05/01/2021

Gestion des risques: Éléments importants dans les procédures douanières

Ces dernières années, le respect des règles de conformité a pris de l’importance dans les entreprises de différentes tailles et de différents secteurs. La gestion des risques qui en découle est devenue une activité complexe. Les processus douaniers, notamment, doivent être organisés sous forme transversale entre différents services et les risques associés doivent être suivis attentivement.

De: Lena Waldhecker  ImprimerPartager 

Lena Waldhecker, M. Sc. BWL

Lena Waldhecker est consultante en droit douanier européen auprès de l’AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH. Elle soutient les entreprises dans le développement et l’amélioration des systèmes de contrôle interne dans le domaine des douanes.

Gestion des risques

Classification de la gestion des risques

Les entreprises considèrent la définition de la conformité de manière de plus en plus large car, outre le respect des réglementations (ce qui correspondrait à la définition restreinte), le respect des directives internes devient également important. Dans ce contexte, les violations potentielles du droit applicable ou des directives internes sont considérées comme des risques (de conformité).

Pour assurer la conformité, il est essentiel de disposer de systèmes fiables et efficaces de contrôle interne (et, d’un point de vue opérationnel, aussi efficaces que possible) qui, à leur tour sont mis en œuvre en accompagnement d’une gestion du risque opérationnel et en deviennent partie intégrante.

Gestion des risques en général

Identification

Dans la plupart des modèles, la gestion du risque commence par l’identification des risques. Cette phase consiste à identifier, définir et enregistrer les risques potentiels. Cela peut par exemple survenir au moyen d’une analyse des processus dans laquelle les risques potentiels sont identifiés en relation avec les différentes étapes du processus. Si certains risques peuvent être déduits de l’expérience passée, d’autres sont plus abstraits et résultent de scénarii et de considérations hypothétiques. Si les premiers risques mentionnés peuvent être compilés relativement facilement, le plus grand défi réside dans l’identification des risques inconnus jusqu’ici.

Évaluation

Les risques identifiés sont ensuite analysés et évalués au cours de l’étape suivante. Cela implique généralement une classification en fonction de l’étendue potentielle des dommages et de la probabilité d’occurrence. Par définition, un risque est soumis à un certain degré d’incertitude qui est représenté par sa probabilité d’occurrence. L’étendue des dommages reflète les sanctions potentielles de toute nature et comprend, entre autres, les conséquences en droit pénal et administratif. L’évaluation des risques dans ces deux dimensions est généralement présentée dans une matrice de risques à deux axes. Cela se traduit généralement par une hiérarchisation des risques en termes de temps et de budget, certains risques qui présentent une grande ampleur des dommages et une forte probabilité d’occurrence étant traités avec une priorité correspondante.

Suivi

Une fois les risques identifiés et évalués, des mesures appropriées de gestion des risques doivent être mises en œuvre. Dans la plupart des cas, l’objectif est de réduire le risque en régulant la probabilité d’occurrence et/ou l’étendue des dommages. Si certains risques peuvent être totalement évités, la plupart d’entre eux ne peuvent être que réduits. Dans certains cas, il est possible de transférer le risque. Les mesures appropriées à cet effet dépendent du risque spécifique. Si l’on tient compte de ces mesures, il subsiste malgré tout un risque résiduel que l’entreprise doit supporter par elle-même. Une autre distinction est faite entre un risque résiduel identifié et un risque résiduel non-identifié.

Évaluation

Afin d’évaluer l’efficacité du contrôle des risques et d’en définir une base pour de nouvelles actions dans le processus de gestion des risques, les risques et les résultats des mesures mises en œuvre seront contrôlés et les résultats seront communiqués au niveau de la direction, par exemple au moyen de chiffres clés appropriés.

Amélioration

Selon le modèle, en tenant compte de la stratégie de l’entreprise, il faudra prendre de nouveaux chemins afin de découvrir les risques encore inconnus et de les évaluer. Étant donné que l’environnement de l’entreprise change régulièrement si l’on considère le cadre juridique prescrit par l’extérieur, ce qui est aussi le cas des conditions et des processus internes, les divergences sont assez courantes en matière d’évaluation des risques. Même l’adéquation des mesures utilisées pour contrôler les risques va évoluer dans le temps.

Dans ce contexte, il est clair que la gestion des risques est un processus dynamique et qu’une analyse ponctuelle des risques ne suffit pas à contrôler les risques pertinents de manière ciblée et efficace avec des mesures cohérentes qui pourront s’appliquer sur plusieurs années. Elle dépendra plutôt d’une révision et d’une adaptation continues aux circonstances internes et externes.

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Gestion des risques dans le domaine douanier

Il convient de relever l’existence d’éléments pertinents dans la gestion des risques qui sont liés aux processus douaniers.

