01/06/2015

Séance: Testez son déroulement

Des meetings improductifs sans objectifs clairement fixés ne peuvent que conduire à la frustration. Comment se déroulent une séance dans votre entreprise?

De: Claudia Scherrer   Imprimer Partager   Commenter  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer est propriétaire et directrice de Tipptopp. Ses principales compétences concernent la communication et la révision de textes. Elle fait profi ter ses clients de son expérience en animant de nombreux séminaires (en allemand): Postulation globale - le succès sur toute la ligne; Correspondance moderne – la réussite sans emphase; A l’aise au téléphone – la communication par excellence; Affaires et bonnes manières – un comportement optimal en toute situation.

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Répondez à notre questionnaire!

1A) Nous accordons la priorité aux séances avec les clients: elles sont mieux préparées, mieux menées, plus efficaces. Nous en faisons moins pour les séances internes, pendant lesquelles même le langage est plus désinvolte.
1B) Nous prenons nos séances à la cool, que ce soit avec nos clients ou à l’interne.
1C) Nous ne faisons aucune différence entre séances externes et séances internes. Nous accordons la même importance à nos collaborateurs qu’à nos clients.

2A) Nous nous rendons en principe aux séances avec 15 minutes de retard.
2B) Nous nous retrouvons déjà 5 à 10 minutes avant la séance pour régler encore quelques détails.
2C) Nos séances commencent presque toujours à l’heure.

3A) Nos séances sont interminables. Des séances de quatre heures sont chose courante chez nous. Comme nous ne nous voyons qu’une fois par mois, nous devons traiter toutes les affaires en suspens en une seule séance.
3B) La durée de la séance hebdomadaire qui figure sur l’ordre du jour est la plupart du temps respectée.
3C) Nos séances durent entre une et deux heures. Le temps de parole est limité, ce qui nous pousse à être efficaces. Nous nous réunissons régulièrement et aussi souvent que l’ampleur des projets l’exige.

4A) Les objectifs de la séance sont fixés à l’avance; en règle générale nous nous y tenons. Nous travaillons toujours en fonction d’objectifs, et de manière très efficace.
4B) Nous ne perdons jamais de vue nos objectifs annuels, mais sommes plutôt cools et inefficaces pendant nos séances.
4C) Au début d’une séance, nous nous fixons un objectif et parvenons en général à l’atteindre. C’est important pour nous d’être efficaces.

5A) Tous les participants à la séance donnent leur avis, débattent entre eux. Le temps de parole est réparti équitablement. Tout le monde écoute la personne qui parle, sans l’interrompre.
5B) La plupart des participants s’expriment durant la séance, mais il y a deux types distincts de participants: les orateurs et ceux qui ont plus tendance à écouter.
5C) La personne qui mène la séance accapare la parole et finit par faire un monologue. Il lui faut à tout prix imposer son avis.

6A) Il arrive que j’apprenne quelque chose pendant les séances, mais il est souvent question de choses sans importance, qui figurent déjà dans des documents ou qu’on aurait aussi pu régler par courrier électronique.
6B) A chaque séance, j’apprends quelque chose qui n’aurait pu être communiqué que durant un dialogue direct. Nous évitons les choses inutiles et réglons les affaires sans importance par courrier électronique.
6C) Nos séances ne nous apportent rien et sont surtout du bla bla.

7A) Un «salut!» informel lancé à la cantonade est la norme chez nous. Nous pouvons aussi fumer au cas où la séance dure plus longtemps que prévu.
7B) Nous nous saluons de manière peu formelle, debout ou assis, parfois en nous serrant la main, parfois avec un «salut!». Il est possible de fumer durant les pauses d'une séance.
7C) Nous nous saluons en nous serrant la main, debout. Nous ne fumons pas. Des boissons sont mises à notre disposition.

Comptez maintenant le nombre de points que vous valent vos réponses.

10 points: 1C, 2B, 3C, 4A, 5A, 6B, 7C
5 points: 1A, 2C, 3B, 4C, 5B, 6A, 7B
0 points: 1B, 2A, 3A, 4B, 5C, 6C, 7A

Résultats:

De 0 à 15 points: vous n’avez pas la vie facile. Les séances sont pour vous une perte de temps et ne vous apportent rien. Vous préféreriez continuer votre travail dans votre bureau au lieu de participer à ces nombreuses séances qui ne vous servent pas à grand-chose.

De 20 à 50 points: les séances vous prennent toujours autant de temps et d’énergie. Parfois, votre productivité est bonne, parfois non. Parmi nos conseils, vous trouverez certainement ceux qui vous permettront d’augmenter votre efficacité.

De 55 à 70 points: Félicitations! Vos séances sont efficaces. Continuez comme ça!

 

 

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