23/06/2014

Horaire de travail: Flexibilité

Il existe, dans de nombreuses entreprises, des régimes d’horaire de travail flexible. Les collaborateurs sont habilités à travailler en plus ou en moins dans certaines limites.

De: Thomas Wachter   Imprimer Partager   Commenter  

Thomas Wachter

Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.

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Horaire de travail

Horaire de travail

Souvent, on trouve des heures bloquées pendant lesquelles la présence est impérative, encore que l’on commence à y renoncer de plus en plus. Le contrôle de la durée du travail survient la plupart du temps par une saisie électronique des horaires.

Modèle de l’horaire de travail flexible

L’horaire flexible est le modèle de temps de travail le plus répandu. Dans ce contexte, la durée quotidienne du travail est répartie en heures bloquées et en heures flexibles. Pendant les heures bloquées – par exemple entre 08h30 et 11h30 ainsi qu’entre 14h00 et 16h30 – c’est l’obligation de présence qui prévaut. Les autres heures – par exemple entre 06h30 et 20h00 – sont des heures flexibles. Pendant celles-ci, il existe pour le collaborateur une liberté de présence ou d’absence au poste de travail dans le cadre de certaines conditions générales.

De nombreuses entreprises sont sur le point de supprimer aussi les heures bloquées. Les collaborateurs déterminent leur horaire de travail après entente en tenant compte des heures d’ouverture et des besoins des clients dans le cadre des limites du travail de jour (de 06h00 à 20h00) ou des limites déterminées par l’entreprise (p. ex. de 07h00 à 19h00). Ce modèle d’horaire de travail n’est plus considéré, en partie, comme un modèle d’horaire flexible, il devient un «horaire variable de travail». La différence n’est pas immense dans ce contexte.

La durée prescrite du travail (temps de travail à effectuer) doit être effectuée dans une période de décompte à déterminer où des heures complémentaires ou en insuffisance sont autorisées dans le cadre d’un intervalle de temps plus ou moins important.

La flexibilisation de la durée du travail est intéressante pour l’entreprise pour les raisons suivantes:

  • Prolongation/flexibilisation des heures de travail;
  • Compensation des capacités;
  • Hausse de l’attrait en tant qu’employeur;
  • Marketing du personnel : trouver un potentiel supplémentaire de personnel;
  • Evitement de problèmes logistiques (p. ex. restaurant du personnel);
  • Prolongation des activités privées pendant les loisirs;

Saisie du temps de travail

En règle générale, les heures flexibles de travail sont combinées à la saisie électronique de la durée du travail. Dans ce contexte, la durée du travail à effectuer, la durée réelle du travail et le solde du travail sont affichés en permanence. Des solutions à base d’Excel sont déployées aussi dans les petites entreprises au titre d’alternative aux outils professionnels de travail.

Besoin de régulation

Le règlement de l’horaire flexible détermine les éléments essentiels de l’autonomie du temps de travail. Il règle notamment:

  • Domaine d’application (collaborateurs, cadres, domaines de l’entreprise, valable à partir de, etc.);
  • Durée normale hebdomadaire du travail;
  • Heures bloquées, horaire flexible, limites de la durée du travail, jours de la semaine;
  • Heures d’ouverture, disponibilité pour les clientes et les clients;
  • Heures de pause;
  • Régimes légaux et leur respect;
  • Saisie des heures de travail, saisie ultérieure des heures et des absences non timbrées;
  • Solde maximal de l’horaire flexible, radiation d’heures, procédure en cas d’heures négatives;
  • Compensation en heures, en jours, nombre maximal des jours de compensation;
  • Distinction entre heures supplémentaires et solde de l’horaire flexible;
  • Vacances;
  • Jours fériés, heures anticipées;
  • Incapacités de travail, rendez-vous planifiables et non planifiables chez le médecin et le dentiste, heures de thérapie, etc.;
  • Avoirs en cas d’absence tels que déménagement, mariage, etc.;
  • Avoirs maximaux d’horaire de travail en cas d’absences dans l’entreprise, de perfectionnement professionnel, etc.;
  • Règles d’application en cas de travail à temps partiel;
  • Information et compétence de décision des collaborateurs/supérieurs hiérarchiques.

Astuce de la pratique

Le règlement de l’horaire de travail flexible a une grande importance dans la résolution des conflits et dans la garantie des droits. Nous recommandons de concevoir le règlement de la manière la plus précise possible et de l’intégrer en tant qu’élément du contrat de travail.