Identification

Comme décrit ci-dessus, toute possibilité d’infraction aux réglementations légales ou internes constitue un risque. Dans le cadre des procédures douanières, deux risques fondamentaux sont concevables: une violation des exigences légales et une des règlements internes. Dans le cadre du principe d’autoévaluation, les entreprises doivent s’efforcer de fournir des informations correctes dans les déclarations en douane afin que le déroulement des opérations puisse être effectué sur une base correcte.

Conditions générales externes

Le défi est que les procédures douanières sont mises en œuvre dans un cadre juridique constitué de diverses sources juridiques. Il ne s’agit pas seulement de veiller régulièrement au respect du droit douanier suisse. Dans l’importation, l’exportation et le transit de matériaux, les bureaux de douane sont plutôt soumis à des interdictions et à des restrictions résultant d’autres sources légales. La loi fédérale suisse sur les stupéfiants ou la Convention de Washington sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction (CITES) sont des exemples de ce type de législation, mais il existe encore de nombreuses autres lois pertinentes pour la circulation transfrontalière de marchandises. Ces sources juridiques donnent lieu à des exigences particulières (par exemple, les licences d’importation); des sanctions sont prévues en cas de violation à ces exigences juridiques.

Conditions générales internes

Aux exigences juridiques diverses et parfois complexes s’opposent des situations opérationnelles qui rendent plus ou moins probables les violations des réglementations externes ou internes, selon la taille de l’entreprise, le type et l’ampleur des flux internationaux de marchandises et d’autres facteurs individuels.

Si les sources juridiques et les lignes directrices internes pertinentes constituent une base importante pour l’identification des risques de chaque entreprise, les processus opérationnels et les pratiques internes le sont également. L’identification des risques ne peut donc avoir lieu qu’en tenant dûment compte des processus pertinents; souvent, organiser un séminaire interne avec les parties prenantes concernées est utile à cette fin.

Évaluation

L’évaluation ultérieure des risques identifiés a une grande importance pour la suite de la procédure. Lorsque l’on examine l’impact des dommages, il est important de prendre en compte non seulement le montant des amendes et des pénalités éventuelles, mais aussi les conséquences possibles en vertu du droit administratif pour les processus opérationnels et les pertes économiques associées.

En ce qui concerne la probabilité d’occurrence, il convient de préciser quels sont les facteurs qui influencent cette probabilité. Le volume des processus en est un exemple: d’une part, des processus particulièrement fréquents peuvent entraîner des pertes éventuelles du fait de leur nombre et, d’un autre côté, des processus extrêmement rares relèvent aussi d’une forte vraisemblance du fait de leur rareté. Un autre facteur d’influence est le degré de connaissances des collaborateurs qui varie avec le temps et qui peut jouer un rôle important dans l’appréciation d’un risque, notamment s’il existe une forte rotation du personnel. L’automatisation des processus joue également un rôle, par exemple lorsqu’il s’agit d’évaluer les risques liés aux saisies manuelles.

Suivi

L’élaboration de mesures efficaces pour éviter, réduire ou transmettre les risques évalués dépend à son tour du risque spécifique et de facteurs pertinents d’influence. La distinction entre les mesures préventives qui visent à prévenir les violations potentielles et les mesures de détection qui visent à détecter et, si nécessaire, à corriger ultérieurement les violations, est une catégorisation possible des mesures dans ce contexte.

Ces deux mesures peuvent désormais être soutenues par l’informatique. Les contrôles de vraisemblance mis en place dans le système empêchent la saisie de données manifestement erronées et une analyse des données effectuée ultérieurement aide l’entreprise à identifier les divergences et à découvrir ensuite les erreurs de manière indépendante, avant qu’elles ne se manifestent lors du prochain contrôle douanier.

Dans la pratique, cependant, il a été démontré qu’en dépit du soutien informatique, un bon cadre organisationnel est indispensable en termes de prévention. En relèvent la gestion entre les services de tous les processus liés aux douanes ainsi que le développement et l’expansion ciblés de l’expertise nécessaire des employés concernés.

Évaluation

Pratique courante dans la gestion des risques en général, une évaluation devrait également être effectuée en relation avec les processus douaniers afin de déterminer comment les erreurs et anomalies découvertes en interne évoluent dans le temps. À cette fin, il est possible, par exemple, de déterminer les taux d’erreur et de procéder à une évaluation qualitative des résultats. Sur cette base, les mesures existantes peuvent être évaluées et éventuellement adaptées à l’étape suivante.

Amélioration

Afin de prendre en compte la dynamique des conditions externes et internes ainsi que les connaissances acquises lors de l’évaluation précédente, la gestion des risques dans le domaine des douanes nécessite également des ajouts et des ajustements constants.

Négligence criminelle

La gestion des risques liés aux procédures douanières est souvent négligée dans les systèmes de gestion des risques pilotés par le secteur financier ou d’autres domaines spécialisés. Toutefois, compte tenu des conditions générales complexes de la circulation transfrontalière des marchandises, il est indispensable de tenir compte des risques associés, notamment ceux liés à la taille de l’entreprise et à l’ampleur du flux international de marchandises. Cela inclut régulièrement la mise en place d’un système de contrôle interne.

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