31/08/2020

Contrôle de l'origine: Faire face a un contrôle d'origine des marchandises

La vérification de l’origine d’un produit peut déclencher des désagréments chez les responsables. Surtout lorsqu’ils sont confrontés à ce défi pour la première fois dans de la circulation des marchandises. Mais attention: il ne faut pas confondre un contrôle de l'origine à venir avec un contrôle douanier ordonné par les autorités avec ordre de contrôle à l’appui.

De: Olcay Erden  ImprimerPartager 

Olcay Erden

déclarant en douane avec CFC, chargé des expéditions internationales/consultant en douane, travaille chez Finesolutions SA à Zurich.

 

Contrôle de l'origine

Contrôle de l'origine

Courrier recommandé de l’Administration fédérale des douanes

Imaginez que vous êtes employé à l’exportation dans une entreprise de commerce et de production. Vous connaissez tous les employés, les processus internes et les produits et vous savez comment fonctionne le processus d’exportation dans l’entreprise. Tout se passe comme d’habitude sauf que, un jour, vous recevez une lettre recommandée du bureau de douane régional annonçant un contrôle de l'origine à venir. Cette lettre a effectivement été envoyée à la direction, mais celle-ci vous l’a fait transmettre immédiatement.

Notre exemple concerne un examen de l’origine préférentielle des marchandises dans le cadre de l’accord de libre-échange AELE-Tunisie. Si vous regardez de plus près, vous verrez qu’il s’agit même de la «Ferrari d’un contrôle de l'origine», c’est-à-dire d’un contrôle de l'origine EUR-MED.

La lettre recommandée est accompagnée d’une copie de votre facture commerciale avec la déclaration d’origine et votre numéro d’autorisation en tant qu’exportateur agréé. Jusque-là, tout va bien. Mais vous remarquez maintenant avec horreur que pour tous les produits originaires de l’UE (France et Espagne) ont été complétés à la main d’une remarque sur le cumul «no cumulation applied». C’est une caractéristique typique d’une déclaration d’origine EUR-MED et une indication claire que la première vérification de l’origine en cours sera le test ultime. Avec cette modification apparemment mineure sur la facture, la boîte de Pandore a été ouverte, c’est-à-dire qu’un contrôle de l’origine par les autorités douanières tunisiennes a été demandé.

Garder la vue d’ensemble - Enquête sur les causes dans le système EUR-MED

Le système EUR-MED exige de solides connaissances et encore plus une bonne organisation afin de garantir que les importations de marchandises originaires de l’UE (du point de vue de la Suisse) puissent se dérouler sans droits de douane en Tunisie. Un fait qui n’est probablement connu que de très peu d’entreprises. Pour vous, en tant que spécialiste de l’exportation, c’est une situation presque désespérée qui suscite d’innombrables questions.

Après avoir surmonté le premier choc du contrôle de l’origine, il est important d’avoir une vue d’ensemble. À cette fin, vous établirez une liste de règles d’interprétation et informerez la direction et les autres services concernés par ce processus. Notre expérience pratique avec de nombreuses entreprises montre que les points suivants font souvent défaut dans la gestion de l’origine préférentielle des marchandises:

  • manque de responsabilité et de soutien de la DG/du CEO
  • manque d’informations sur l’origine des marchandises (organisation/coordination)
  • expertise douanière insuffisante
  • confiance aveugle dans les tiers

Vérification de l’origine EUR-MED

Un accord de libre-échange (ALE) est normalement conclu entre deux partenaires de libre-échange. Remplir toutes les exigences douanières pour obtenir l’origine préférentielle des produits est un véritable défi, même avec deux partenaires. Toutefois, le protocole d’origine EUR-MED peut impliquer que deux ou plusieurs partenaires de libre-échange appliquent entre eux les mêmes règles d’origine. Cela ajoute une couche supplémentaire de complexité.

