17.07.2017

Corporate Governance: Praktische Umsetzung für KMU

In Zeiten der zunehmenden Transparenz und Regulierung hat sich die Corporate Governance zu einem international bedeutenden Thema für Wirtschaft und Politik entwickelt. Die Grundsätze der Corporate Governance waren ursprünglich vor allem dazu gedacht, das Management der Publikumsgesellschaften zu verbessern. Die zunehmende Machtverschiebung von den Aktionären zum Management von Publikumsgesellschaften war ausschlaggebend für die wachsende Bedeutung der Corporate Governance.

Von: Michael Walther   Drucken Teilen   Kommentieren  

Michael Walther

Michael Walther, lic. iur. HSG/CEMS MiM, Rechtsanwalt, ist Managing Partner der GHR Rechtsanwälte AG, Bern, Muri und Zürich (www.ghr.ch), einer national und international tätigen Wirtschafts- und Steueranwaltskanzlei. Michael Walther berät Unternehmerinnen und Unternehmer sowie ihre Unternehmen im Bereich des Gesellschaftsrechts, der Family und Corporate Governance, der Nachfolgeplanung, der Finanzierung sowie der Steuern. Er ist als Verfasser von Publikationen und als Referent von Fachvorträgen in den genannten Bereichen tätig.

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Corporate Governance

Bedeutung der Corporate Governance

Weltweit akzentuiert wurde diese Diskussion durch den Bankrott von Enron im Jahr 2001 und dem darauf folgenden Konkurs der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Arthur Andersen. In der Schweiz hat die Debatte der gegensätzlichen Interessen der Unternehmenseigentümer und Unternehmensleitung durch den Konkurs der Swissair im Jahr 2001 Auftrieb erhalten.

Corporate Governance dient als Oberbegriff für diverse Aspekte der Unternehmensführung und -kontrolle. Dabei geht es einerseits um das Kräftegleichgewicht innerhalb der Gesellschaft zwischen Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Revision im Sinne einer Organisationsregelung; andererseits um die Beziehungen der Gesellschaft zu den verschiedenen Anspruchsgruppen im Sinne einer Organisationsbeziehung.

Corporate Governance wird in Klein- und Mittelunternehmen (KMU) oft als wichtiges Instrument zur Regelung von Machtpositionen in Grossunternehmen oder als Regelwerk für Publikumsgesellschaften abgetan. Deswegen wurde für die Einführung einer Corporate Governance in KMU in der Vergangenheit weder eine Notwendigkeit noch eine Funktion gesehen.

Dies hat sich in den letzten Jahren markant geändert: Aufgrund von immer grösseren Schwierigkeiten bei der Nachfolgeplanung oder der Fremdfinanzierung ist die Corporate-Governance-Diskussion im Zusammenhang mit KMU wieder stärker in den Fokus gerückt. Dabei wurde erkannt, dass eine gute Corporate Governance auch für KMU ein hilfreiches Instrument sein kann, um diesen Problemen entgegenzuwirken. Offensichtlich ist aber, dass die Umsetzung einer Corporate Governance bei KMU verhältnismässig und pragmatisch erfolgen muss.

Corporate Governance für KMU

Besonderheiten

Bei vielen KMU ist die Trennung von Eigentum und Kontrolle schwierig, da oft der Eigentümer direkt als operativer Unternehmer tätig ist. Es ist aber gerade in diesen Fällen zentral, dass die Aufgaben und Rollen der Organe – Unternehmenseigentümer (Aktionariat) und Unternehmensleitung (Verwaltungsrat und Geschäftsleitung) – klar voneinander abgegrenzt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Unternehmen in einen rein operativen Modus verfällt und strategische Diskussionen, wie z.B. hinsichtlich der strategischen Ausrichtung oder der Nachfolge des Unternehmens, vernachlässigt werden.

Bei KMU ist die Entwicklung der Corporate Governance regelmässig noch nicht so weit fortgeschritten. Dies hat folgende Hauptgründe:

  • Auf der Ebene Unternehmensleitung: Professionelle Geschäftsleitung und fehlende Unabhängigkeit des Verwaltungsrats
  • Auf der Ebene der Unternehmenseigentümer: Machtkonzentration bei der Geschäftsleitung und den Unternehmeraktionären, Gefahr der Benachteiligung der Anlegeraktionäre

In der Regel arbeitet die Geschäftsleitung auf operativer Ebene sehr professionell. Demgegenüber setzt sich der Verwaltungsrat in den meisten Fällen einerseits aus den Mitgliedern der Geschäftsleitung und andererseits aus anderen Mitgliedern – bspw. die Familie der Geschäftsleitung – zusammen. Der Verwaltungsrat gleicht somit teilweise mehr einem Familientreffen als einem professionell arbeitenden Organ. Aus diesem Grund findet eine Machtverschiebung zugunsten der Geschäftsleitung statt. Durch die persönliche Bindung zwischen den Mitgliedern des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung oder gar durch Personalunion ist der Verwaltungsrat nicht unabhängig und es wird oft schwierig, heikle Themen anzusprechen. Folglich kann der Verwaltungsrat seine Aufgabe als Aufsichts- und Kontrollorgan nicht genügend wahrnehmen.

