01/07/2014

Créances: Comment les gérer professionnellement?

On se donne toutes les peines du monde pour trouver de nouveaux clients et les satisfaire, puis la facture se fait attendre. Fatalité ou mauvaise organisation dans l'établissement des créances?

De: Heike Eberle   Imprimer Partager   Commenter  

Heike Eberle

Heike Eberle, née en 1967, est une cheffe d’entreprise, une animatrice et une auteure passionnée. Elle est engagée depuis douze ans dans sa propre entreprise de construction qui, malgré bien des turbulences, obtient de bons résultats. C’est bien là une preuve incontestable de force mentale. Elle sait que seules les personnes profondément équilibrées surmontent les turbulences externes. Elle est entre-temps considérée comme une spécialiste de la construction. Son implication, corps et âme au sein de l’entreprise familiale, la pousse à transmettre ses acquis sous forme de trainings et de conseils aux entreprises ouvertes et désireuses d’évoluer. Personne très active, elle est heureuse de pouvoir faire bouger les lignes et de faire avancer les choses. Elle aime la lecture, joue au tennis, blogue, fait du jogging, surfe sur Internet et enrichit ainsi ses connaissances jour après jour.

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Créances

Créances

X est entrepreneur. Il croule sous le travail et ne parvient qu’à grande peine à consacrer du temps à ses factures. Il doit ruser pour trouver le temps, durant le week-end, d’en établir quelques-unes pour des mandats terminés depuis bien longtemps déjà. En les recevant, certains clients se disent qu’il était temps, mais que s’il a tant attendu il peut patienter encore un peu plus avant d’être payé... En effet, des mois séparent la fin des travaux, l’établissement de la facture et son paiement. Entretemps, il faut payer le matériel et le personnel. Les conséquences s’en font sentir au plus tard lorsque le compte en banque est dans le rouge ou que les huissiers sont à la porte...

Que faire?

Etablir les créances sans attendre

Il faut établir ses factures sans attendre, de manière compréhensible et transparente, pour encaisser ses créances.

Cela peut sembler une Lapalissade si je vous conseille d’envoyer vos factures en continu, dès que les prestations ont été réalisées. Mais ça a l’avantage d’être clair pour tous. Or la réalité est tout autre. Les entreprises exploitées par une seule personne et les grands groupes ne sont pas les seuls à laisser les factures prendre la poussière dans des bacs. Et nous avons vu ci-dessus quelles peuvent être les conséquences.

Les statistiques sont formelles: la plupart des faillites sont dues à un manque de liquidités. Cela signifie qu’une entreprise ne peut avoir de liquidités que si elle a des commandes, qu’elle peut établir des factures et que les montants dus arrivent rapidement sur son compte, afin de payer ses dépenses – les salaires et le matériel notamment. L’entreprise qui engage des dépenses doit auparavant avoir généré des entrées. C’est aussi simple que cela. Encore une fois: les entrées doivent arriver avant que l’on soit submergé par la vague de dépenses et que l’on se mette fébrilement à établir des factures, poussé par la panique.

Je vous conseille par conséquent d’établir une règle à l’attention de toute votre équipe: «les factures doivent être expédiées au plus tard x jours après la fin du mandat.» Cela présuppose évidemment d’avoir fixé une procédure adaptée: fin du mandat – transmission à la division facturation – établissement de la facture.

Outre cette règle de base, il convient de régler certains détails: veillez à ce que vos factures soient en tous points conformes à la législation en vigueur et qu’elles soient faciles à comprendre pour votre client. Et n’oubliez pas d’indiquer un délai pour leur règlement. De petits malins pensent toujours pouvoir éviter de payer rapidement : ils prétendront qu’en l’absence de délai de paiement, ils ne paient que dans les 30 jours prévus par la loi. Ce sont des balivernes dépourvues de tout fondement juridique.

Gérer les créances

Il faut toujours avoir les créances à l’esprit, les passer en revue régulièrement et ne pas lâcher le morceau!

Le premier obstacle a été surmonté: les factures sont expédiées au fur et à mesure. Elles deviennent alors des créances, et le restent peu de temps si tout se passe bien. Indiquer une date limite pour le paiement accélère le processus chez vos clients désireux de régler leur dette envers vous, mais ne fait pas pour autant des miracles.

Il vous faut passer en revue une fois par semaine au moins vos créances. Vous devriez bien les suivre et savoir quels clients ont tendance à régler rapidement vos factures, et lesquels ont besoin d’un petit rappel à l’ordre. Identifiez les clients en retard et passez à l’étape suivante.

Faire avancer les créances

Si je n’appelle ce point ni rappel ni sommation, c’est pour souligner qu’il s’agit ici d’une relation spéciale: votre client a obtenu une prestation dont la contrepartie est sa créance. Une attitude trop dure de votre part vous mettra à dos même vos meilleurs clients. Sans compter qu’il peut arriver que votre facture ne soit pas parvenue à destination, qu’elle ait été mise de côté par mégarde et que votre client vous remerciera alors de lui avoir passé un petit coup de fil pour prendre de ses nouvelles. Nous craignons en général de téléphoner pour évoquer les créances en suspens, car nous ne voulons pas énerver notre client. Or nous sommes dans notre bon droit: nous avons livré une prestation parfaite, notre client a eu une contrepartie. A nous d’avoir la nôtre.

Et si vous lanciez un coup de téléphone pour susurrer à l’oreille de votre client retardataire: «Bonjour, ici votre mauvaise conscience. Puis-je vous demander si vous avez bien reçu notre facture?».

Un tel appel vous permet d’être proche de votre client, vous donne une prise directe sur sa situation. Cela vous prend plus de temps que d’envoyer un rappel, mais c’est bien plus efficace. Un rappel ou un mot gentiment écrit ne sont que des bouts de papier qui pourront attendre: vous ne savez pas si votre créance sera réglée immédiatement ou dans quelques semaines seulement. En parlant directement avec la personne, vous en savez tout de suite bien davantage. Faites comme autrefois, parlez de vive voix avec vos clients.

J’ai testé moi-même les conseils que je vous donne ici. Pensez aussi à une chose: remerciez chaleureusement les clients qui paient aussi vite que leur ombre. Vous renforcerez ainsi ce comportement, et les liquidités de votre entreprise en profiteront.