Procédure recommandée

  • Informer la direction (si ce n’est pas déjà fait)
  • Créer un schéma conceptuel
  • En cas de manque d’expertise: demander immédiatement une aide extérieure
  • Faire participer les autres services concernés
  • Demander des certificats de préférence pour les matériaux (ici sur la base d’EUR-MED) au service des achats
  • Obtenir des nomenclatures/procédés de fabrication des produits fabriqués en interne
  • Faire un calcul préférentiel correct
  • Identifier les déficits et les lacunes

Qui est responsable de la détermination de l’origine préférentielle des marchandises?

La direction estime souvent que la détermination et le traitement de l’origine préférentielle des marchandises sont des tâches «isolées» du service de vente/exportation. Loin de là, car les employés de ce service manquent d’informations élémentaires. Pour un contrôle de l'origine, certaines données très sensibles doivent être divulguées, même s’il n’est pas toujours possible que vous ayez accès à ces documents en tant que spécialiste de l’exportation.

Un autre aspect pourrait être de contacter le responsable des achats et de demander une preuve d’origine pour tous les matériaux achetés sous forme EUR-MED pour le contrôle de l'origine. Cependant, vous pourriez être confronté à une réaction négative avec une remarque du genre: «EUR-MED - qu’est-ce que c’est? Nous ne l’avons jamais fait avant, cela n’existe pas».

La détermination de l’origine préférentielle des marchandises touche différents secteurs d’une entreprise qui doivent travailler ensemble pour garantir le traitement correct des préférences. C’est la raison pour laquelle la fiche d’information sur l’EA désigne généralement une personne habilitée à donner des instructions qui est responsable du traitement correct des préférences au sein de l’entreprise.

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Complément «no cumulation applied»

La question reste ouverte de savoir comment le calcul commercial a été complété par la suite à la main avec un «no cumulation applied». Il s’avère ici que cet ajout a été fait par le précédent commis à l’exportation peu avant l’importation des marchandises en suivant les instructions données par le transitaire par téléphone. Grâce à cet ajout, les marchandises de l’UE peuvent désormais être importées en Tunisie en franchise de droits dans les conditions EUR-MED.

Pour résumer, vous avez maintenant l’aperçu suivant: la direction décline toute responsabilité, il n’y a pas d’autorité pour donner des instructions au service des achats et le service des exportations navigue à l’aveuglette en ce qui concerne l’origine et fait confiance sans réserve aux partenaires/clients.

Élaborer une stratégie pour une vérification réussie de l’origine

Lors d’une vérification de l’origine, vous pouvez soit jeter l’éponge et abandonner, soit prendre l’initiative et créer un plan directeur pour la préparation effective de la prochaine vérification de l’origine. Vous devrez alors utiliser ce plan pour améliorer à long terme les résultats obtenus au sein de l’entreprise.

Attirer l’attention d’une entreprise sur un sujet comme la gestion de l’origine préférentielle peut être très difficile. Le sujet a été plutôt négligé pendant de nombreuses années. En attendant, il connaît un réel regain d’intérêt. La raison en est simple: divers pays ont reconnu qu’ils peuvent générer des droits de douane supplémentaires relativement facilement en augmentant le nombre de contrôles d’origine. Cela ne nécessite pas de nouvelles lois ou réglementations, il s’agit simplement de vérifier si les contrats existants sont respectés.

N’hésitez pas et faites appel à un soutien extérieur, même si vous constatez que vous n’arrivez à rien avec les décideurs de votre entreprise. La délivrance de fausses preuves d’origine n’est pas une infraction banale et peut avoir de graves conséquences! N’oubliez pas non plus que l’ignorance n’est pas une excuse.

Sensibilisation de la direction au sujet de l’origine préférentielle des marchandises

La direction doit être sensibilisée à la question de l’origine préférentielle des marchandises. La coordination doit être effectuée avec le soutien de la direction, car il se peut que vous, en tant que spécialiste de l’exportation, ne disposiez pas de l’autorité interne nécessaire pour donner des instructions.

