15/11/2018

Gestion des interviews: Check-lists pour l’entretien professionnel

Il y a plusieurs étapes pour mener un entretien professionnel. Ces check-listes vous montrent les différentes étapes pour réussir votre entretien.

De: Thomas Wachter  ImprimerPartager Commenter 

Thomas Wachter

Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.

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Check-list: Préparer des entretiens

Objectif

L'étape la plus importante de la préparation à l‘entretien est la fixation des objectifs.

  • Quel est l‘objectif principal? Important: un seul objectif est meilleur que toute une série!
  • Suis-je le/la bon/ne interlocuteur/trice?
  • Quels sont les points qui doivent être exprimés?
  • Des décisions doivent-elles être prises et si oui, lesquelles?

Planification dans le temps

  • Combien de temps doit être utilisé de manière réaliste pour atteindre cet objectif?
  • Est-ce que l‘interlocuteur/trice est informé(e) de la durée de l‘entretien?
  • Est-ce que d‘autres rendez-vous sur ce thème sont nécessaires et si oui, dans quels intervalles de temps?
  • Organisation

Est-ce que l‘interlocuteur ou l‘interlocutrice a été invité(e) suffisamment tôt?

  • Est-ce qu‘il ou elle est informé(e) de l‘objectif de l‘entretien?
  • Sait-il ou elle comme il/elle doit se préparer?
  • Un procès-verbal ou une feuille de notes sont-ils nécessaires?
  • Puis-je m‘assurer de ne pas être dérangé(e) pendant l‘entretien?

Check-list: Gérer des entretiens

Votre comportement détermine la réussite de l‘entretien!

Début

  • Soyez ponctuel.
  • Saluez l‘interlocuteur ou l‘interlocutrice. «Je vous souhaite la bienvenue à cet entretien de ... et je suis ravi(e) que nous ...»
  • Formulez encore une fois l‘objectif et répétez le temps convenu pour l‘entretien. Le cas échéant, explicitez la procédure prévue. «Comme vous le savez, nous allons parler aujourd‘hui de ... J‘ai pensé que nous en aurions pour environ ... minutes.»
  • Expliquez brièvement l‘importance de l‘entretien (motivation). «Il est important que nous puissions parler aujourd‘hui de la question de ... parce que ...»
  • Explicitez les attentes: confrontez vos attentes avec celles de l‘interlocutrice ou de l‘interlocuteur. Coïncident-elles? «J‘espère que cet entretien va nous servir à expliquer la question de ... et je voudrais obtenir que ... Est-ce que cela correspond à vos attentes?» ou «Que devons-nous faire afin que vous puissiez considérer, à la fin de l‘entretien, que vos attentes soient satisfaites?»
  • Clarifiez la procédure prévue le cas échéant. «Je propose que nous procédions de la manière suivante. Nous commencerons par ... Enfin ...»

Maîtriser le déroulement

Contrôlez le déroulement de l‘entretien. Vous avez la responsabilité et vous devez constamment garder le fil rouge à l‘esprit.

Contrôlez par des questions (celui qui interroge dirige!) et par des résumés. «Comment voyez-vous les choses?», «A quoi avez-vous réfléchi dans ce domaine?», «Avez-vous déjà entrepris quelque chose?», «Comment pourrions-nous changer cela à l‘avenir pour que ...?», «Pensez-vous que cette mesure suffise?», «Jusqu‘ici, nous avons parlé des choses suivantes ...», «Nous avons ainsi obtenu les résultats suivants. Maintenant, le point ... reste encore ouvert.»

Ne divergez du thème que lorsque des choses réellement importantes le justifient. Reflétez constamment l‘importance de ce qui est actuellement discuté par rapport aux objectifs. N‘autorisez pas les discussions relatives à des affaires secondaires (par exemple les questions concrètes de planification ne relèvent pas d‘un entretien d‘évaluation du personnel. Un entretien à ce sujet peut cependant être convenu ultérieurement). «C‘est une question importante sur laquelle nous nous penchons. Je ne voudrais cependant pas y répondre tout de suite. Pourriez-vous me la rappeler ... encore une fois?»

Il faut empêcher à la fois une direction rigide et un débordement. Essayez de réaliser cet exercice de funambulisme sous une forme non contraignante.

Comportement pendant l‘entretien

  • Conservez le contact (visuel).
  • Ecoutez! Qu‘est-ce que votre interlocuteur/trice veut vous dire? «Ai-je bien compris ...?», «Votre problème est donc ...?»
  • Observez les signaux corporels et les significations en termes de sensation. Abordez-les de manière sélective (lorsque cela est cohérent). «Cela vous a particulièrement énervé?», «Quel a été votre sentiment?»
  • Utilisez des messages-Je, donnez du feedback. «J‘ai remarqué que, vendredi dernier, ... Cela m’a réjoui(e)/énervé(e), parce que ...» au lieu de «Il serait mieux de ...»
  • Soyez sincère et honnête de manière sélective (tout ce qui est vrai n‘a pas besoin d‘être dit – mais tout ce que je dis doit être vrai)
  • Règle des 50%: veillez à la répartition des temps de conversation. En général, un entretien doit être équilibré, c‘est-à-dire qu‘il doit être réparti à 50:50 entre les deux partenaires en termes de temps et d‘énergie.

Résultats/Clôture

  • Tirez un bilan: résumez à la fin les résultats obtenus de manière précise. «Je résume de mon point de vue ce que nous avons abordé jusqu‘ici», «Nous avons donc convenu que ... Est-ce que c‘est correct?»
  • Qu‘est-ce qui est resté en suspens? Quelles sont les questions qui ont été soulevées? «Les questions suivantes ne peuvent pas encore être résolues à l‘heure actuelle: ...», «Nous devrons reprendre la question du ...»
  • Répétez les décisions et les mandats (qui fait quoi jusqu‘à quand).
  • Maîtriser des situations difficiles
  • Pensez-y: la compétence de communication s‘apprend et c‘est une question d‘exercice.
  • Considérez les différences d‘opinions comme étant des choses différentes! «Nous sommes d‘accord sur ce point. On peut être d‘avis différent ici pour de bonnes raisons.»
  • Clarifiez les objectifs de vos interventions. «Je souhaiterais parler maintenant du point suivant pour la première fois étant donné que ...», «Ce point me semble moins important pour atteindre notre objectif et je vous propose d‘y revenir ultérieurement. Permettez-moi donc d‘interrompre ce point ici afin que nous ...»
  • Ne coupez pas simplement votre interlocuteur/trice, même lorsque vous ne parvenez pas à comprendre les motifs de son comportement.

Check-list: Suivre les entretiens

Rappelez-vous que le traitement ultérieur prend aussi du temps.

  • Comment est-ce que je me sens après la discussion? Où cela peut-il conduire?
  • Est-ce que la formulation de l‘objectif a été appropriée?
  • Quels sont les objectifs qui ont été atteints? Quelles sont les questions qui restent encore ouvertes?
  • Quels sont les points qui se sont ajoutés?
  • Qu‘est-ce que qui s‘est bien passé, quels ont été les points problématiques?
  • Est-ce que ma préparation de l‘entretien a été suffisante?
  • Quelles sont les conséquences que l‘on peut en tirer pour les autres entretiens?
  • Est-ce que je dois consigner quelque chose par écrit?
  • Qui dois-je éventuellement tenir au courant?
  • Comment m‘organiser pour mettre en œuvre les points, les mesures convenues, etc.?
  • Est-ce que le prochain rendez-vous a été organisé?

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