Referenzauskunft: Professionell und rechtssicher vorgehen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Die Referenzauskunft
Holen Sie bei mindestens einem, falls nötig bei mehreren ehemaligen Arbeitgebern Auskunft über Arbeitsweise und Fähigkeiten einer Kandidatin oder eines Kandidaten ein. Die erhaltenen Informationen unterstützen Sie bei der definitiven Wahl und dienen Ihnen zur Absicherung eines Anstellungsentscheids.
Praxis-Tipp: Holen Sie Referenzauskünfte erst nach einem Vorstellungsgespräch ein, also dann, wenn eine Person in die engere Wahl genommen wird. Ihr Wissenshintergrund in diesem Zeitpunkt erlaubt Ihnen, sehr konkrete und detaillierte Fragen zu stellen. Dies verbessert die Aussagekraft der Referenzauskunft stark.
Einverständnis des Bewerbers erforderlich
Die Einholung von Referenzauskünften darf nur mit dem Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers vorgenommen werden.
Die Ermächtigung für eine Referenzauskunft kann im Einzelfall erfolgen: Die bewerbende Person ruft die ehemalige vorgesetzte Person an und bittet sie, Auskunft zu geben. Andere Firmen bevorzugen diese Ermächtigung schriftlich einzufordern und offerieren diese Ermächtigung allen austretenden Mitarbeitenden.
Geeignete Referenzpersonen
Vereinbaren Sie mit der bewerbenden Person geeignete Referenzpersonen. Wichtig dabei ist, dass die Auskunftsperson über genügend Informationen verfügt und diese auch sachlich und kompetent weitergeben kann. Es soll sich möglichst um direkte ehemalige Vorgesetzte handeln. Kaum verwertbar sind Auskünfte von Vereinskollegen, Verwandten und Nachbarn ohne direkten beruflichen Bezug. Bedingt geeignet sind Referenzauskünfte von Beratern, Fachhochschuldozenten oder sonstigen ausserberuflichen Personen.
Fragenkatalog für die Referenzauskunft
Folgende Themenbereiche unterstützen Sie bei der Ausarbeitung eines Fragenkatalogs für eine gezielte telefonische Referenzauskunft:
- Aufgaben und Position
- Fachkenntnisse
- Arbeitsausführung, Qualität, Speditivität
- Verantwortungsübernahme
- Zielerreichung
- Lernfähigkeit
- Vielseitigkeit, Belastbarkeit
- Engagement, Initiative
- Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit
- Absenzen, Pünktlichkeit
- Verhalten gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Vorgesetzten
- Führungserfolg, Verhalten zu Unterstellten
- Fremdsprachen-Kenntnisse resp. deren Gebrauch
- Stärkster und schwächster Punkt
- Kündigungsgrund
- Fragen Sie, ob die Person wieder eingestellt würde
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Telefonische Referenzauskunft
Folgende Hinweise verhelfen Ihnen zu erfolgreichen telefonischen Referenzauskünften:
- Bereiten Sie sich mit einem Fragekatalog auf das Telefongespräch vor.
- Rufen Sie die Person an und stellen Sie sich vor.
- Tragen Sie Ihr Anliegen vor: «Herr Meier hat sich bei uns für eine Stelle als Verkaufssachbearbeiter beworben und Sie als Referenzperson angegeben».
- Sagen Sie der Auskunftsperson, dass für Sie wie für die Bewerberin oder den Bewerber die Auskunft wichtig ist.
- Sichern Sie der Auskunftsperson Diskretion zu.
- Teilen Sie der Auskunftsperson mit, für welches genaue Aufgabengebiet Sie die Bewerberin oder den Bewerber vorsehen.
- Beginnen Sie mit allgemeinen Fragen, um ein positives Auskunftsklima zu schaffen. Fragen Sie nach der Dauer der Zusammenarbeit, nach den Aufgaben, welche das Team und die Bewerberin oder der Bewerber wahrgenommen hat.
- Je gezielter, konkreter die Fragen, desto brauchbarer sind die Antworten. Stellen Sie anhand Ihres Fragekataloges Ihre Fragen so, dass Ihr Gesprächspartner konkret und alltagsnah Auskunft geben kann. Beginnen Sie mit der fachlichen Qualifikation und erst im Anschluss mit Fragen zur Sozialkompetenz, wie die Zusammenarbeit im Team, mit der vorgesetzten Person etc.
- Versuchen Sie zum Abschluss des Gesprächs von der Referenzperson eine Empfehlung oder Ablehnung der Bewerberin oder des Bewerbers für die zur Diskussion stehende Vakanz zu erhalten.
- Um den Bewerber beurteilen zu können, genügen Referenzen nicht. Sie sind lediglich eine gute Ergänzung zu den übrigen Beurteilungsmitteln.
- Eine einzige Referenz ist nie repräsentativ. Seien Sie auch vorsichtig, wenn die Person über alle Massen gelobt wird. Holen Sie bei Zweifeln besser noch eine zweite Referenzauskunft ein.
Rechtliche Grundlagen
«Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz.» (Art. 328b OR) Referenzauskünfte dürfen deshalb nur mit Zustimmung der betroffenen Person gegeben werden. So will es das Bundesgesetz über den Datenschutz. In Art. 12 und 13 ist geregelt, dass die Weitergabe von besonders schützenswerten Personendaten ohne die Einwilligung (oder ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder eine gesetzliche Rechtfertigung) eine Persönlichkeitsverletzung darstellt.
