.  Bewerberdaten aus unterschiedlichen Kanälen lassen sich einfach im System sammeln. Darüber hinaus wird die Kommunikation mit den Bewerbern durch Textvorlagen und automatisierte E-Mails beschleunigt. «Da Routinearbeiten wegfallen, sind die Bearbeitungszeiten deutlich kürzer. Zudem lassen sich Unterlagen auch rascher vergleichen und vorselektieren», sagt Marlies Laubacher vom Softwareanbieter Refline.

Gleichzeitig vereinfacht sich der Bewerbungsprozess auch für die Bewerber. Die Kandidaten können Bewerbungsunterlagen per Online-Formular einreichen oder Daten von ihren Profilen auf Xing und LinkedIn gar automatisch in die Online-Bewerbung einspeisen. Zudem haben potenzielle Bewerber, die langfristig an einem Arbeitgeber interessiert sind, die Möglichkeit, Newsletter mit Stellenangeboten zu abonnieren.

Die besten Kanäle ausfindig machen

Neben Erleichterungen bietet das E-Recruiting auch Möglichkeiten, die Recruiting-Strategie zu optimieren. Automatische Auswertungen zu den Klickraten der Stelleninserate zeigen, auf welchen Plattformen ein Inserat auf die grösste Aufmerksamkeit stösst. Mit den meisten Softwarelösungen lassen sich Talentpools aufbauen, in denen organisationsübergreifend nach Nachwuchskräften gesucht werden kann. Zudem können Technologien wie Online-Assessments oder zeitversetzte Video-Interviews direkt in den Rekrutierungsprozess integriert werden.

In den letzten Jahren kamen verschiedenste Softwarelösungen für das Bewerbermanagement auf den Markt. Einerseits haben führende Business-Software-Anbieter wie SAP und Oracle Module für das E-Recruiting entwickelt, die sich nahtlos in deren HR-Software-Landschaft integrieren lassen, andererseits gibt es spezialisierte Lösungen von kleineren Anbietern. Während die Lösungen der grossen Softwarefirmen aus relativ starren Modulen bestehen, bieten spezialisierte Anbieter deutlich flexiblere Lösungen: «Unsere Lösung ist flexibel konfigurierbar, so dass Kunden nicht einem vorgegebenen, starren Prozess folgen müssen, sondern eine optimale Anpassung an individuelle Workflows und organisatorische Gegebenheiten vornehmen können», betont Riccardo Schwick vom Softwareanbieter rexx systems.

Neben der grösseren Flexibilität und der unkomplizierten Einführung bieten isolierte E-Recruting-Lösungen weitere Vorteile: «Eine spezialisierte Software hat in der Regel mehr Funktionen und es bestehen weniger Hindernisse beim Auslagern von Daten», so Marlies Laubacher von Refline. Ein Nachteil von isolierten Lösungen liegt hingegen in den unterschiedlichen Benutzeroberflächen von Recruiting-Software und HR-Software.

Mobile Lösungen sind gefragt

Das Thema Mobilität gewinnt im Rekrutierungsprozess an Bedeutung. Nicht nur auf der Bewerberseite, wo die mobile Abfrage von Stelleninseraten stark zunimmt, sondern auch auf der Seite der HR-Abteilungen, die dank mobilen Lösungen Bewerbungen ortsungebunden managen können: «Die Integration von mobilen Benutzern wird immer wichtiger, damit Leerzeiten bei Geschäftsreisen oder beim Pendeln optimal genutzt werden können», stellt Riccardo Schwick von rexx systems fest.

Das wachsende Bedürfnis nach der mobilen Nutzung von Bewerbermanagement-Systemen führt dazu, dass der Bewerbungsprozess neu überdacht werden muss: «Der Bewerbungsprozess unterliegt auf mobilen Geräten völlig anderen Gesetzen, da mit Smartphones Dateien nicht oder nur sehr umständlich angehängt werden können», bemerkt Marlies Laubacher. Refline übernimmt in diesem Bereich eine Vorreiterrolle und bietet seinen Kunden den bisher einzigen durchgängig mobilen Bewerbungsprozess an.

Neben der mobilen Nutzung kommt auch Social Media im Bewerbungsprozess eine immer wichtigere Rolle zu. Die meisten Bewerbermanagement-Systeme erlauben es, Stellen in sozialen Medien auszuschreiben und Social-Media-Buttons in Inserate zu integrieren. Darüber hinaus drängen zurzeit viele neue Lösungen auf den Markt, die spezifisch auf das Social Media Recruiting ausgerichtet sind. Mit der Bewerbermanagement-Software von eqipia lassen sich beispielsweise die Netzwerkkontakte der eigenen Mitarbeiter nutzen, um neue Mitarbeitende zu finden.

Grenzen der Technologie und Bewerbermanagement-Software

So weitreichend die Möglichkeiten der Bewerbermanagement-Systeme sind – die Technologie hat auch ihre Grenzen. Einerseits werden die Formulierungen in den Stelleninseraten und bei der Kommunikation mit den Bewerbern durch Textbausteine stark genormt, obwohl Bewerber tendenziell besser auf individuelle Formulierungen ansprechen. Andererseits lässt sich der Auswahlprozess mit Bewerbermanagement-Software nicht vollständig automatisieren. Zwar ist es möglich, Eignungstests im Bewerbungsprozess einzubauen, allerdings müssen deren Ergebnisse im Interview stets verifiziert werden. Und auch wenn Bewerbungen mithilfe von Bewerbermanagement-Systemen besser verglichen werden können – den optimalen Bewerber kann auch die beste Bewerbermanagement-Software nicht ausfindig machen.

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