07.12.2018

Rekrutierungsprozess: Eine Chance für KMU in der Schweiz

Als Recruitment Process Outsourcing (RPO) wird die teilweise oder vollständige Auslagerung der Rekrutierungsprozesse an einen externen Partner verstanden. Dabei können die Spezialisten in das eigene Unternehmen integriert werden oder auch von ausserhalb unterstützen.

Von: Nathalie Bolliger  DruckenTeilen Kommentieren 

Nathalie Bolliger

Associate Partner bei der Impulse-Group GmbH. Langjährige Erfahrung in der Rekrutierung von Fachpersonal in den Bereichen Industrie, Finanzen, HR und Sales. Führungserfahrung inkl. Coaching und Entwicklung, Strategie- und  Marktentwicklung, Personalbedarfsplanung. Master in Sozial- und Wirtschaftspsychologie UZH.

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Rekrutierungsprozess

Seit längerer Zeit ist das Konzept der RPOs in den USA und in England schon gut etabliert, doch auch in den deutschsprachigen Ländern sieht man in letzter Zeit eine steigende Nachfrage. Die zunehmende Digitalisierung und der demografisch bedingte Fachkräftemangel führen dazu, dass Recruiting immer mehr eine Aufgabe für Spezialisten wird. Meist fehlt in den HR-Abteilungen die Zeit und auch das spezifische Knowhow, welches es heutzutage braucht, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu finden. In diesem Kontext gewinnt auch das Thema Active Sourcing immer mehr an Bedeutung, wobei die traditionelle Stellenanzeige ausgedient hat und sich alles in Richtung Direktansprachen über die sozialen Netzwerke bewegt. Generell wird es für die HR-Verantwortlichen immer schwieriger, alles unter einen Hut zu bringen, und eine externe Unterstützung drängt sich auf. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, bestimmte Prozesse im Rahmen eines RPOs an einen externen Partner auszulagern. Eine Auslagerung kann einerseits den gesamten Rekrutierungsprozess umfassen oder auch nur einzelne Teilprozesse.  Grundsätzlich kann man aber alle Aktivitäten, welche mit der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden zu tun haben, an einen externen Partner abgeben. Einige Prozessschritte hängen allerdings logisch so stark zusammen, dass es kaum Sinn macht, sie zu trennen. Im Rahmen eines RPOs kann aber von der Personalbedarfsplanung, über das Aufsetzen einer Rekrutierungsstrategie, Ausschreibungen, Active Sourcing, Kandidatenauswahl und Interviewprozesse, bis hin zum Onboarding und zur Bildung eines Talentpools alles ausgelagert werden. 

Unterschiedliche Dauer, unterschiedlicher Ort 

Ein Outsourcing muss nicht immer dauerhaft sein. Verschiedene Ausgangssituationen rufen flexible Lösungen auf den Plan. Beispielsweise kann ein neu gewonnener Auftrag in einem produzierenden Unternehmen einen plötzlichen und  dringenden Rekrutierungsbedarf hervorrufen, der von der angestammten HR-Organisation unmöglich zu bewältigen ist. Hier kann ein externer Partner kurzfristig diejenigen Kapazitäten bereitstellen, welche benötigt werden, um die neuen  Mitarbeitenden an Bord zu holen. Sobald der Rekrutierungsbedarf gedeckt ist und die Stellen besetzt sind, kann der Auftrag abgeschlossen werden und die normale Fluktuation wieder vom angestammten HR-Team bearbeitet werden. 

Sind auf der anderen Seite die Kapazitäten innerhalb der HR-Abteilung langfristig anderweitig besetzt, kann auch eine dauerhafte RPO-Lösung in Betracht gezogen werden. Dort macht es allerdings Sinn, nicht nur einzelne Teilbereiche ausgesamten Rekrutierungsprozess. So kann der RPO-Anbieter auch stärker in die Unternehmensstrategie mit eingebunden werden und das Unternehmen besser nach aussen vertreten. 