Sofern neben den Unternehmeraktionären auch Anlegeraktionäre am Unternehmen beteiligt sind, kann aufgrund des Wissensvorsprungs der Unternehmeraktionäre durch ihren Einsitz in der Geschäftsleitung eine Machtkonzentration zum Nachteil der Anlegeraktionäre entstehen. Zudem befinden sich die Unternehmeraktionäre, welche einen nachhaltigen Erhalt und Erfolg des Unternehmens erreichen und die Anlegeraktionäre, welche eine kurzfristige Rendite erzielen wollen, regelmässig in einem Interessenkonflikt. Dieses Problem kann sich akzentuieren, wenn die Anlegeraktionäre eine Mehrheitsbeteiligung am Unternehmen halten. Bei Anlegeraktionären, welche Minderheitsbeteiligungen halten, fehlt aufgrund des in der Regel nicht vorhandenen Marktes für ihre Beteiligung am KMU eine Exitmöglichkeit zur Veräusserung derselben.

Ziele

Aufgrund der besonderen Situation bei KMU ist die Sicherstellung einer professionellen Unternehmensführung angesichts oft schwacher interner und externer Kontrollen zentral. Der Verwaltungsrat muss seine Aufgabe als Aufsichts- und Kontrollorgan wahrnehmen können.

Sofern Unternehmer- und Anlegeraktionäre bestehen, muss das Verhältnis zwischen der Unternehmensleitung und den Unternehmenseigentümern mit Themen wie Transparenz, Mitspracherechte und Exitmöglichkeiten sowie das Verhältnis zwischen den Unternehmenseigentümern selber geklärt und institutionalisiert werden.

Sicherstellung professioneller Unternehmensführung

Corporate Governance in der Unternehmensführung

Bei der internen Corporate Governance handelt es sich – wie bereits ausgeführt – um die Gesamtheit der am Aktionärsinteresse ausgerichteten Grundsätze, die unter Wahrung von Entscheidungsfähigkeit und Effizienz auf der obersten Unternehmensebene Transparenz und ein ausgewogenes Verhältnis von Führung und Kontrolle anstreben. Dem Verwaltungsrat obliegt die Oberleitung der Gesellschaft. Eine gute Corporate Governance hängt demnach massgeblich davon ab, wie der Verwaltungsrat organisiert ist, welche Aufgaben er wahrnimmt und wie er diese ausführt. Die Corporate Governance hat im Grundsatz zum Ziel, dass Effizienz, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten gesichert und im Interesse des Unternehmens gefördert werden.

Corporate-Governance-Pflichten des Verwaltungsrats

Organisation der Unternehmensleitung

Um effizient handeln zu können, braucht es eine gut strukturierte Organisation, welche an die individuellen Gegebenheiten anzupassen ist. Dabei kann u.a. auf die Grösse und die Tätigkeit der Gesellschaft Bezug genommen werden. Diese Organisation ist eine Pflicht des Verwaltungsrats. Grundsätzlich ist es schon bei mittelgrossen Unternehmen angezeigt, dass die laufenden Geschäfte an eine Geschäftsleitung delegiert werden. Dadurch wird der Gesellschaft in Bezug auf die täglich zu erledigenden Geschäfte eine gewisse Schnelligkeit und Flexibilität verliehen, was zu einer Effizienzsteigerung führt. Der Gesamtverwaltungsrat bleibt zuständig für strategische Vorgaben, die Genehmigung der Unternehmensstrategie sowie die Kontrolle der korrekten Umsetzung. Weiter stellt sich die Frage, ob der CEO – der Vorsitzende der Geschäftsleitung – und der Präsident des Verwaltungsrats ein und dieselbe Person sein können (sog. Doppelmandat). Ein Problem könnte insbesondere dahingehend bestehen, als ein in die Geschäftsführung involvierter CEO nicht mehr die Unabhängigkeit mitbringt, die ein Verwaltungsrat noch haben sollte. Als mögliche Lösung könnte man einen externen unabhängigen Verwaltungsratspräsidenten bestimmen, den CEO aber dennoch in den Verwaltungsrat wählen und bspw. als Vizepräsidenten ernennen. Zudem sollte eine generelle personelle Trennung von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung mindestens bei der überwiegenden Zahl der Mitglieder angestrebt werden. Durch unabhängige Verwaltungsratsmitglieder wird der Verwaltungsrat seiner Funktion als unternehmensexternes Kontrollorgan gerecht. Des Weiteren obliegt es dem Verwaltungsrat, die Ausschüsse angemessen zu bestellen. Losgelöst von der Grösse eines Unternehmens sollten in jedem Fall ein aus unabhängigen Verwaltungsratsmitgliedern bestehender Entschädigungsausschuss sowie auch ein Revisionsausschuss ernannt werden.

