Séances de travail: Fixez des objectifs précis!

Tout d'abord, l'invitation

Si on demande à des animateurs de décrire leurs séances, certains s’exprimeront en termes d’intention – «Je veux les informer sur nos procédures internes en termes de sécurité au travail» –, d’autres indiqueront les contenus – «Je vais leur présenter nos procédures». Par ailleurs, la grande majorité des séances commence par l’envoi d’une invitation, écrite ou orale, accompagnée d’un ordre du jour qui énumère les points à traiter/discuter.

Convocation à ne pas envoyer

1. Ouverture de la séance
2. Procédures internes du suivi des dossiers
3. Chiffres clés du trimestre
4. Fin de la séance

L’invitation est pourtant la condition sine qua non d’une séance réussie. Observez: cette convocation ne fixe pas d’objectifs mesurables et l’invité doit se contenter de noter la date, l’heure et le lieu de la séance.

Convocation à envoyer

Exemple 1:

1. Ouverture de la séance
2. Analyser les procédures internes du suivi des dossiers
3. Prendre les décisions qui s’imposent à la suite de l’analyse des chiffres clés du trimestre
4. Fin de la séance

Exemple 2 :

1. Ouverture de la séance
2. Fixer définitivement et de manière précise les procédures internes du suivi des dossiers
3. Fixer la procédure d’information aux collaborateurs à la suite de l’analyse des chiffres clés du trimestre
4. Fin de la séance

Formuler les objectifs: quelques règles essentielles

• L’objectif doit être tourné vers le participant à la séance et non pas vers l’animateur de la séance. À cet effet, on peut commencer la formulation par «À l’issue de la séance, nous devons être capables de…».
• La formulation débute par un verbe.
• Le verbe choisi se rapporte à la nature de l’objectif.
• L’objectif est réaliste et atteignable dans un temps donné.
• L’objectif est mesurable et clairement identifiable.

Le pouvoir des verbes

L’utilisation des verbes est indispensable pour cet exercice, car elle conditionne la séance et sa réussite. La personne qui reçoit un ordre du jour avec des objectifs clairs et précis se prépare mentalement et de manière naturelle à la séance. Et vous, comment réagissez-vous si vous recevez les trois ordres du jour suivants, tous pour la même séance: 1. «Marketing», 2. «Décider le plan marketing du mois prochain», 3. «Fixer les 3 axes principaux de notre communication clients»?

Source: careerplus.ch