Il faut faire prendre conscience à la direction de ce qui peut menacer l’entreprise et en particulier à la personne responsable de l’origine des marchandises. Précisez qu’une organisation structurelle/processus interservices doit être créée dans l’entreprise pour gérer l’origine préférentielle.

Les membres de la DG et les responsables commerciaux du service des ventes à l’exportation doivent également savoir que la participation au système est volontaire. Toutefois, si vous délivrez des certificats d’origine préférentiels, vous êtes tenu de respecter les règles du jeu.

Faites en sorte qu’il n’y ait plus de confiance aveugle vis-à-vis des clients/partenaires/fournisseurs. Ceux-ci sont à la source d’intérêts différents qui, comme le montre le présent cas, peuvent créer des problèmes considérables pour l’exportateur suisse. L’intérêt du transitaire est de livrer les marchandises rapidement et à moindre coût. L’importateur/client souhaite payer le moins possible de droits de douane, d’impôts à l’importation et d’autres charges. Et vos partenaires/clients ne se soucient pas vraiment de savoir ce qu’implique, dans les détails, l’ajustement de la facture pour vous en tant qu’exportateur.

Préparation du contrôle de l’origine - Un travail intensif

Vous devez maintenant passer en revue tous les éléments de la facture commerciale et vérifier les preuves d’origine correspondantes sous forme EUR-MED pour les matériaux utilisés:

  • Pour les produits originaires de l’UE, il serait pratiquement impossible d’organiser rétrospectivement ces preuves d’origine sous forme EUR-MED
  • Pour tous les articles produits en interne, les preuves de l’origine doivent également être fournies conformément aux règles de la liste (principalement le critère de saut de position ou de valeur)
  • Dans le cas d’un critère de valeur, l’origine doit être prouvée conformément à un calcul préférentiel de toutes les matières premières utilisées plus les services rendus sur le plan national (travail/bénéfice)

Après avoir vérifié tous les éléments, vous pourrez voir approximativement l’étendue de votre erreur du fait d’une fausse déclaration d’origine. Si nécessaire, réfléchissez à nouveau si vous pouvez éviter un contrôle de l'origine négatif grâce à une aide extérieure. Sinon, résumez toutes les constatations et tous les documents concernant l’origine des marchandises dans un courriel et envoyez-le à votre direction régionale concernée des douanes.

Dans notre exemple, le résultat du contrôle sera négatif, car aucun certificat préférentiel ultérieur sous forme EUR-MED ne peut être obtenu pour les marchandises commerciales en provenance de l’UE. La personne figurant sur le formulaire de renseignements EA et habilitée à donner des instructions peut être soumise à une sanction (amende et/ou procédure pénale). Dans certains cas, l’entreprise sera menacée de se voir retirer le statut d’exportateur agréé du point de vue suisse. Votre client étranger peut être soumis à des réclamations supplémentaires pour les droits de douane. La relation avec votre importateur/client pourrait également être tendue en raison du dommage provoqué à votre réputation.

ASTUCE DE LA PRATIQUE
Si vous ou votre supérieur hiérarchique avez déterminé que rien d’autre peut être sauvé, nous vous recommandons de communiquer  les fautes commises ouvertement et de manière proactive aux douanes sous la forme d’un courriel. Cette stratégie est beaucoup plus avantageuse que d’essayer de cacher ces erreurs. Faites également preuve de coopération active et constructive lors de l’inspection et respectez strictement les délais fixés.

Contrôle de l’origine, une chance

Une première vérification de l’origine dans le domaine de l’origine préférentielle ne suscite certainement pas une explosion de joie. Si l’on ne perd pas de vue l’objectif, si l’on identifie les déficits et les lacunes, si l’on fait participer les décideurs et les responsables et surtout les alliés (internes et externes), la vérification peut être considérée comme une opportunité. Une analyse de risque approfondie et une communication ouverte et proactive avec l’administration douanière peuvent conduire à un succès à long terme malgré un bilan négatif. Un autre aspect positif devrait également être votre rythme cardiaque qui devrait rester à la normale lors des prochains audits.

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