07.08.2018

Mitarbeiter suchen: Suchstrategien für die Personalsuche

Welche Möglichkeiten bestehen bei der Personalsuche? Dieser Beitrag liefert in einer Serie eine Übersicht über die verschiedenen Instrumente und deren Anwendung.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Mitarbeiter suchen

Das Inserat in den Printmedien

Inserate in den Printmedien sind immer noch sehr verbreitet.Die Vorteile sind:

Hoher Beachtungsgrad
Auch nicht aktiv Stellensuchende lesen Zeitung. Es zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass sich Personen auf Zeitungsinserate bewerben, welche das Inserat zufällig entdeckt haben.

Layout

  • Das Printinserat lässt es zu, durch eine entsprechende Grösse und ein professionelles Layout die Bedeutung einer Stelle hervorzuheben.
  • Die teilweise hohen Kosten lassen sich begrenzen, indem auf das ausführliche Inserat auf der Website der Firma verwiesen wird.

Werbeplattform

  • Ein Stelleninserat ist zugleich auch immer ein Kommunikationsmittel, um die Firma und ihre Produkte oder Dienstleistungen bekannt zu machen.

Wichtig ist, dass das Inserat professionell gestaltet und getextet ist.

Kontaktbörsen

Job- und Karriereveranstaltungen

Die Kontaktbörsen sind vor allem für Studienbgänger, aber auch für Spezialistinnen und Spezialisten verbreitet. In der Form kommen sie als Messen, Konferenzen, Firmenpräsentationen, Gruppenveranstaltungen, Firmenbesuche etc. daher. Das zentrale Element ist der direkte Kontakt zwischen Kandidaten und Firmenvertretern. Organisatoren sind unter anderem die Hochschulen und Universitäten, praktisch jede Ausbildungsstätte bietet Absolventen- und Karriereevents an.

Die Teilnahme an Messen, der häufigsten Form, ist aufwendig und teuer. Es reicht nicht, eine Personalvertretung mit ein paar Firmenprospekten zu entsenden. Vielmehr muss sich die Firma darstellen, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Dazu sind die Messestände zu mieten und zu gestalten oder eigene Messestände mitzubringen. Das lohnt sich insbesondere für Unternehmen, welche Nachwuchskader aus den Bereichen Wirtschaft und MINT (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) gewinnen wollen.

Damit die Kontakte auch tatsächlich Gewinn bringen, hat es sich bewährt, neben den HR-Fachleuten die Fachverantwortlichen aus dem Unternehmen einzusetzen: die Leitung der Forschung und Entwicklung, der Informatik etc., welche den Absolventen die spezifischen Herausforderungen im Unternehmen erläutern können.

Trainee-Programme

Trainee-Programme für Hochschul- und Uniabsolventen sind in sehr vielen grossen Unternehmen verbreitet. Sie erleichtern den praktischen Einstieg in die Berufstätigkeit, bereiten die Kandidaten für anspruchsvolle Stellen in den Unternehmen vor und unterstützen so die Karrierechancen. Während 9 bis 24 Monaten erhalten die Teilnehmenden Einblick in unterschiedliche Abteilungen des Unternehmens.

Soziale Netzwerke und Foren

Soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke gewinnen zunehmend an Bedeutung für das Bewerbermarketing. Tatsächlich verbringen viele jüngere Nutzer sehr viel Zeit in sozialen Netzwerken.

So lassen sich gezielt Stellenangebote oder News über das eigene Unternehmen verbreiten. Die Einstellungen in den sozialen Netzwerken sind in der Regel so gewählt, dass auch «Freunde von Freunden» die Mitteilungen lesen können. Zudem können über soziale Netzwerke Kontakte mit Studien- oder Berufskolleginnen und -kollegen oder ehemaligen Mitarbeitenden gehalten werden.

Facebook.com und twitter.com sind die bekanntesten sozialen Netzwerke. Hier lassen sich Jobseiten einrichten.

Linkedin.com und xing.com sind geschäftliche Netzwerke. Unter linkedin.com/jobs resp. xing.com/jobs finden sich eigene Bereiche für Stellensuchende.

Oft ist dann auch der Bewerbungsprozess vereinfacht. Interessierte Kandidaten können Bewerbungsunterlagen per Online-Formular einreichen oder gar Daten von Profilen auf Xing und LinkedIn einfügen.

Online-Diskussionsforen

Ebenfalls sind Online-Diskussionsforen populär und gut akzeptiert. Arbeitgeber können mit einem breiten Kreis von potenziellen Bewerbern Informationen austauschen und Fragen beantworten.

