24/10/2017

Procrastination: Ne remettez plus vos tâches au lendemain!

Il y a près de 90 ans, la psychologue russe Bljuma Wulfowna Zeigarnik se rendit à Berlin pour ses recherches. Elle avait identifié ce dont beaucoup de collaborateurs se plaignent aujourd’hui, à savoir que l’on se souvient mieux des tâches inachevées et de celles que l’on a achevées.

De: Matthias K. Hettl   Imprimer Partager   Commenter  

Matthias K. Hettl

Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.

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Procrastination

Elle aurait constaté ce phénomène dans un café, en observant la manière dont un sommelier prenait à plusieurs reprises un grand nombre de commandes dont il pouvait se souvenir sans problème. Cela ne dura toutefois que jusqu’au moment où il avait traité toutes les commandes, à la suite de quoi il ne se souvenait plus s’il avait servi un café ou un gâteau à tel ou tel client.

Bljuma Zeigarnik se demanda pourquoi les tâches inachevées restaient bien présentes à l’esprit, pour disparaître immédiatement après qu’elles ont été réalisées.

L’effet Zeigarnik: on se rappelle mieux de ce qui est inachevé

A l’Université de Berlin, Bljuma Zeigarnik proposa l’expérience suivante à 164 personnes qui devaient réaliser différentes tâches à la suite, comme par exemple modeler un animal quelconque, dessiner une fleur, enfiler des perles ou faire du crochet. Certaines personnes purent achever leurs tâches, tandis que Zeigarnik interrompit certaines autres en plein travail. La psychologue vérifia ensuite de combien de leurs tâches ces personnes se souvenaient encore.

Elle constata le même effet qu’elle avait observé dans le café. Les participants au test se rappelaient nettement mieux des tâches qu’ils n’avaient pas achevées que de celles qu’ils avaient pu terminer. Elle remarqua que les tâches inachevées restaient jusqu’à 90 pour cent mieux en mémoire que les autres. Et ce, indépendamment de l’âge, du quotient intellectuel ou du niveau de formation des participants au test.

Le principal enseignement de l’effet Zeigarnik sera la raison de la concentration qui perdure. Bljuma Zeigarnik a en effet pu montrer que ce n’était pas le fait d’interrompre une tâche qui était important, mais le fait de terminer une activité par opposition à ne pas la terminer.

Des tiroirs pleins

On peut illustrer cela en imaginant des tiroirs ouverts. Lorsque vous devez terminer certaines tâches en suspens, c’est comme si vous aviez des tiroirs ouverts dans votre tête. Chaque fois que vous pensez à ces tiroirs, vous vous souvenez des choses que vous devez encore faire. Ce qui signifie également que vous pouvez laisser ouverts tous les tiroirs et avoir toujours à l’esprit les tâches que vous devez terminer.

Il existe plusieurs niveaux ici. Vous pouvez considérer par exemple comme inacceptable d’avoir oublié de rappeler quelqu’un, et que ce n’est là que l’une de vos innombrables tâches à accomplir.

Ou une lettre désagréable vous trotte toujours dans la tête, à laquelle vous devez impérativement répondre, mais que vous rechignez à le faire, la renvoyant toujours à plus tard et en appliquant la procrastination. L’affaire ne deviendra pourtant pas plus agréable pour autant!

Papoter dans sa tête

Vous êtes ainsi toujours en train de penser aux tâches que vous n’avez pas encore terminées, ce qui ne signifie pas nécessairement que vous y travailliez sans discontinuer. Il semble que chacun organise comme il l’entend ses fameux tiroirs, qu’il peut laisser ouverts à volonté. Pour les uns ce sera des courriels non traités ou des rappels non effectués, pour d’autres des prises de position écrites et des rapports, pour d’autres encore tout ce qui a à voir avec des chiffres ou le décompte des frais de déplacement, qu’il faut encore établir.

