05.04.2016

Absagebrief: «C’est le ton qui fait la musique»

Diese Aussage gilt auch für die abschlägige Antwort an eine Bewerberin oder einen Bewerber, der zwar von uns zu einem Gespräch empfangen wurde, für die engere Auswahl jedoch nicht berücksichtigt werden konnte. Ganz «schlechte Musik» ist es, wenn wir die Rücksendung der Unterlagen lediglich mit einem lapidaren Absagebrief ergänzen, dass «wir uns für einen andern Kandidaten entschieden» hätten.

Von: Alex Müller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Alex Müller

Alex Müller war nach längeren Auslandaufenthalten als Personalverantwortlicher bei einer grösseren Bank und später als HR-Leiter einer psychiatrischen Universitätsklinik tätig, wo er reiche Erfahrungen in allen Sparten des Personalmanagements sammeln konnte. Heute arbeitet er als freier Fachautor und Publizist sowie als selbstständiger Berater von Führungskräften, mit Schwerpunkt Out-/Newplacement.

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Absagebrief

Absagebrief schreiben ist Basisaufgabe der HR-Abteilung

Wir kennen die ungeschriebene Regel, jede eingegangene Bewerbung möglichst rasch zu bestätigen. Doch tragen wir auch Sorge dazu, dass diese eigentliche Ur-Anstandspflicht auch immer lückenlos eingehalten wird? Orientieren wir gleichzeitig die – möglicherweise zahlreichen – Interessenten an der vakanten Stelle, wann sie von uns wieder hören würden? Im Zeitalter der raschen Kommunikationstechnologie mit den zur Verfügung stehenden modernen Hilfsmitteln müsste und dürfte die Erfüllung solcher Grundaufgaben für die HR-Abteilung überhaupt kein Problem sein. Und doch ist es wichtig, dass selbst eine gut geführte Personalabteilung auch die einfachen Abläufe des Selektionsverfahrens von Zeit zu Zeit überprüft (Fristen, Tonalität, Verbleib).

«Negativ-Auswahl»

Zu den Grundaufgaben des Selektionsverfahrens gehört meines Erachtens auch die so genannte «Negativ-Auswahl», bei der ungeeigneten Bewerberinnen und Bewerbern auf Grund der eingereichten Unterlagen umgehend, d.h. innerhalb einer Woche «klarer Wein eingeschenkt wird». Mit «klarem Wein» meine ich eine unmissverständliche Absage ohne jegliche Phrasendrescherei. Die sich bewerbende Person soll wissen, warum sie für diese Stelle nicht in Frage kommt, zum Beispiel weil sie mehrere Kriterien des Anforderungskatalogs nicht genügend erfüllt.

Ein solcher Hinweis kann dem Kandidaten im Absagebrief helfen, seine aktuelle Arbeitsmarktfitness im Hinblick auf eine allfällige spätere Bewerbung durch Weiterbildung zu verbessern. Wenn die Suche ergebnislos verläuft Aus verschiedenen Gründen verläuft unsere Suche nach der geeigneten Person nicht immer mit dem gewünschten Erfolg. Dies kann an der angespannten Stellenmarkt-Situation liegen. Oder wir haben vielleicht zu wenige Kanäle dafür benutzt (eigene Firmenhomepage, Online-Inserat, Print-Inserat, interne Ausschreibung).

Oder die Qualität der eingegangenen Bewerbungen lässt zu wünschen übrig. Auf keinen Fall dürfen wir – wissentlich oder fahrlässig – den «Sündenfall» begehen (soll schon vorgekommen sein…). Konkret tritt ein solcher ein, wenn wir einer Kandidatin oder einem Kandidaten eine abschlägige Antwort geben mit der Begründung, dass wir uns «für einen andern Bewerber entschieden haben». Wenn diese nämlich bei späterer Gelegenheit das gleiche – vielleicht leicht abgeänderte – Inserat für dieselbe Stelle vor die Augen bekommen, werden sie mit Verärgerung feststellen, dass man ihnen schlicht die Unwahrheit geschrieben hat – nicht gerade ein Ruhmesblatt für die HR-Abteilung der betreffenden Firma.