Active Sourcing

Beim Active Sourcing suchen nicht die Bewerbenden nach Stellenangeboten, sondern spezialisierte HR-Fachleute identifizieren potenzielle geeignete Kandidaten. Dies geschieht in persönlichen Netzwerken wie Facebook, aber auch Karrierenetzwerke wie Xing eignen sich sehr gut. Zudem werden die Kontakte an Karriereevents und Absolventenmessen genutzt. Die für das Active Sourcing verantwortlichen Recruiter bauen sich systematisch ein Talentnetzwerk auf und pfl egen die Kontakte. Teilweise gelingt es, Talente abzuwerben. Und: Verlassen die potenziellen Kandidaten ihre bisherige Stelle, können sie sofort reagieren. Active Sourcing bedingt somit einen hohen Ressourceneinsatz und den Focus auf langfristigen Erfolg.

Stellenvermittlung

Grundsätzliches

Unter dem Schlagwort «Stellenvermittlung» subsumiert man alle Unternehmungen, die sich auf dem Geschäftsfeld der Personalvermittlung und des Personalverleihs betätigen.

Diese Unternehmungen bezeichnen sich etwa auch als Personalberatung, Personalvermittlung, Stellenvermittlungsbüro, Human Resources, Unternehmensberatung, Personalselektion, Kaderselektion etc.

Gründe, über eine Stellenvermittlung Mitarbeitende zu suchen, gibt es viele. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit empfehlen wir, gewisse Richtlinien zu beachten.

Leistungen

1. Die wohl bekannteste ist die Vermittlung von Feststellen. Hier übernimmt die Vermittlungsfirma die Beschaffungsaufgaben und stellt für ihre Bemühungen eine Honorarrechnung. Die Höhe dieser Rechnung ist vom Jahressalär abhängig und wird in Prozenten berechnet. Je höher der Lohn, desto höher das Honorar. Der Prozentsatz beginnt beim Gastgewerbe bei 5%, bei den übrigen Branchen bei etwa 8% und steigert sich in der Regel bis etwa 15%. In Ausnahmefällen begegnen wir auch 25%, was aber unverhältnismässig ist.

2. Die Vermittlung im Temporärbereich ist ein sogenannter Personalverleih. Hier stellt die Vermittlungsfirma Personal für eine bestimmte Zeit zur Verfügung und verrechnet die geleisteten Stunden des temporären Mitarbeiters. Im Unterschied zur Feststellenvermittlung erhält hier der Mitarbeiter sein Salär durch die Vermittlungsfirma, bei der er nämlich angestellt ist, ausbezahlt und geniesst den Versicherungsschutz. Für die Verrechnung wird der dem Temporärmitarbeiter ausbezahlte Lohn mit einem Faktor (meist ungefähr 1,5 bis 2,0) hochgerechnet.

3. Das Try+Hire ist eine Mischform der beiden ersten erwähnten Möglichkeiten. Der Mitarbeiter wird zuerst über eine gewisse Zeit, meist 3 Monate, temporär zur Verfügung gestellt und danach vom Unternehmen übernommen. Die Kosten fallen nur in den ersten drei Monaten an, in denen wie bei der Temporärvermittlung abgerechnet wird. Der Übertritt in das Unternehmen ist danach kostenlos. Die Personalvermittlung auf Mandatsbasis kommt in der Regel im Kaderbereich zum Tragen. Meist vergibt der Auftraggeber (Mandant) das Mandat zu einem abgemachten Preis. Als Zahlungsmodus wird oft vereinbart, dass das erste Drittel des Honorars bei Auftragserteilung fällig wird, das zweite Drittel bei Vertragsabschluss und der Rest bei Stellenantritt.

Wahl der Stellenvermittlungsfirmen

Die Wahl der richtigen Stellenvermittlungsfirmen ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von enormer Bedeutung. Der Arbeitgeber bezahlt in der Regel viel Geld, wenn er mithilfe einer Vermittlung eine Vakanz erfolgreich besetzen kann. Für dieses Geld hat er aber auch Anspruch auf ein Dienstleistungspaket, das ihm zeitliche Entlastung, kompetente und professionelle Beratung bringt.

Ansprüche an die Stellenvermittlungsfirma

Damit dieses Dienstleistungspaket erfolgreich geschnürt werden kann, ist eine Basis des gegenseitigen Vertrauens absolut erforderlich: Der Auftraggeber (Mandant) überträgt die Personalbeschaffung als Mandat einem Dritten (Auftragnehmer) und muss daher die Gewähr haben, dass seine Firmeninteressen und damit auch das Personalmarketing wahrgenommen werden.