Collaborateurs à temps partiel

Il faut respecter quelques points lors de la conception du règlement et de son déploiement dans la pratique pour les collaborateurs à temps partiel.

Il faut décider si les limites qui sont fixées dans le règlement doivent être adaptées ou non conformément à la durée du travail pour les collaborateurs à temps partiel. On considère souvent que cela est évident.

Exemple de la pratique

Il existe une limite maximale du solde de l’horaire de travail flexible de 30 heures pour les collaborateurs à temps complet dans l’entreprise. Une collaboratrice travaille à 50 %, la limite maximale atteint 15 heures selon le règlement de l’horaire flexible de travail. Le supérieur hiérarchique souhaite que la collaboratrice travaille une semaine à temps complet en raison d’une absence pour cause de congés. Cela implique un dépassement de la limite. Il faut réfléchir pour voir si la réduction de la limite a du sens ou si c’est justement la flexibilité possible des collaborateurs à temps partiel qui constitue un intérêt pour l’entreprise.

Jours fériés

C’est notamment la durée flexible du travail qui permet une prise en compte appropriée des jours fériés en faveur des collaborateurs à temps partiel.

Dans une entreprise, la durée du travail à effectuer est de 40 heures. Une collaboratrice employée à 50 % travaille du lundi au mercredi midi. Son horaire de travail est de 20 heures. Au cours de la semaine de Pâques, la durée du travail pour les collaborateurs à temps plein est de 32 heures et donc de 16 heures pour la collaboratrice en question. Même sa collègue qui travaille à chaque fois du mercredi midi au vendredi bénéficie proportionnellement de ce jour, sa durée du travail est également de 16 heures.

Cela permet d’éviter les conflits en relation avec les jours fériés. Dans le cas contraire, quelques collaborateurs isolés à temps partiel bénéficieraient de plus de jours fériés que d’autres étant donné que, dans de nombreux cantons, beaucoup de jours fériés tombent le lundi.

Rendez-vous privés

Souvent, des questions se posent dans la pratique en ce qui concerne le temps utilisé pour des rendez-vous privés.

Affaires personnelles ou familiales

En premier lieu, il faut respecter l’obligation légale des collaborateurs qui ont le droit de bénéficier de suffisamment de temps libre pour leurs affaires personnelles ou familiales lorsque celles-ci tombent pendant les horaires de travail. En font notamment partie les visites chez le médecin et le dentiste, les rendez-vous avec les autorités, un déménagement, le propre mariage, les mariages dans le cercle familial, l’accouchement de la partenaire, le décès et l’ensevelissement de membres de la famille, des examens, etc. En règle générale, le temps de travail requis est payé pour les collaborateurs mensualisés.

La plupart de ces absences peuvent être réglées sous forme définitive dans le règlement de l’horaire flexible. Souvent, les entreprises accordent le temps requis à cet effet lorsqu’elles tombent pendant les heures bloquées. En l’absence d’heures bloquées, le régime est généralement que la durée du travail à effectuer dans l’entreprise est affectée au maximum même pendant les jours d’absence. Cela permet d’éviter que les collaborateurs dont les absences sont bonifiées à l’heure se voient affecter plus d’heures que pendant une journée habituelle de travail.

Rendez-vous chez le médecin ou le dentiste

Des conflits naissent généralement lors des rendez-vous chez le médecin ou le dentiste et en cas d’heures de thérapie prescrites. Fondamentalement, il faut partir du régime en cas de maladie et d’accident lors d’une visite chez le médecin et le thérapeute; donc l’obligation de continuation de versement du salaire reste valable.

Rendez-vous planifiables

Dans une entreprise avec un horaire de travail flexible, on peut toutefois escompter que les collaborateurs prennent des rendez-vous planifiables tels que les heures régulières de thérapie ainsi que les visites de contrôle ou de routine pendant les heures flexibles et en dehors des heures de travail.

Toutefois, les visites urgentes ou les rendez-vous de longue durée chez le médecin et le dentiste ne peuvent pas toujours être choisies librement et ils se déroulent nécessairement pendant la durée du travail. On ne peut pas escompter d’une collaboratrice ou un collaborateur qui doit suivre une thérapie trois fois par semaine qu’il prenne tous ses rendez-vous pendant ses loisirs, notamment lorsqu’il lui faut encore considérer un temps de déplacement d’une heure.

Il est ainsi impossible de trouver des solutions satisfaisantes d’une manière générale. Il faut au contraire considérer chaque cas particulier et décider ce qui relève du temps de travail ou non. Nous vous recommandons à cet effet de parler à temps avec la personne concernée et de trouver une solution.

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