Arbeitsweise des Verwaltungsrats

Die Arbeitsweise ist dahingehend relevant, als die Effizienz einer Unternehmung gesteigert werden kann. Die Oberleitung der Gesellschaft kann nur erfolgreich ausgeführt werden, wenn die Arbeitsweise stimmt. Zudem ist auch innerhalb des Verwaltungsrats das Prinzip der Transparenz und der Bereitstellung von Information wichtig. Den Sitzungen des Verwaltungsrats kommt dabei eine erhebliche Bedeutung zu: Sie sind ein Instrument zur ordnungsgemässen Führung der Gesellschaft und dienen der Willensbildung, welche durch den Beschluss erfolgt. Der Verwaltungsrat kann grundsätzlich in sämtlichen Angelegenheiten, die nicht nach Gesetz oder Statuten der Generalversammlung zugeteilt sind, Beschluss fassen. Es besteht also eine Kompetenzvermutung zugunsten des Verwaltungsrats. Aus diesem Grund ist es in der Praxis empfehlenswert, immer die Statuten zu konsultieren, damit der Verwaltungsrat exakt weiss, welche Aufgaben neben den gesetzlichen der Generalversammlung zugewiesen sind. Die Vorbereitung der Verwaltungsratssitzung gilt als wichtige Aufgabe des Verwaltungsratspräsidenten. Er hat u.a. die Traktanden zu bestimmen. Jedes Mitglied kann jederzeit vom Verwaltungsratspräsidenten die Einberufung einer Sitzung verlangen. Dadurch kann schneller und effizienter auf allfällig auftretende Probleme reagiert werden. Der Sitzungsrhythmus ist abhängig von der Grösse des Unternehmens, der Branche und der aktuellen Situation. Grundsätzlich empfiehlt es sich, mindestens einmal pro Quartal eine Verwaltungsratssitzung abzuhalten, um die relevanten Informationen an alle Verwaltungsratsmitglieder weitergeben zu können und eine Diskussionsplattform zu bieten. Das Teilnahmerecht ist notwendige Voraussetzung für das Stimmrecht, da dieses ansonsten obsolet würde. Letzterem kommt besondere Bedeutung zu, denn dadurch kann jedes einzelne Verwaltungsratsmitglied auf den weiteren Gang der Gesellschaft Einfluss nehmen. An der Sitzung hat grundsätzlich jedes Mitglied eine Stimme, unabhängig davon, ob der Einzelne Aktien der Gesellschaft besitzt und in welchem Umfang. Das Abfassen des Sitzungsprotokolls ist sowohl Recht als auch Pflicht. Es kann in einem allfälligen Verantwortlichkeitsprozess dem Kläger oder aber auch dem beklagten Verwaltungsrat helfen. Das Protokoll muss als Diskussionsprotokoll und nicht als – weniger umfangreiches – Beschlussprotokoll ausgestaltet sein. Gegenstand des Protokolls müssen neben den Beschlüssen zwingend auch die Verhandlungen sein, wobei den Protesten oder abweichenden Meinung eine besondere Bedeutung zukommt. Es ist aber ausreichend, dass die Beiträge zusammengefasst wiedergegeben und die vorgebrachten Argumente und Gegenargumente erwähnt werden. Einziges Festhalten der Beschlüsse genügt demgegenüber nicht. Dies ist insbesondere im Hinblick auf eine allfällige Haftung der Verwaltungsratsmitglieder von Bedeutung: Im Protokoll wird nicht nur der Beschluss, sondern dessen Zustandekommen sowie die Diskussionen und Wortmeldungen festgehalten.

