03/09/2019

Exportateurs agréé: Comment maintenir son statut

La question ne se pose même pas: la tonalité dans les relations commerciales internationales s’est renforcée et les activités à l’étranger sont plus difficiles. En outre, l’Administration suisse des douanes est de nouveau plus active selon nos observations et vérifie constamment les «VIPs» parmi les entreprises exportatrices. Il s’agit de ceux qui disposent d’un statut d’«exportateur agréé (EA)».

De: Lea Derendinger  ImprimerPartager 

Lea Derendinger

experte en douane avec dipl. féd., spécialiste des transports avec dipl. féd. Chez FineSolutions SA à Zurich, cette collaboratrice de douane a des responsabilités diverses. Du fait de son expérience pratique de 20 ans dans différents secteurs de l’administration fédérale des douanes, dans l’industrie et dans la logistique, elle accorde une grande valeur aux formations et aux conseils axés sur la pratique.

Exportateurs agréé

Exportateurs agréé

Si votre entreprise est un exportateur agréé (EA), elle fait partie des VIPs dans le trafic de marchandises. Avec ce statut d’EA, elle bénéficie de différents privilèges qui simplifient et accélèrent l’exportation de marchandises.

Les privilèges en tant qu’exportateur agrée:

  • Émission de factures avec des déclarations d’origine simplifiée
  • Pas de signature nécessaire sur l’original
  • Pas de valeurs limites à observer

Pour conserver ce statut de VIP, vous devez toutefois satisfaire à certaines obligations. Car, depuis quelques années, l’administration des douanes vérifie si une entreprise peut conserver le statut d’exportateur autorisé ou s’il faut la lui retirer.

Cet article précise pour quelle raison et comment une entreprise exportatrice peut bénéficier de ce statut d’EA. Nous préciserons comment conserver le statut d’EA et quelles sont les précautions que vous devez prendre pour être armé en cas de contrôle.

Obtenir le statut d’«exportateur agréé» et monter dans la ligue des VIPs n’est pas une chose facile. Et après, rester VIP est tout aussi difficile.

Une vision plus minutieuse de l’entreprise

Depuis 2013, l’administration des douanes contrôle non seulement les entreprises qui demandent à bénéficier du statut d’EA, mais aussi celles qui en bénéficient depuis longtemps. A la différence du contrôle d’origine d’un cas spécifique à l’exportation, le statut d’EA doit s’avérer conforme sur la durée.

Lors du contrôle, il vous sera demandé de remplir le «formulaire de renseignement pour exportateurs agréés» disponible au format Excel sous (https://www.ezv.admin.ch/ezv/fr/home/infos-pour-entreprises/exonerations--allegements--preferences-tarifaires-et-contributio/exportation-de-suisse/accords-de-libre-echange--origine-preferentielle/exportateur-agree.html).

Ce formulaire renseigne sur:

  1. Des indications précises sur les importations et les exportations de votre entreprise
  2. La nomination des deux personnes responsables qui sont compétentes pour le déroulement de la préférence
  3. Un descriptif de la détermination d’origine dans votre entreprise
  4. Un descriptif des processus commerciaux internes liés au statut d’EA

Pour les entreprises qui possèdent le statut d’EA depuis des années ou même des décennies, ces indications sont généralement difficiles à collecter. Souvent, les personnes qui ont demandé avec succès ce statut il y a de nombreuses années ont quitté l’entreprise. Les restructurations et les processus en mutation constituent un autre motif d’explication à la perte du «savoir-faire».

Il est donc important de comprendre les intentions de l’AFD. La feuille de renseignement EA n’est pas un obstacle administratif, c’est un check-up. Trois questions sont essentielles dans ce contexte:

  1. Votre entreprise dispose-t-elle toujours du droit à un statut EA?
  2. Utilisez-vous correctement ce statut?
  3. Vos processus internes correspondent-ils aux indications préalables?

Vous avez apprécié ces avantages jusqu’ici

Au travers de cette feuille de renseignements, l’AFD va vérifier si votre entreprise peut continuer à bénéficier du statut d’EA. Il s’agit ainsi d’une affiliation à un club exclusif. Car en Suisse alémanique, par exemple seules 2 500 entreprises sont affiliées en tant qu’EA.

Vous bénéficiez ainsi de deux avantages:

  • La déclaration d’origine sur la facture peut être imprimée en cas de mention du numéro d’autorisation EA dans la plupart des conventions de libre-échange sans respecter une quelconque valeur limite. Cela supprime un obstacle laborieux et coûteux: quiconque ne dispose pas d’un statut d’EA doit rédiger une preuve de préférence par écrit à partir d’une valeur de marchandise déterminée (par exemple 6 000 euros) et la faire timbrer par la douane, ce qui n’est possible que pendant les heures d’ouverture de celle-ci.
  • L’autorisation permet une grande simplification administrative. La charge administrative de rédaction des preuves de préférence par écrit est supprimée et on peut renoncer à la signature par ailleurs impérative dans la déclaration de facture, quelle que soit la valeur de la livraison.

Quiconque disposait jusqu’ici d’une autorisation, mais la perd, doit compter sur des frais supplémentaires sensibles pour la création des preuves de préférence. Il faut donc garder clairement à l’esprit qu’une feuille de renseignement Exportateurs agréé incomplète ou réalisée avec des chiffres peu plausibles aura des inconvénients graves.