RPO-Dienstleistungen müssen nicht zwangsläufig in den Büroräumlichkeiten des Auftraggebers erbracht werden. Die RPO-Anbieter sind hier meist sehr flexibel. Massgebend ist natürlich, welche Prozessschritte outgesourct werden. Ist die persönliche Teilnahme an Kandidateninterviews verlangt, macht es sicher Sinn, vor Ort beim Unternehmen zu sein. Andere Aufgaben wie Active Sourcing, CV-Screenings oder administrative Aufgaben können gut auch ausserhalb der  Büroräumlichkeiten des Auftraggebers erfolgen. Voraussetzung dafür ist aber ein genereller Zugriff auf das unternehmenseigene Bewerbermanagementsystem. 

Vorteile und Voraussetzungen eines RPO 

Ein grosser Vorteil einer RPO-Lösung ist, dass sie sich jederzeit dem Rekrutierungsbedarf anpasst. So bleiben die Unternehmen flexibel. Ein RPO-Anbieter kann meist auf einen sehr grossen Erfahrungsschatz und grosse Expertise zurückgreifen. Somit kann er entweder seine eigenen Personalvermittler, Technologien, Methoden und sein Berichtswesen zur Verfügung stellen oder kann auf der anderen Seite die bereits zur Verfügung stehenden Ressourcen des Unternehmens nutzen. Im Rahmen eines RPOs wird die durchschnittliche Einstellungszeit reduziert. Dies ist auch naheliegend, denn die RPO-Anbieter können ihren gesamten Fokus auf die Rekrutierung legen und werden zu keiner Zeit von anderen HR-Aufgaben unterbrochen. Dies hat dann auch eine Reduktion der Einstellungskosten zur Folge – der gesamte Prozess wird straffer und effizienter. In der Regel tritt der RPO-Anbieter im Namen des Unternehmens auf, wodurch auch die Marke des Unternehmens weiter gestärkt wird. Als Konsequenz wird es einfacher, einen Talentpool aufzubauen. In einer gesamthaften RPO-Lösung kann dieser Teil ebenfalls vom Dienstleister übernommen und auch langfristig weiter bewirtschaftet werden. 

Natürlich gibt es auch Punkte, die man unbedingt beachten muss, wenn man ein RPO ins Auge fasst. Man muss sich immer bewusst sein, dass Recruiting Schnittstellen zu allen Unternehmensbereichen hat. Das heisst aber auch, dass der Erfolg eines RPOs von sehr vielen verschiedenen Faktoren abhängt. Um diese möglichst unter Kontrolle zu haben, ist es essenziell, dass sich die Auftraggeber und der RPO-Anbieter in stetigem Austausch befinden. Ein ganz wichtiger Punkt ist, dass man zu Beginn klar die Zielsetzungen definiert. Ebenso muss eine klare Kommunikation innerhalb des Unternehmens erfolgen, um dem RPO-Anbieter auch die notwendige Akzeptanz zu gewährleisten. Und wie bereits erwähnt, ist der Zugang zum unternehmenseigenen Bewerbermanagementsystem unabdingbar, alles andere hätte einen deutlich höheren Abstimmungsaufwand zur Folge. Natürlich kommt es bei einem laufenden RPO fast immer zu unerwarteten Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Aber auch hier steht und fällt alles mit einer funktionierenden Kommunikation zwischen Anbieter und Auftraggeber.  

In diesen Situationen lohnt sich ein Pro für Unternehmen

  • Wenn Sie eine kleine oder keine eigene Personalabteilung haben und planen, viele Mitarbeitende einzustellen (z.B.  Start-up)
  • Wenn Sie kurzfristig ein grosses Rekrutierungsvolumen zu bewältigen haben und Ihre Personalabteilung nicht durch zusätzliche Mitarbeitende werden kann 
  • Wenn Sie herausfinden möchten, ob es in Ihrem Rekrutierungsprozess Optimierungsbedarf gibt
  • Wenn Sie Active Sourcing vermehrt in Ihre Strategie integrieren wollen, Ihnen dazu aber die Zeit oder das Know-how fehlt     

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