Referenzauskunft: Professionell und rechtssicher vorgehen
Michael Oberdorfer
Michael Oberdorfer ist Rechtsanwalt und Mediator. Er berät bei Personal & Recht GmbH Gemeinwesen im Personalrecht und KMU im Arbeitsrecht und arbeitet bei KühneOberdorfer Mediationen als Mediator, Konfliktberater und externe Ombudsperson.
Das Einholen von Referenzauskünften stellt eine wichtige Möglichkeit des Erkenntnisgewinns bei Bewerbungsverfahren dar. Die vorgesetzten Personen sind aber weder beim Einholen noch beim Erteilen völlig frei. Einerseits ist die Wahrheitspflicht zu beachten, und andererseits darf bei der Referenzauskunft das Arbeitszeugnis vertieft, aber nicht erweitert werden. Wer also eine Referenzauskunft erteilt, muss sich streng an das Skript (Arbeitszeugnis) halten.
Nur mit Einverständnis
Bei einer Referenzauskunft wird in Abwesenheit einer Person über genau diese Person gesprochen. Sie muss deshalb sowohl für das Erteilen als auch für das Einholen der Referenzauskunft ihr Einverständnis geben, und sie kann verlangen zu erfahren, was bei der Referenzauskunft gesagt worden ist. Dies gibt ihr die Möglichkeit, allfällige Korrekturen anzubringen. Werden bereits im Lebenslauf die Koordinaten von Referenzpersonen aufgeführt, darf davon ausgegangen werden, dass die Einwilligung zur Einholung der Referenzauskunft vorliegt.
Für das praktische Vorgehen wird empfohlen, dass ein Termin für die Referenzauskunft vereinbart wird. So ist es beiden Seiten möglich, sich optimal vorzubereiten.
Referenzauskunft erteilen
Die Referenzauskunft kann als eine Art mündliches Arbeitszeugnis angesehen werden. Obwohl dafür in der Regel keine gesetzliche Grundlage besteht, sind Arbeitgeberinnen zu Referenzauskünften verpflichtet. Dies ergibt sich aus ihrer Fürsorgepflicht den Arbeitnehmenden gegenüber. Bei einer Referenzauskunft dürfen die einzelnen Aspekte des konkreten Arbeitszeugnisses vertieft, nicht aber erweitert werden.
Die Referenzauskunft ist nicht der Ort für Abrechnung
Es ist also angebracht, die vorgenommene Beurteilung mit Beispielen zu veranschaulichen, nicht aber, dem Gegenüber mitzuteilen, was man immer schon einmal sagen wollte, aufgrund des Grundsatzes des Wohlwollens im Arbeitszeugnis aber weggelassen hat. Schliesslich gelten auch die gleichen Pflichten wie beim Arbeitszeugnis (Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit und Wohlwollen). Insbesondere der Wahrheitspflicht kommt ein grosser Stellenwert zu, da Auskunft erteilende Arbeitgeber für die Folgen von ungünstigen und fehlerhaften Referenzauskünften haftbar sind.
Referenzauskünfte müssen sich auf das gesamte Arbeitsverhältnis beziehen und dürfen nicht einzelne Vorfälle hervorheben. Referenzauskünfte dürfen selbstverständlich auch nicht dem Arbeitszeugnis widersprechen. Eine entsprechende Vorbereitung ist dringend zu empfehlen. Einerseits können die notwendigen Dokumente beschafft und anderseits relevante Stellen markiert, unterstrichen und mit Beispielen versehen werden.
Aufgrund von Vorgesetztenwechseln ist es durchaus möglich, dass sich ein Teil der Referenzauskunft lediglich auf Unterlagen (z. B. Zwischenzeugnisse, Mitarbeitendenbeurteilungen, etc.) stützt. Dies sollte transparent deklariert werden.
Wichtig zu erwähnen ist, dass wenn nur eine Arbeitsbestätigung ausgestellt worden ist, im Rahmen einer entsprechende Referenzauskunft lediglich der Inhalt der Arbeitsbestätigung wiedergegeben werden darf. Aussagen zu Leistung und Verhalten sind somit nicht zulässig. Gleiches gilt, wenn (unzulässigerweise) im Arbeitszeugnis bewusst gewisse Aspekte weggelassen worden sind. Wenn beispielsbeispielsweise nichts zum Verhalten gegenüber den Vorgesetzten gesagt wurde, darf auch im Rahmen einer Referenzauskunft nichts dazu gesagt werden. Im Optimalfall spricht man sich kurz mit der Arbeitnehmerin ab.
Passende Produkt-Empfehlungen
Referenzauskunft einholen
Aufgrund des möglichen Erkenntnisgewinnes wird es dringend empfohlen, Referenzen einzuholen. Naheliegenderweise sollten insbesondere Referenzauskünfte in Bezug auf das aktuelle Arbeitsverhältnis, nach Möglichkeit und im Sinne der grösseren Stichprobe aber durchaus auch mehrere Referenzauskünfte eingeholt werden. Bei weiter zurückliegenden Arbeitsverhältnissen besteht die Gefahr der Verfälschung.
Keine Referenzauskunft durch Mitarbeitende einholen lassen
Referenzauskünfte dürfen nur von Personalverantwortlichen oder zukünftigen Vorgesetzten eingeholt werden und nicht etwa von Mitarbeitenden. Diese wiederum sollten sich vergewissern, mit wem gesprochen wird und gestützt worauf die Auskunftsperson ihre Antworten gibt. Beim Einholen von Referenzauskünften empfiehlt sich eine gute Vorbereitung. Einerseits kann in Absprache mit der HR-Abteilung ein Fragenkatalog erstellt werden, und andererseits ist das Gegenüber darüber zu orientieren, um was für eine Stelle es sich handelt. So hat dieses die Möglichkeit, präzisere Antworten auf die Fragen zu geben. Die Fragen müssen einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben beziehungsweise müssen sich um die Frage der Eignung der Arbeitnehmerin drehen.
Verwendung der Referenzauskunft
In erster Linie dienen Referenzauskünfte dem direkten Erkenntnisgewinn. Da Referenzauskünfte aber häufig auch zwischen zwei Bewerbungsphasen angefragt werden, können sie auch eine gute Grundlage für weitere Fragen beim nächsten Bewerbungsgespräch sein. Insbesondere wenn durch die Referenzauskunft offene Fragen entstanden oder spannende Hinweise gegeben worden sind.