Ein paar mögliche Textbeispiele für das Schreiben von Absagen

Die nachfolgenden Sätze im Absagebrief kommen der Wahrheit möglichst nahe, ohne Details preiszugeben:

  • «Der Grund für unsern negativen Bescheid liegt darin, dass wir einen Mitbewerber anstellen werden, der noch über mehr branchenspezifische Praxis verfügt.»
  • «Nach unserem erneuten Gespräch hat sich unser Eindruck vertieft, dass Sie aufgrund Ihrer Ausbildung als Coach und Ihrer bisherigen Berufserfahrung für den vakanten Assistenten-Posten in unserem Unternehmen überqualifiziert sind.»

etwas ausführlicher:

  • «Unsere Stellenausschreibung ist auf ein starkes Echo von mehreren gut qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern gestossen. Bekanntlich sind im Anforderungsprofil fundierte mündliche und schriftliche Spanischkenntnisse ein wesentliches Kriterium. Nach reiflicher Überlegung haben wir uns deshalb für eine Kandidatin entschieden, die ursprünglich aus dem spanisch-südamerikanischen Sprachraum stammt. Dieser Entscheid ist uns gewiss nicht leicht gefallen.»

Wenn wir am Bewerber trotz unserer gegenwärtigen Absage weiterhin interessiert sind:

  • Wie wir Ihnen mitteilten, haben sowohl Ihre Bewerbungsunterlagen als auch das mit Ihnen geführte vertiefende Gespräch einen äusserst positiven Eindruck auf uns hinterlassen. Wenn wir Ihnen nun trotzdem einen für Sie negativen Bescheid geben müssen, so lag das an einer stellenspezifischen Zusatzausbildung Ihres Konkurrenten, die schliesslich den Ausschlag zu seinen Gunsten gegeben hat. Wir würden uns aber freuen, Ihre Unterlagen einstweilen bei uns behalten zu können. In unserm Unternehmen werden voraussichtlich weitere interessante Vakanzen infolge Ausweitung des Geschäftsvolumens entstehen. In einem solchen Fall werden wir gerne erneut Kontakt mit Ihnen aufnehmen.»

Dies ist natürlich nur eine kleine Auswahl von möglichen Absagen. Dabei ist wichtig, dass keine Plattitüden, Worthülsen oder schwülstige Phrasen verwendet werden. Eine in sachlichem Ton abgefasste und glaubwürdige Begründung ist allemal besser.

Wie gehen Sie selbst mit Absagen um?

Die folgenden Fragen sind an Sie persönlich gerichtet. Vielleicht finden Sie etwas Zeit, sie «im stillen Kämmerlein» ganz für sich alleine zu beantworten. Ich denke, es ist für unser eigenes Selbstverständnis, für unsere Selbsteinschätzung wichtig.

  • Haben Sie selbst auch schon eine oder mehrere Absagen erhalten?
  • War die abschlägige Antwort sachlich begründet und nachvollziehbar?
  • Wie gingen Sie damit um?
  • Haben Sie die Absage als persönliche Niederlage oder als Chance betrachtet?
  • Hat der Absagebrief bei Ihnen ein «Aha»-Erlebnis ausgelöst und sogar neue Perspektiven eröffnet?

Meine Antwort: Eine Absage bedeutet weder eine persönliche Niederlage noch eine Disqualifikation unserer Kompetenzen; ein abschlägiger Bescheid kann auch neue Perspektiven aufzeigen, etwa durch eine weitere Chance bei einem andern Unternehmen, eine interne Aufstiegsmöglichkeit oder aber durch Weiterbildung zur Erhöhung unserer Arbeitsmarktfitness.

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