25/08/2020

Enquête interne: Jusqu'où peut-on aller ?

Si, dans une entreprise, l’on est amené à penser qu'une directive ou une loi a été enfreinte, il convient dès lors d'ouvrir une enquête. Ces enquêtes internes ne sont pas réservées aux seules grandes entreprises : les PME y sont aussi confrontées. Le présent article donne un aperçu général sur la nature et l'admissibilité de l'enquête interne.

De: Stephan Fischer  ImprimerPartager 

Stephan Fischer, avocat FSA

est spécialisé en droit du travail et partenaire de l’étude Fischer Rechtsanwälte.

Enquête interne

Eléments déclencheurs et objectifs

Des indices indiquant que certaines directives internes ou certaines prescriptions légales, respectivement réglementaires, ne sont pas respectées au sein d'une entreprise, vont déclencher des investigations internes. Cela peut être le cas lorsqu'il y a des soupçons de malversations, de faux dans les titres mais aussi de discrimination, mobbing ou encore de harcèlement sexuel. Le but d'une enquête interne est de déceler l'infraction en question et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Collecter et rechercher

L'employeur dispose, depuis belle lurette déjà, de bien d'autres moyens que de faire uniquement appel à son personnel ou à des tiers pour recueillir des informations. A l'ère du numérique, il est confronté à une masse de données qu'il peut collecter et, le cas échéant, utiliser pour effectuer des recherches. L'employeur a ainsi le droit, dans tel ou tel bureau, de collecter et de traiter tous les contenus en rapport avec l'entreprise. L'avantage en est que l'on peut ainsi présumer que tout ce qui n'est pas identifié comme donnée privée peut se révéler être d’un contenu intéressant pour l'entreprise. Toutefois, lorsque l’employeur effectue les recherches en question, ce dernier doit observer les principes de base en matière de traitement des données.

Traitement des données

L'enquête interne constitue un traitement de données. Selon l'art. 328b CO, l'employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où elles portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou alors si ces dernières sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail. Par ailleurs, la Loi sur la protection des données (LPD) est applicable. Les principes les plus importants en matière de traitement des données sont les suivants :

  • les données personnelles doivent être traitées dans le respect de la loi (pas d'atteinte à l’ordre juridique, existence d'un motif justificatif)
  • les données doivent être traitées selon les règles de la bonne foi (pas de fausses informations sur le traitement des données)
  • chaque traitement de données doit respecter le principe de proportionnalité (approprié, nécessaire et raisonnablement exigible)
  • le traitement de données ne doit avoir qu'un objectif unique (finalité)
  • la collecte de données doit être reconnaissable (caméra vidéo visible, par exemple)

Les affaires privées du travailleur ne sont en général pas considérées comme des données revêtant une quelconque importance pour les rapports de travail. Le but du traitement des données s'inscrit dans le cadre des rapports de travail. La collecte et le traitement de données privées ne peut se faire que s'il existe un motif justificatif. Cela peut être le cas lorsque la personne concernée donne son accord de manière explicite ou alors s'il existe un intérêt privé ou public prépondérant à ce que les données en question soient traitées. Alors, concrètement, qu’est-ce qui est autorisé en la matière ?

ATTENTION : Même si la personne concernée donne son accord à une surveillance, cette dernière doit néanmoins respecter le principe de proportionnalité. Dès lors, une surveillance complète et permanente n'est pas admissible, même si le travailleur en question y a donné son accord.

Vidéosurveillance

La surveillance vidéo complète d'un lieu de travail n'est en principe pas admise. C'est uniquement pour des raisons de sécurité qu'elle est exceptionnellement autorisée, pour autant qu'elle soit limitée dans l'espace et le temps.

On peut penser, notamment, à la surveillance d'un coffre-fort, d'une caisse ou de voies d'accès sensibles. Mais ici également, la surveillance doit être proportionnée. En outre, les personnes concernées doivent être informées de manière transparente sur le lieu d'acquisition des données (emplacement des cameras), leur saisie (système et durée de stockage) ainsi que sur leur utilisation (contrôle en cas de vol)

Surveillance du courrier électronique

La lecture des courriels échangés dans le cadre de l'entreprise est autorisée. Mais au lieu de les consulter anonymement, il est recommandé de demander au travailleur concerné de les fournir lui-même. Les courriels d’ordre privé, si signalés comme tels, ne doivent pas être consultés à moins que ne prévale un motif justificatif donné (par exemple en cas de soupçon fondé concernant un délit). La consultation de courriers électroniques privés ne peut être justifiée que si elle satisfait à des conditions très strictes. Celles-ci seront un peu moins sévères si l'entreprise avait émis une directive interdisant les e-mails privés.

CONSEIL PRATIQUE

Il est fortement recommandé d'établir un règlement concernant l'utilisation d'Internet et du courrier électronique dans le cadre de l'entreprise. Il convient d'observer les points suivants :

  • l'utilisation d'Internet et du courrier électronique doit être réglementée, ainsi par exemple l’interdiction de s'en servir à des fins privées.
  • les travailleurs peuvent être avisés de séparer strictement et de marquer comme tel ce qui est propre à l'entreprise et ce qui ressort de la sphère privée.
  • le règlement doit aussi faire état d'une possible surveillance et de la manière dont elle peut s'opérer.
  • les sanctions encourues en cas de non observation du règlement doivent être mentionnées.

