10/02/2020

Délégation réussie: Les sept règles d'or

Le terme délégation remonte au latin «deleggare» (= transférer) et représente une technique de gestion historique. Autrefois, la délégation se limitait à la délégation de tâches détaillées, qui devaient être exécutées sans erreur aucune. La décision était prise par la première autorité supérieure dans la hiérarichie.

De: Matthias K. Hettl  ImprimerPartager 

Matthias K. Hettl

Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.

Délégation réussie

La gestion moderne des collaborateurs ne considère plus ce genre de délégation dans la plupart des entreprises.

De nos jours, la délégation comprend:

  • le transfert de tâches ou d'activités du domaine fonctionnel d'un supérieur à un collaborateur

 

  • l'attribution des compétences matérielles, financières et RH nécessaires (droits/autorisations pour mener à bien toutes les actions nécessaires à l'accomplissement de la tâche et prendre des décisions de manière autonome)
  • la responsabilité de la bonne exécution de la tâche (disposition du collaborateur à rendre compte des succès et des échecs).

En déléguant, vous donnez à votre collaborateur la responsabilité d'une tâche, d'un domaine ou d'un projet précis. Dans le cadre de cette responsabilité, ce même collaborateur peut et doit planifier, décider et agir de manière indépendante. La décision, la mise en œuvre et la responsabilité relèvent donc d’une seule et même personne. Dans le cas idéal, votre collaborateur pense et agit en entrepreneur selon la devise «chaque collaborateur de l'entreprise agit comme un entrepreneur».

Utilités et limites d'une délégation réussie

Vous devriez en principe déléguer autant que possible afin de pouvoir vous concentrer sur vos tâches de gestion de base ainsi que sur les tâches qui exigent vos compétences spécifiques.

Avantages de la délégation

Une délégation réussie présente un certain nombre d'avantages tant pour le cadre que vous êtes que pour le collaborateur.

Pour les cadres:

  • allègement au profit de tâches importantes
  • utilisation des compétences et des idées particulières des collaborateurs
  • augmentation de la capacité d'innovation et de la capacité d'improvisation des collaborateurs
  • continuité du travail même en l'absence du supérieur hiérarchique
  • formation des représentants des supérieurs hiérarchiques
  • reconnaissance des qualités et des potentiels cachés des collaborateurs

Pour les collaborateurs:

  • succès personnels motivant
  • renforcement du sens des responsabilités et de la prise de responsabilité
  • promotion de la créativité et de l’aptitude à prendre des décisions
  • acquisition de nouvelles compétences via des expériences positives 
  • renforcement de la confiance en soi et de la motivation
  • amélioration des possibilités d’avancement personnel 

Toute délégation a en principe ses limites. Cela dépend de plusieurs facteurs, qui peuvent résider dans la chose elle-même, voire dans la personne concernée.

On peut dire d’une manière générale que toutes les tâches fondamentales de gestion ne peuvent être déléguées. Afin que vous puissiez déléguer efficacement malgré ces restrictions, voici sept règles qui pourront vous être utiles.

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Sept règles pour une délégation réussie

Règle 1: Pas un simple report de tâches encombrantes: il ne faut pas donner l'impression aux collaborateurs que vous essayez simplement de vous débarrasser de tâches impopulaires ou ennuyeuses, peu spectaculaires ou peu prometteuses et que vous choisissez vous-même les tâches intéressantes, et ce, quelle que soit leur utilité pour le processus de travail. Précisez bien que les tâches sont importantes ou font partie de l'éventail des tâches de vos collaboateurs. Expliquez les contextes, sensibilisez les collaborateurs à l'importance de ces tâches pour leur travail et aidez-les à se développer en leur déléguant des tâches importantes.

Règle 2: Ayez le courage de prendre des risques: avoir le courage de déléguer des tâches encore plus exigeantes et risquées. Accordez à vos collaborateurs l'autorité appropriée sans faire montre de trop de nonchalance. Ce n'est qu'alors que vos collaborateurs pourront se développer et connaître des succès bienvenus. 

