10/02/2017

Gestion des réunions: Connaissances de base utiles

Les réunions se distinguent des rapports, workshops, sessions d’information, séminaires, retraites, conférences et bien entendu trainings ainsi que des réunions en extérieur «open space». Une réunion est un rassemblement pour traiter en groupe de problèmes liés au travail.

De: Stefan Fritz   Imprimer Partager   Commenter  

Stefan Fritz

Stefan Fritz est propriétaire de la «FRITZ AG Strategie- und Führungsberatung» à Zurich et membre des réseaux «Höschgasse Consultants» et «ExecutiveCoach», tous deux situés à Zurich. Il forme et accompagne des personnalités assumant desresponsabilités de direction, en particulier au sein d’entreprises familiales et d’administrations.Il soutient les organisations dans leurs processus stratégiques, dans les changementsde générations et à travers des mandats de gestion.

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Gestion des réunions

Gestion des réunions

Les yeux et les oreilles, organes de survie

Les yeux et les oreilles sont bien dans les réunions les générateurs principaux de perceptions. Les informations vont, comme décrit précédemment, directement aux cellules de triage / de rangement du cerveau. Les influences négatives sont donc à éviter le plus possible. Car la positivité ou la négativité de chaque perception DOIT être examinée par le cerveau. Chaque action inadéquate est donc une distraction avec un potentiel de danger, même si elle est banale est de courte durée: un train passant devant la fenêtre, le froissement du papier, une sonnerie, un chuchotement, quelqu’un qui se retourne, etc.

Etre multitâche (multitasking). Qui a cette capacité?

Avez-vous pu tomber d’accord avec votre entourage sur qui des femmes ou des hommes sont les meilleurs multitâches? Les scientifiques affichent une belle unanimité: le multitasking n’est absolument pas possible. On entend par là: entreprendre deux choses à la fois tout en s’engageant émotionnellement.

Si l’on est concentré(e) sur son travail, il est possible d’exécuter une tâche de routine simple et réflexive, par exemple se gratter le crâne. Mais recevoir des informations et continuer à se concentrer en parallèle sur son travail est impossible. De même que traiter un texto et rester concentrer sur la réunion. Le cerveau a la capacité de passer très vite d’un sujet à l’autre. Mais la qualité en pâtit beaucoup. Des études ont manifestement montré que téléphoner en conduisant correspond à 0,8 pour mille d’alcool dans le sang. D’autres études prouvent que les individus qui peuvent passer d’un sujet à l’autre avec un relatif succès (ceux qui croient être de bons multitâches) présenteraient de bien meilleures performances s’ils exécutaient les tâches les unes après les autres en se concentrant. Partant aussi de cette constatation, il est donc recommandé aux participants de renoncer à exercer toute autre activité pendant les réunions.

La capacité d’écoute

Les valeurs relationnelles – savoir s’écouter les uns les autres – ne sont pas ici le sujet. Faire preuve de respect dans ses contacts et s’exprimer clairement sont des principes de base d’une bonne communication.

Il est ici question de savoir pendant combien de temps une personne est capable d’écouter de façon concentrée sans interruption. Donc, sans que son esprit vagabonde. Faites le test sur vous-même. Selon les résultats de recherches, ce sont au maximum 7 minutes! Mais cela ne signifie pas qu’un auditoire écoute un intervenant pendant 7 minutes. Raison suffisante pour réfléchir précisément à la façon d’animer nos réunions pour les rendre intéressantes et de qualité.

Le langage corporel et l’authenticité

Il est bien connu qu’environ 80% des décisions sont la plupart du temps gérées de manière émotionnelle. Si donc vous faites un exposé sur un sujet qui ne vous convient pas ou auquel vous n’adhérez pas vous-même, votre vis-à-vis le ressentira. Même si vous argumentez avec logique, vous ne convaincrez pas si votre expression ou votre rayonnement ne reflète pas vos paroles. Et un(e) dirigeant(e) qui demande de la concentration et dirige la réunion avachi(e) sur sa chaise pourra difficilement rencontrer le succès.

Authenticité du / de la dirigeant(e):

La conséquence la plus dramatique en découlant est de savoir si chaque fonction est correctement occupée … Mais, d’une manière ou d’une autre, il est possible de si bien préparer une réunion qu’il n’y ait plus aucune ambiguïté et que l’on puisse travailler de façon concentrée et ciblée. Si le traitement de certains sujets ne convient pas au dirigeant ou à la dirigeante, il ou elle peut les préparer avec un soin particulier et si nécessaire les déléguer.

Déchiffrer le langage corporel, le comprendre et l’utiliser:

Pour que le/la dirigeant(e) qui anime la réunion perçoive et comprenne si possible à temps tous les signaux corporels et les messages cachés, il / elle a besoin du recul et de la capacité nécessaire pour le faire. Il / elle doit de plus préparer la réunion de façon optimale et déléguer le plus possible de tâches (de façon avisée) à exécuter pour la réunion.

Une image vaut mieux que mille mots

La force des images n’est spécifiquement que peu utilisée dans les réunions, alors qu’elles aident énormément à se concentrer sur les choses, à mieux se faire comprendre et à s’assurer que tous les participants se focalisent sur le thème en cours. Les paroles dites ou écrites ainsi que les données de diagrammes chiffrées sont pour la compréhension des outils de travail abstraits. Les images à l’inverse possèdent une force d’expression plus directe.

Tiré de notre Business Dossier "Gestion des réunions"

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