Die Stellenvermittlung hat eine treuhänderische Funktion, die sie kompetent und erfolgreich wahrnehmen will. Sie hat gleichzeitig zwei Kunden zufriedenzustellen: den Mandanten einerseits und die Bewerber andererseits. Um ihre Arbeit optimal zu lösen, muss sie Folgendes kennen:

  • die Firma und deren Produkte,
  • den Stellenbeschrieb,
  • das Anforderungsprofil,
  • den Salärrahmen.

In der Regel übernimmt die Stellenvermittlung das gesamte Beschaffungsprozedere. Sie inseriert (wobei die Insertionskosten nach Absprache in der Regel der Mandant übernimmt), sie führt Vorstellungsgespräche, analysiert die Unterlagen, holt Referenzen ein und trifft eine Vorselektion. Sie lässt sich von den Vorselektionierten autorisieren, die Unterlagen an den Mandanten weiterzuleiten, und koordiniert die Vorstellungsgespräche beim Mandanten.

Vorgehen

Ob man eine gute Dienstleistung erhält, ist nicht einfach reine Glückssache. Es lohnt sich, bei der Auswahl Zeit zu investieren. Wer mit Vermittlungsfirmen rechtzeitig Kontakt aufnimmt, kann sich ein gutes Bild über Zuverlässigkeit und Kompetenz des Partners machen. Gehen Sie in der Praxis so vor:

  • Beginnen Sie ohne Zeitdruck mit der Evaluation (nicht bei dringend zu besetzenden Vakanzen).
  • Laden Sie verschiedene Vermittlungsfirmen, die Ihnen immer wieder Unterlagen zustellen, mit denen Sie bereits erfolgreich zusammengearbeitet haben oder die sich für eine Zusammenarbeit mit Ihnen angemeldet haben, zu einem unverbindlichen Gespräch ein.
  • Dokumentieren Sie die Firmen mit Ihren Prospekten und der Firmenbroschüre.
  • Versuchen Sie, sich im persönlichen Kontakt ein Bild zu machen; stellen Sie fest, ob die Chemie für die Zusammenarbeit stimmt; prüfen Sie, was die Vermittlungsfirma von Ihrer Firma weiss.
  • Zeigen Sie den ganzen Betrieb (Produktion, Administration etc.).
  • Entscheiden Sie sich nach ca. 2 Monaten für drei oder vier Firmen.
  • Sobald in Ihrem Betrieb eine Vakanz entsteht, schicken Sie die notwendigen Unterlagen an die von Ihnen ausgewählten Firmen.
  • Wichtig ist die Transparenz: Alle Vermittlungen, die für Ihre Firma arbeiten dürfen, wissen voneinander. Sie erhalten gleichzeitig bei Vakanzen das entsprechende Anforderungsprofil.

Verdeckte Suche von Mitarbeitenden

Gründe

Die verdeckte Suche wird häufig dann genutzt, wenn behutsam und diskret vorgegangen werden soll und die öffentlichkeitswirksame Suche über Stellenanzeigen nicht möglich ist. Die verdeckte Suche ist intern und extern wenig vertrauensfördernd. Nur beim Vorliegen spezieller Gründe sollte auf diese Methode der direkten Personalsuche zurückgegriffen werden. Solche möglichen Gründe für eine verdeckte Suche sind:

  • Die Firma wünscht nicht, dass ihr Name und die zu besetzende Position in den Medien erscheinen. Mögliche Gründe sind, dass sie sich vor der Konkurrenz bedeckt halten (z.B. Expansionsvorhaben geheim halten) oder die Verunsicherung von Kunden vermeiden möchte.
  • Aus Marketingüberlegungen: Die offene Suchkampagne verlief ergebnislos, oder weil die Firma in letzter Zeit zu häufig Stelleninserate platziert hat, greift sie auf externe Hilfe zurück.
  • Es soll die Nachfolge für eine Person gefunden werden, der noch nicht gekündigt wurde.

Formen verdeckter Suche

Die gängigsten Instrumente zur verdeckten Mitarbeitersuche sind:

  • Beratungsfirmen
  • Headhunting

Beratungsfirmen

Beratungsfirmen und Stellenvermittlungen greifen meist auf einen Stamm von Kandidatinnen und Kandidaten zurück, welche ihr Dossier ihnen überlassen haben. Andernfalls schalten sie Inserate unter ihrem Namen, sodass die Firma in der Öffentlichkeit nicht auftaucht. Beratungsfirmen können selbstverständlich auch offen suchen, sie fungieren dann mehr als externe Personalabteilung.

Headhunter

Headhunter werden dann eingesetzt, wenn schwer zu besetzende Führungs- oder Spezialistenstellen ausgefüllt werden sollen. Headhunter sprechen geeignete Personen direkt an. Die Identifikation und die Kontaktaufnahme mit geeigneten Personen sind aufwendig. Die verdeckte Suche ist dann mit entsprechenden Kosten verbunden.

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