Qu’il s’agisse maintenant de grands ou de petits tiroirs, peu importe, tous ont ceci en commun: tant qu’ils sont ouverts, vous ne disposerez que d’une partie de votre force de concentration, car se rappeler de tous les tiroirs ouverts est astreignant.

La tension demeure

Cela signifie, pour simplifier, que, face à un défi, vous allez créer une tension mentale et que celle-ci ne s’estompe que lorsque vous avez maîtrisé la situation. Si tel n’est pas le cas, cette tension demeure et les tâches en suspens ne cessent de se rappeler à votre bon souvenir, vous poursuivent dans votre sommeil et jusqu’à votre premier café du matin alors que vous vous installez à votre bureau.

L’effet Cliffhanger

Vous connaissez certainement cette scène de cinéma où un homme est suspendu à une falaise et que le film s’arrête juste à ce moment-là, histoire d’exciter encore plus la curiosité du spectateurs, qui n’attend que la suite. On appelle cela un cliffhanger, ou le suspens. L’effet cliffhanger est utilisé de nos jours dans pratiquement chaque production hollywoodienne, chaque série télé, voire même dans nombre de romans. Autrement dit, la pause publicité arrive toujours au moment le plus tendu. C’est ici qu’intervient l’effet Zeigarnik, car la chaîne émettrice ne veut pas que vous zappiez. Et même si vous allez zapper pendant un petit moment, vous allez y retourner. Pour la simple et bonne raison que vous voulez savoir comment l’histoire continue.

Barre de progression et multi-tâches

Vous trouverez le même principe à votre poste de travail. Vous connaissez bien la barre de progression qui indique l’état d’un téléchargement sur votre ordinateur. Il serait pour le moins ennuyeux que de rester rivé sur cette barre et attendre qu’elle arrive à 100 pour cent. Il y a certainement mieux à faire pendant ce temps. Mais vous ne pouvez vous retenir de le faire, car la tension est bien là. 23 pour cent … 48 pour cent ... 76 pour cent ..., bientôt 80 pour cent.

En tant que cadre, vous vous considérez comme un multi-tâches, qui peut mener à bien plusieurs projets en même temps. Vous êtes un modèle pour vos collaborateurs, qui assument également toujours plus de tâches. Nous savons tous que le multitasking ne fonctionne pas. C’est le manque de temps qui résulte de trop de tâches qui pèse sur vos collaborateurs et qui génère du stress. Une situation qui peut avoir des conséquences néfastes sur la santé et qui peut déboucher sur un absentéisme accru, des congés maladie et encore plus de tâches à accomplir. Autrement dit, un cercle vicieux.

Achever ses tâches

C’est exactement l’inverse qui se passe lorsque vous vous souvenez d’une situation où vous avez terminé une chose que vous n’aviez cessé de renvoyer à plus tard. On en éprouve en général un sentiment de soulagement et de libération. Car plus vous fermez de tiroirs et plus vous pouvez vous concentrer sur d’autres activités, voire même faire preuve de créativité et développer de nouvelles idées. Les manières de procéder suivantes pourront vous être utiles.

1. La stratégie de la tournée

Comme lorsque, étant le dernier à partir, vous faites le tour des locaux et que vous fermez portes et fenêtres, vous pouvez imaginer un rituel qui vous fait lister chaque jour ou chaque semaine toutes les tâches ouvertes de la liste et vous fait noter celles à réaliser en priorité. Il s’agit là d’une démarche simple et rapide à faire, qui ne vous demandera que peu de temps. Car elles sont rares les personnes qui aiment être submergées par un nombre incalculable d’activités.

La procrastination peut tout à fait arriver, lorsque vous passez en revue vos activités, que vous réalisiez que vous ne devez pas ou ne voulez pas toutes les accomplir en même temps, et que vous pouvez donc vous atteler à une tâche spécifique. Toutes les tâches inachevées ne doivent pas non plus être liquidées sur le champ. Il vaut parfois mieux remettre à plus tard leur traitement et les cocher simplement sur votre liste.