Convention de libre-échange

CETA, NAFTA et TTIP: les conventions de libre-échange sont dans toutes les bouches et remuent les esprits. À peine une nouvelle convention de libre-échange est-elle négociée que les entreprises la déploient naturellement dans les meilleurs délais. C’est ce qui s’est également produit avec la convention commerciale conclue entre la Suisse et la Chine. Mais, pour que les droits de douane soient réellement supprimés, il faut que les entreprises se préparent en conséquence, car il existe de nombreux points qui doivent être pris en considération afin que ce que l’on appelle les «barrières commerciales tarifaires» soient suspendues.

Preuve de la préférence

Les concepts de «préférence», «preuve de la préférence» ou «origine préférentielle des marchandises» sont sources de confusion. Le dictionnaire définit le mot «préférence» de la manière suivante: «avantage procuré par certains pays». Il s’agit ici concrètement de réductions sur les taxes douanières que les pays s’accordent mutuellement dans le cadre de conventions de libre-échange conclues entre eux.

 

Calcul de la préférence

contre

Transfert de l’origine préférentielle

Pour les articles qui sont construits

 

Pour les pures marchandises commerciales

Pour les articles dont les matériaux de construction sont également fabriqués intégralement dans la propre entreprise

 

La preuve préalable d’origine est disponible dans tous les cas

 

Pour les articles sur lesquels des améliorations sont effectuées

 

 

Pour les articles qui doivent être réparés

 

 

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Où se trouvent les chiffres corrects ?

Quiconque a souvenir de ces avantages voudra certainement conserver son statut d’EA. Toutefois, au moment du remplissage, il existe plusieurs difficultés. De nombreux champs de la feuille de renseignement sont liés entre eux et c’est la raison pour laquelle leurs chiffres peuvent sembler rapidement, aux yeux de l’AFD, incomplets, inconsistants ou même peu plausibles. Cela s’applique particulièrement aux indications relatives à l’importation. De nombreuses entreprises n’ont pas les chiffres exacts sur les quantités de marchandises qu’elles importent depuis quelles zones de libre-échange. Nous sommes en partie en mesure de vous soutenir lors du remplissage des chiffres manquants.

La recherche commune de chiffres pour les différentes parties du formulaire de renseignement EA est souvent difficile et laborieuse.

Vos obligations en tant que membre du club

Le statut Exportateurs agréé ne constitue pas, pour les entreprises exportatrices, une affaire accessoire, c’est un véritable privilège. Quiconque souhaite bénéficier des avantages de ce statut doit donc respecter un certain nombre d’obligations:

  1. Les entreprises doivent prouver, en tant qu’EA, que la propriété de préférence des marchandises a été déclarée correctement. Elles doivent disposer de certains certificats d’origine de la part des achats et d’une calculation correcte des préférences
  2. En tant qu’exportateur agréé, l’entreprise doit suivre régulièrement des formations techniques
  3. Deux personnes au minimum doivent être annoncées à l’AFD. La première assume la responsabilité générale de l’origine préférentielle (responsabilité du processus avec pouvoir de directive) et la seconde est chargée du traitement (exécution opérationnelle).

INDICATION

Les chiffres de l’entreprise ne sont pas les seuls à constituer des informations expressives dans la feuille de renseignement EA. Souvent, la question est posée par rapport à «l’organisation de la détermination de la préférence» et c’est là que l’on constate des carences dans le processus au sein de l’entreprise. La transmission des informations de préférence de l’importation à l’exportation constitue justement, dans de nombreuses entreprises, une grande difficulté parce que les processus et les responsabilités ne sont pas clairement définis. Un contrôle de statut de l’exportateur agréé ne doit pas être considéré par les entreprises uniquement comme une charge, mais aussi comme une opportunité de poser des questions et de remettre en question les déroulements internes. Cela s’applique également aux responsabilités par rapport au déroulement douanier et à l’origine des marchandises qui doivent être clairement définies.

Demeurez un exportateur gréé – et évitez ainsi tout problème

Pour conserver votre statut d’Exportateurs agréé et éviter tout changement inutile, les étapes suivantes sont logiques:

  • Veillez à ce que les chiffres corrects soient saisis dans la feuille de renseignement – notamment pour les importations
  • Assurez-vous que le statut EA, ses droits et ses obligations soient ancrés dans le savoir de l’entreprise. Adaptez les manuels, check-lists et documents des remplaçants
  • Prenez les mesures organisationnelles nécessaires: lors de réorganisations ou de changements de personnes, il faut garantir que les personnes responsables soient informées et formées (cela concerne par exemple les descriptifs de fonction, les conventions d’objectifs, etc.)
  • Soignez une communication active avec l’administration des douanes. Annoncez notamment les changements de personnes sans retard afin que les personnes responsables soient connues en permanence. Archivez la correspondance y relative

Le travail en vaut la peine

Le nombre de détenteurs d’une autorisation Exportateurs agréé actuelle en cours de contrôle par la direction des douanes n’est pas publié. Mais par le nombre croissant de demandes de nos clients par apport à la manière de remplir le formulaire de renseignements Exportateurs agréé, nous en déduisons que de nombreux détenteurs de cette autorisation, si ce n’est tous, devront compter tôt ou tard sur des contrôles ultérieurs de ce genre.

Il semble donc utile de vérifier dès maintenant les processus et les responsabilités correspondantes. Car la valeur du statut d’exportateur agréé ne se fera sentir, au pire, que lorsqu’on l’aura perdu.

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