Surveillance téléphonique

L'écoute ou l'enregistrement des conversations téléphoniques privées est interdite. En cas de soupçon fondé concernant un délit, il est recommandé d'en informer les autorités de poursuite pénale. L'écoute ou l'enregistrement de conversations téléphonique concernant l'entreprise n'est autorisé que si toutes les personnes concernées donnent leur accord. De plus, une telle procédure doit être justifiée, par exemple à des fins de formation, lors d’un passage de commandes ou encore dans le cadre d’un négoce de titres.

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Surveillance en dehors du lieu de travail

La question de la surveillance d'un travailleur dans l'espace public, hors de son lieu de travail et ordonnée par son employeur, n'est pas réglée par la loi. Ce type de surveillance représente une atteinte profonde aux droits de la personnalité du travailleur. Il convient d'observer les points suivants :

  • la surveillance et les données récoltées (photos ou vidéos) doivent être réglées contractuellement et réduites à un minimum
  • un motif justificatif est là aussi nécessaire
  • dans tous les cas, il est interdit d'observer le travailleur dans sa sphère privée.

S'il y a par exemple des doutes sérieux sur l'incapacité de travail d'un employé, une surveillance peut s'avérer appropriée, pour autant qu'on ne dispose pas d'un moyen plus modéré pour vérifier l'incapacité de travail en question (proportionnalité). L'employeur peut avoir un intérêt prépondérant qui justifie une atteinte aux droits de la personnalité du travailleur du fait de son obligation de continuer à verser le salaire (à l'image des assurances-accidents).

Enquête sous forme d'entretiens

La conduite d'une enquête interne en recourant à des entretiens devrait représenter l’une des méthodes d'investigation les plus fréquentes. Du côté de l'employeur, une telle enquête devrait être confiée à deux personnes : l'une menant l'entretien, l'autre rédigeant le procès-verbal.

ATTENTION : Un procès-verbal sous forme d'enregistrement de l'entretien n'est admis que si toutes les personnes concernées y ont donné leur accord.

Si les personnes chargées de l'audition sont étrangères (par exemple des avocats de l'extérieur), celle-ci doivent brièvement se présenter avant de commencer et expliquer les raisons de l'enquête. Elles peuvent aussi rappeler à la personne interrogée qu'elle est tenue de donner les informations requises pour tout ce qui touche à l'entreprise (ceci découlant du devoir de fidélité). L'audition doit être organisée de telle manière qu'elle ne soit pas inutilement intimidante, mais pas non plus fallacieusement présentée comme non contraignante ou banalisée.

Etant donné qu'au début de l'enquête il y a encore peu d'informations disponibles, les personnes les plus suspectes ne devraient pas être entendues dès le début. Le devoir d'assistance de l'employeur doit aussi être respecté durant l'audition. Il ne faut pas user de tromperie ou exercer une pression psychologique excessive pour forcer les travailleurs interrogés à faire une quelconque déclaration.

EXEMPLE PRATIQUE: Un travailleur est entendu suite à des allégations de harcèlement sexuel et de mobbing. On lui explique que le sens et le but de l'entretien est de permettre aux collaborateurs de s'exprimer de manière neutre sur les relations de travail.

Cet entretien ainsi que le résultat final de l'enquête ne pouvaient pas être utilisés ultérieurement, dans un autre contexte, contre le travailleur en question. De toutes façons, il aurait auparavant fallu lui accorder le droit d'être entendu. Après qu'on lui avait indiqué qu'il pouvait s'exprimer de manière neutre, le travailleur en question ne pouvait pas s'attendre ce que les informations qu'il avait données soient tout à coup utilisées contre lui. Même si cela n'était pas intentionnel, les indications concernant l'utilisation future des informations données par le travailleur étaient trompeuses.

En règle générale, le travailleur n'a pas droit à une assistance juridique. Quant au droit de refus de témoigner dans des affaires relatives à une entreprise, il ne peut être invoqué que si l'intérêt du travailleur est supérieur à l'intérêt de l'employeur à éclaircir la situation. Et même si, le cas échéant, le travailleur s'incrimine lui-même par ses déclarations, le droit de refuser de témoigner ne peut être invoqué qu'en cas de menace de poursuites pénales. En revanche, il ne pourra pas s'en prévaloir s'il risque simplement une sanction au niveau des rapports de travail (réprimande, voire licenciement)

Droit de regard du travailleur

Selon l'art.8 de la LPD, toute personne peut demander au maître d'un fichier si des données la concernant sont traitées. Ainsi, les données relatives à une enquête interne sont en principe accessibles à la personne concernée. Toutefois, la Loi sur la protection des données prévoit que le droit d'accès puisse être refusé, restreint ou différé dans la mesure où cela est nécessaire pour préserver les intérêts de tiers ou des intérêts personnels. On peut penser par exemple au cas d'un informateur qui ne veut pas être identifié par le travailleur placé sous surveillance.

Infraction constatée - et ensuite ?

En cas d'infraction, des sanctions disciplinaires interviennent en premier lieu. Si l’infraction en question est commise pour la première fois, elle sera sanctionnée par une réprimande ou un avertissement. En revanche, en cas de fautes répétées, la résiliation du contrat de travail, voire le licenciement avec effet immédiat sont envisageables. Si l'infraction est d'une gravité telle que la poursuite des rapports de travail paraît impossible, un licenciement avec effet immédiat est également à l’ordre du jour.

Il n'est possible d'infliger des amendes que s'il existe une base juridique suffisante. On peut aussi directement définir le montant d’une amende dans le contrat de travail.

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