Règle 3: Vérifiez la pertinence de la délégation: il ne doit toutefois pas y avoir de demandes excessives ou de risques injustifiables. Vous devez par conséquent évaluer les tâches ou les responsabilités destinées à la délégation du point de vue de l'admissibilité, des avantages et des risques de la délégation. En outre, vous ne pouvez déléguer des responsabilités spéciales qu'à des collaborateurs suffisamment compétents, fiables et résistants.

Règle 4: Ne déléguez pas des tâches incohérentes: dans la mesure du possible, déléguez des tâches autonomes afin que vos collaborateurs puissent reconnaître leur importance et apprécier leur succès. En outre, les tâches complexes favorisent tout particulièrement l'indépendance et le sens des responsabilités des collaborateurs et leur offrent une activité variée stimulante.

Règle 5: Donnez des spécifications claires, mais pas trop restrictives: limitez-vous à des objectifs finaux précis et à des informations préliminaires importantes, et indiquez les limites de responsabilité dans lesquelles vos collaborateurs doivent accomplir leur travail de façon autonome. Les collaborateurs devraient être en mesure de se fixer des objectifs aussi détaillés que possible.

Règle 6: Intervenez le moins possible: si le succès global n'est pas remis en question, vous devez accepter les méthodes de travail des collaborateurs qui s'écartent de vos idées ou habitudes personnelles. Au cours de l'exécution des tâches, n'intervenez que si de nouveaux développements indésirables viennent mettre en danger le succès de l’opération. Dans le cas contraire, vous n'agirez en tant que personne de contact que pour des questions importantes ou si un soutien est nécessaire.

Règle 7: Donnez un feed-back constructif: dans la mesure du possible, limitez-vous au suivi des résultats. Tolérez les défauts mineurs, à moins qu'ils ne soient intentionnels ou dus à la négligence. Donnez des indications sur les lacunes dans la mise en œuvre ou les résultats de manière à ce qu'elles soient acceptées par vos collaborateurs comme étant instructives et utiles. Soulignez en particulier les impressions positives et reconnaissez explicitement lorsque les résultats sont particulièrement bons.

 

Testez votre comportement en matière de délégation réussie

Veuillez répondre aux questions suivantes:

Oui

Non

1. Emportez-vous systématiquement à la maison le travail que vous n’avez pas réussi à accomplir

durant vos heures de bureau?

 

 

2. Consacrez-vous du temps aux tâches routinières que vos collaborateurs pourraient très bien accomplir

 eux-mêmes?

 

 

3. Consacrez-vous aux activités ou aux problèmes dont vous étiez responsable dans votre ancien domaine de responsablité?

 

 

4. Vous chargez-vous de travaux qui vous procurent du plaisir, et que vos collaborateurs pourraient

 également exécuter?

 

 

5. Eprouvez-vous de la difficulté à respecter les délais ou devez-vous lutter pour y parvenir?

 

 

6. Votre bureau est-il souvent encombré après avoir été absent durant plusieurs jours?

 

 

7. Avez-vous des difficultés à prendre le temps qu’il faut et à trouver le calme nécessaire pour exécuter

 des tâches importantes?

 

 

8. Déchargez-vous systématiquement vos collaborateurs des tâches qu’ils ne peuvent maîtriser? 

 

 

9. Travaillez-vous en moyenne plus de 42 heures par semaine?

 

 

10. Estimez-vous important de participer à tout et d’être informé sur tout?

 

 

Résultat: 

0–2 réponses oui: Félicitations, vous êtes un cadre qui sait parfaitement déléguer. Il existe toutefois certainement encore des occasions inexplorées pour vous d'apprendre et de vous améliorer.

3–4 réponses oui: Cadre moyennement enclin à déléguer, vous ne serez pas satisfait de rester dans la moyenne. Afin d'améliorer vos compétences en matière de délégation, lisez les réflexions et les conseils que vous propose L’Essentiel du management.

Plus de 5 réponses oui: Lorsque vous serez confronté au thème de la délégation, vous comprendrez rapidement les nombreuses possibilités qu’offre une délégation mûrement réfléchie.  

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