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Protection des données internationales: Vidéoconférence et plateformes de collaboration

La crise du coronavirus tient l’économie en haleine. Les études et cabinets d’avocats ne sont pas non plus épargnés et en ressentent les effets. De nombreux avocats et autres collaborateurs travaillent désormais à domicile. Le terme de «télétravail», en marge de celui de coronavirus, sera probablement le mot de l’année. Aussi, c’est donc bel et bien dans le domaine de la jurisprudence que se pose la question de savoir quels seront les effets du travail à domicile sur le secret professionnel auquel les avocats sont astreints.

02/02/2021 De: Carmen de la Cruz
Protection des données internationales

Protection des données internationales: Situation de départ

Jadis, les appels téléphoniques s’effectuaient par le biais d’une ligne fixe. De nos jours, les options en matière de communications sont plus étoffées et l’on a le choix entre différents procédés, comme le VoIP, les vidéoconférences, les outils de planification et autres. Le but est d’échanger avec son interlocuteur de manière plus personnalisée ainsi que d’assurer une collaboration efficace. Il convient alors d’évaluer et de mettre en place les nouvelles solutions proposées en marge des outils logiciels déjà à disposition.

Cela signifie, pour les entreprises, de mettre en place des solutions répondant à certaines exigences réglementaires de l’UE tel le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou encore, au niveau suisse, la Loi fédérale sur la protection des données.

Outre les aspects susmentionnés que cela englobe du point de vue de la protection des données, les professions soumises au secret professionnels, comme les médecins et les avocats, doivent soumettre les informations et données personnelles à une protection spéciale.

Le secret des avocats les astreint à traiter de manière confidentielle les informations qui leur sont confiées et dont ils prennent connaissance en exerçant leur profession. Cela commence déjà, en l’occurrence, par le biais de la simple existence d’une relation avocat/client.

Ci-après, nous vous exposerons les exigences légales requises lorsque l’on souhaite mettre en place des plateformes de collaboration répondant à ces normes dans le cadre d’une relation avocat/client.

Exigences posées par la LPD et le RGPD

Outre les exigences spécifiques au secret des avocats, il convient également, à chaque fois que l’on traite des données personnelles, de respecter les prescriptions de la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Etant donné qu’en Suisse les personnes morales sont toujours et encore comprises dans le champ d’application, tous les mandats confiés à des avocats contiennent des données personnelles et c’est pour cette raison que les principes fixés par l’art. 4 ss LPD doivent être respectés.

En cas d’utilisation de logiciels, il n’est pas rare que l’on transfère certaines données au fournisseur sous différentes formes. En cas de transfert de données à l’étranger, transfert équivalant à une communication de données, il convient d’assurer un niveau de protection adéquat conformément à l’art. 6, al. 2 LPD. Les mesures de protection idoines sont d’ailleurs spécifiées au même alinéa de l’article en question.

En raison de la propagation de plus en plus étendue de l’hameçonnage et des attaques de pirates informatiques, l’art. 7 LPD traitant de la sécurité des données est d’une importance cruciale. L’art. 7, al. 1 LPD oblige en effet l’utilisateur à protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé par des mesures techniques et organisationnelles (MTO) appropriées. L’ordonnance fédérale relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD) expose, à l’art. 8 ss OLPD, différents cas de figure dans lesquels il convient de protéger les données personnelles, quoiqu’elle ne mentionne aucune mesure concrète susceptible d’indiquer comment atteindre cet objectif. Il est donc utilement précisé, à l’art. 8, al. 2 OLPD, que la gestion des MTO doit dépendre de la nature et de l’évaluation des risques liés au traitement des données ainsi que de tenir compte du niveau technique actuel.

Il est de fait indispensable de vérifier, dans le cadre des solutions envisagées ou déjà implémentées, si les exigences légales en matière de protection des données sont respectées et si les mesures techniques et organisationnelles ont bel et bien été mises en place. Pour obtenir ce renseignement, on peut se référer aux différentes déclarations de confidentialité, annexes, conventions de traitement des données de commande ainsi qu’aux CGV du fournisseur de service auquel l’on s’adresse.

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