Rechte und Pflichten in Bezug auf die Kontrolle

Eine gut funktionierende Kontrolltätigkeit ist die Basis für eine erfolgreiche Führung des Unternehmens. Die Corporate Governance beinhaltet somit auch eine wirksame interne Kontrolle, um Missstände frühzeitig aufdecken zu können. Einerseits obliegt dem Verwaltungsrat dabei die Pflicht, für die Einhaltung der geltenden Gesetze, Reglemente, Weisungen und ethischen Richtlinien (sog. Compliance) zu sorgen. Besonders erwähnenswert ist in diesem Zusammenhang, dass der Verwaltungsrat ein Aktienbuch und Verzeichnisse über gemeldete Inhaberaktien (Inhaberaktionärsverzeichnis) sowie über die an Namen- oder Inhaberaktien wirtschaftlich berechtigten Personen führen muss. Die an den Aktien wirtschaftlich berechtigten Personen müssen offengelegt bzw. gemeldet werden, wenn durch den Erwerb der Namen- oder Inhaberaktien der Grenzwert von 25% des Aktienkapitals oder der Stimmen erreicht oder überschritten wird. Durch diese dem Verwaltungsrat obliegende Pflicht zur Führung der Verzeichnisse und des Aktienbuchs wird die Kenntnis der Identität der Aktionäre gewährleistet. Andererseits muss der Verwaltungsrat ein internes Kontrollsystem (IKS) implementieren und pflegen.

Aufgaben im Zusammenhang mit der Generalversammlung

Insbesondere folgende Handlungen müssen im Vorfeld einer Generalversammlung durchgeführt werden: Festlegung der Traktandenliste (in Wahljahren ist darauf zu achten, dass die Wahl nicht vergessen wird), Formulierung der Anträge zu den einzelnen Traktanden, Aufnahme der Aktionärsanträge, Bereitstellung der Unterlagen, welche am Sitz der Gesellschaft aufgelegt werden müssen, Versand der Einladung und der weiteren Dokumente, Einladung der Revisionsstelle, Beizug einer Urkundsperson bei geplanter Statutenänderung oder Liquidationsbeschluss, Festlegung der Formalitäten für die Überprüfung der Teilnahme- und Stimmberechtigung, Vorbereitung der Protokollführung und Stimmenzählung sowie Versand von angeforderten Berichten. Zudem muss der Verwaltungsrat ein Protokoll der Generalversammlung führen. Dabei handelt es sich um ein Beschlussprotokoll, worin einzig die Beschlüsse der Generalversammlung festzuhalten sind – im Gegensatz zum Protokoll der Verwaltungsratssitzung. Eine Ausnahme besteht bei den Erklärungen, die von den Aktionären formell zu Protokoll gegeben werden. Diese Pflicht ist nicht zu unterschätzen, weil das Protokoll später nützlich sein kann, da es festhält, was beschlossen wurde. Das Protokoll sollte innert angemessener Frist abgefasst werden, damit Aktionäre, die eine Anfechtungsklage anvisieren, vor Anhebung der Klage Einsicht in dieses nehmen können. Das Generalversammlungsprotokoll dient somit in erster Linie den Aktionären und ihren Interessen, möglicherweise gegen einen Beschluss vorzugehen.  

Auskunfts- und Einsichtsrechte der Verwaltungsratsmitglieder

Jedem Verwaltungsratsmitglied stehen umfassende Auskunfts- und Einsichtsrechte zu. Diese sorgen dafür, dass den Verwaltungsratsmitgliedern einerseits die notwendige Information zukommt, um im Sinne der Gesellschaft zu handeln. Andererseits dienen sie auch der internen Kontrolle, insbesondere von unabhängigen und externen Verwaltungsratsmitgliedern. Die Möglichkeit der Einsichtnahme soll verhindern, dass Handlungen unternommen werden, die man nicht offenlegen möchte. Während einer Sitzung steht den Mitgliedern ein umfassendes Auskunftsrecht zu, ausserhalb der Sitzungen ist es auf den Geschäftsgang beschränkt. Das Auskunftsrecht während der Verwaltungsratssitzung geht mit einer Auskunftspflicht seitens derjenigen Mitglieder, die Auskunft erteilen können, einher. Das Einsichtsrecht geht insofern weniger weit, als letzteres beim Verwaltungspräsidenten beantragt werden muss und dieser dann entscheidet, ob einem Verwaltungsratsmitglied Einsicht gewährt wird. Immerhin kann in einem Reglement (Organisationsreglement) das Einsichtsrecht erweitert werden. Dies empfiehlt sich im Rahmen des Transparenzgebots der Corporate Governance, da nur mittels ausreichender Informationen auch eine gute Führung der Gesellschaft erreicht werden kann. Zudem unterstehen die Mitglieder des Verwaltungsrats einer Geheimhaltungspflicht, allfällige Geschäftsgeheimnisse stehen hier – im Gegensatz zur Einsichtnahme eines Aktionärs – nicht entgegen.

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