25/05/2020

Conformité: Exigences relatives à la conservation

Selon l’interprétation du cadre internationalement connu COSO Internal Control, un système de contrôle interne inclut le respect de toutes les normes et prescriptions légales et autres concernant l’entreprise, ce qui est également décrit par le terme « conformité ». Les obligations de conservation des documents commerciaux représentent un domaine de règlementation légale important qui concerne les entreprises suisses indépendamment du secteur ou de la taille de l’entreprise. Les principales sources juridiques concernant les obligations de conservation sont le code des obligations (CO), l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), la loi sur la TVA (LTVA) et le code pénal suisse. Le présent article vise à donner un aperçu de tous les délais de conservation important pour la comptabilité et la tenue des comptes.

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Conformité

Conformité

Prescriptions du droit commercial

Pour la conservation de données et de documents relevant de la comptabilité et de la tenue des comptes, on applique les prescriptions légales du code des obligations, titre trente-deuxième (de la comptabilité commerciale et de la présentation des comptes). Celles-ci concernent à la fois les entreprises qui, conformément à l’art. 727 al. CO, obligent à la comptabilité et à la présentation des comptes, et celles qui doivent uniquement tenir des comptes sur les revenus et les dépenses et sur la situation financière. Ces dernières incluent, en plus des entreprises individuelles et des sociétés en nom collectif avec un chiffre d’affaires de moins de 500 000,- CHF au cours du dernier exercice, également les associations et les fondations sans obligation d’inscription au registre du commerce ainsi que les fondations qui sont exemptées de l’obligation de désignation d’un organe de révision.

Pour les entreprises citées, on exige que la nature de la conservation soit généralement correcte (art. 957 al. 3 CO). En référence aux principes d’une comptabilité régulière, la conservation doit donc être complète, conforme à la vérité, systématique, démontrable avec des pièces justificatives, claire, appropriée et vérifiable.

La prescription relative à la conservation, ancrée dans le droit sur la présentation des comptes, prévoit les éléments suivants :

 

Source juridique

Objectif

Objet de conservation

Contenu de la règlementation

Art. 958f al. 1 CO

Durée de la conservation

Livres comptables, pièces comptables ainsi que rapport de gestion et rapport de révision

- au moins 10 ans à compter de la fin de l’exercice

- différenciation :

   - livres comptables et pièces comptables : papier, électronique ou similaire

   - rapport de gestion et rapport de révision : écrit (papier) et signé

Art. 3 Olico

Intégrité (authenticité et infalsifiabilité)

Livres comptables (grand livre et livres auxiliaires)

- conservation de telle sorte qu’aucune modification ne soit possible sans que celle-ci soit apparente

Art. 5 Olico

Diligence

Livres comptables et pièces comptables

- conservation soignée, ordonnée et protégée contre les influences extérieures

Art. 6 Olico

Disponibilité et consultation

Livres comptables et pièces comptables

- conservation de telle sorte qu’ils peuvent être consultés et contrôlés sous un délai approprié jusqu’à la fin du délai de conservation par une personne autorisée

Art. 7 Olico

Exigences relatives à l’organisation

Informations et données archivées

- les informations archivées doivent être séparées des informations actuelles

- la responsabilité pour les informations archivées doit être clairement réglée et documentée

- accès possible sous une obligation utile

Art. 8 Olico

Exigences relatives à l’archive

Informations archivées

- les informations doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre un accès non autorisé. Les accès et entrées doivent être enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.

Art. 9 Olico

Supports d’information autorisés

Documents archivés

- les supports d’information non modifiables (papier, supports d’image et supports de données non modifiables) sont toujours autorisés et les supports d’information modifiables sont autorisés sous certaines conditions.

Art. 10 Olico

Contrôle et migration des données

Supports d’information et données

- obligation de contrôler régulièrement l’intégrité et la lisibilité

- conditions pour la migration des données

Loi sur la TVA (LTVA)

La loi suisse sur la TVA renvoie, concernant la tenue des livres comptables et les enregistrements, aux principes déjà existants dans le droit commercial (par ex. principes de la comptabilité régulière). On renvoie également au fait que l’administration fiscale de la Confédération peut adopter, dans des cas exceptionnels, des obligations d’enregistrement allant au-delà (art. 70 al. 1).

 

Source juridique

Objectif

Objet de conservation

Contenu de la règlementation

Art. 70 al. 2 LTVA en lien avec art. 42 al. 6 LTVA

Nature et durée de la conservation

Livres comptables, pièces comptables, documents commerciaux et autres enregistrements

Conservation régulière jusqu’à l’entrée de la prescription absolue de la créance fiscale qui est prescrite 10 ans après l’écoulement de la période fiscale dans laquelle la créance fiscale est apparue.

Art. 70 al. 3 LTVA

Durée de la conservation

Documents commerciaux requis en lien avec le calcul du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable (art. 32 al. 1 LTVA) et de la prestation à soi-même (art. 31 LTVA) d’objets immobiles

Durée de conservation de 20 ans

Règlementation spéciale pour la correspondance commerciale

Depuis l’entrée en vigueur du doit révisé sur la tenue des comptes au 1er janvier 2013, il n’existe désormais plus d’obligation explicite de conservation pour la correspondance commerciale si celle-ci n’a pas de valeur cognitive pour la comptabilité et la tenue des comptes.

Au contraire, dès que la correspondance commerciale est en lien avec un cas et/ou une comptabilisation et qu’aucun autre justificatif n’est disponible comme pièce comptable, la correspondance commerciale devient simultanément une pièce comptable et est ainsi, à ce titre, soumise à l’obligation de conservation.

Les cas pratiques dans lesquels une telle situation se produit peuvent apparaître en lien avec des devis, expertises et toute correspondance écrite ou électronique (e-mail) avec des clients, fournisseurs, assurances, banques, avocats ou autres partenaires commerciaux. Cela signifie qu’une entreprise doit décider dans chaque cas particulier si la correspondance commerciale écrite et/ou électronique reçoit le caractère d’une pièce comptable. On suppose toutefois que les entreprises enregistreront et archiveront alors la correspondance commerciale généralement au-delà du délai de 10 ans autrement valable, car l’évaluation des cas particuliers est, en comparaison, chronophage et sujette aux erreurs.

Autres obligations de conservation

En lien avec la comptabilité et la tenue des comptes, il faut également respecter le délai de conservation de 10 ans pour les dossiers personnels, les documents des assurances sociales et les fiches de salaire. Ces documents peuvent aussi être liés à un cas commercial et se transformer indirectement en pièce comptable.

Conséquences légales du non-respect des prescriptions sur la conservation des documents commerciaux

Les conséquences légales du non-respect des délais de conservation sont réglées dans différentes lois. La liste suivante des dispositions pénales en vigueur offre un aperçu à ce propos :

 

Source juridique

Prescription légale

Objet de conservation

Contenu de la règlementation

LTVA

Art. 98 al. 2 lettre e

- livres comptables

- justificatifs

- papiers commerciaux et autres enregistrements

- amendes en cas de tenue non régulière

- copie

- conservation ou présentation

Code pénal

Art. 166

- comptabilité

- amendes en cas d’omission de la comptabilité

Code pénal

Art. 325

- livres comptables

- amendes en cas de tenue

 

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