2. Créez un rituel

Ne vous laissez pas submerger par le volume des tâches à accomplir lorsque vous jetez un coup d’oeil sur la liste des choses à faire. Un rituel auquel il faut se consacrer régulièrement. Si vous connaissez en effet parfaitement les tâches que vous devez réaliser, il vous sera plus facile de dire que vous ne disposez d’aucune ressource temporelle pour des tâches qui vous sont transmises. Il s’agit tout simplement ici d’avoir toujours conscience de ce qu’il y a à faire, tout en sachant que vous n’avez pas la possibilité matérielle de tout faire en un jour, et que vous devez décider ce que vous devez faire ici et maintenant. C’est ainsi que vous pourrez mieux maîtriser la situation avec vos propres forces.

3. Analyse de la situation réelle de la procrastination

Considérez de plus près les tâches que vous avez le plus souvent tendance à laisser de côté et qui sont donc affectées de la procrastination. Ce sont peut-être les entretiens avec les clients ou les collègues, que vous devez mener et que vous remettez à plus tard. Ou peut-être laissez-vous traîner des rapports d’une certaine complexité. Quelles sont les principales tâches qui ne vous laissent jamais de répit.

Faites une analyse et notez les tâches dont vous avez tendance à remettre l’accomplissement à plus tard. Qu’estce qui caractérise ce genre de tâches.

Quel sentiment suscitent-elles en vous. Avez-vous peur de faire une erreur. Êtes-vous en opposition totale parce que vous trouvez la procédure injuste ou peut-être vous sentez-vous moins sûr face à telle ou telle tâche spécifique.

Si vous êtes confronté à des difficultés qui vous paraissent insurmontables, demandez-vous toujours quel pourrait être le premier pas à faire pour avancer ne serait-ce qu’un peu dans l’accomplissement de votre tâche et refermer ainsi un peu les tiroirs. Encore une fois, l’important est, ici, de bien considérer le premier pas, fut-il modeste.

4. Commencer par des petits pas

«Un voyage de mille milles commence aussi par un premier pas.» proverbe chinois

Cherchez à faire de petits pas et n’enfilez pas des bottes de sept lieues. Si par exemple vous répondez souvent tard à vos courriels, parce que vous avez tendance à estimer que vous ne pouvez pas répondre de manière parfaite, alors réfléchissez à la possibilité de donner une réponse partielle. Essayez de prendre du recul et de porter un regard extérieur sur vos actions. Cela vous permettra de prendre la distance dont vous avez besoin pour agir en toute sérénité.

Il est important de faire un premier pas dans le sens de la maîtrise de la tâche. Cela a un effet libérateur, vous pourrez prendre plus de distance par rapport à vos émotions et agir directement.

L’expérience de 5 minutes

Proposez le test suivant à vos collaborateurs. Ils doivent régler un réveil afin que celui-ci sonne dans 5 minutes exactement. Vos collaborateurs doivent ensuite fermer les yeux et attendre. Le résultat de ce test que vos collaborateurs remarquent à quel point ces 5 minutes peuvent paraître longues. On comprend ainsi que le sentiment d’avoir trop de temps est trompeur. Nous disposons en fait de suffisamment de temps, mais nous avons trop de tâches.

Eviter la procrastination grâce à un juste équilibre

Vous pouvez utiliser sans autre l’effet Zeigarnik pour votre liste de tâches à accomplir. Si vous voulez que les points indiqués dans cette dernière soient liquidés, alors notez-les bien. Cela provoquera une tension positive et une pression pour que vous réalisiez les tâches en question, mais aussi un certain stress si vous ne le faites pas dans des délais raisonnables. C’est là toutefois le revers de la médaille, car si vous cocher trop de points sur votre liste, que vous ne pourrez pas tous traiter, alors vous n’aurez pratiquement plus de force, de concentration ou de créativité pour le faire. C’est pourquoi il convient ici de trouver une juste moyenne entre un suspens qui motive et une tâche difficile que vous pourrez achever au bout du compte. Je vous souhaite plein succès!

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