19/01/2021

E-Facture: Le moteur de la numérisation du département financier

Quel que soit le secteur dans lequel travaille votre entreprise, les départements financiers sont presque tous confrontés au même problème: l’efficience administrative doit être accrue à moyen terme – crise ou pas crise. La numérisation peut être utile à cet égard. Conseils et astuces pour leur mise en œuvre.

De: Andreas Bünter   Imprimer Partager  

Andreas Bünter

Andreas Bünter est expert en gestion des coûts et des recettes des entreprises moyennes. Il conseille des clients de l’industrie, du commerce et de la santé. Il est analyste financier avec dipl. féd. et auteur du livre «Transformation numérique pour accroître sa compétitivité».

E-Facture

E-Facture

Le défi: une meilleure efficience

Il est clair que le relèvement de l’efficience dans le domaine administratif ne constitue pas le seul défi auquel les départements financiers sont confrontés. Toutefois, ils doivent être conscients, même en temps de crise, que ces problèmes se poseront à nouveau avec acuité au plus tard lors de la prochaine reprise:

  • Pénurie de travailleurs qualifiés
  • Augmentation des exigences comptables
  • Risques de sécurité et de contrôle
  • Des processus défectueux irritent les clients

Tous ces problèmes ont souvent la même origine, à savoir qu’ils sont les symptômes de processus basés sur des activités manuelles, autrement dit, sur un mode de travailler qui prend beaucoup trop de temps. Ce qui, combiné au manque de main-d’œuvre actuel, constitue un véritable défi. En outre, tout le monde sait que de mauvais processus numérisés restent de mauvais processus.

Une première étape dans le processus de numérisation est constituée par la facture électronique. En 2018 (dernière mesure), près de 21,49 millions de factures électroniques avaient été envoyées en Suisse. La facture électronique est incontestablement l’élément clef de base dans l’automatisation des processus. Souvent, elle est transmise en tant que PDF et déposée en partie sous forme complémentaire dans l’outil CRM (Customer Relationship Management).

La plupart des entreprises disposent aujourd’hui à la fois de formulaires électroniques et papier. Ce double traitement génère des coûts supplémentaires que toute entreprise devrait éviter. Certaines font ainsi payer les factures papier afin de partager leurs coûts avec le client. Combien de classeurs avez-vous acheté ces derniers mois pour stocker des factures?

Bien qu’il y ait une forte tendance générale à aller en direction de la facturation électronique, les petites entreprises en particulier continuent à imprimer des factures pour les archiver dans leur propre système de classement, ce qui n’apporte aucune valeur ajoutée.

Cela s’applique également à d’autres documents qui sont toujours imprimés. En l’absence de dispositions juridiques contraires, chaque document ne devrait exister que sous forme électronique. Pour que cela soit utile partout, il faut évidemment que les équipements correspondants, tels qu’une solution d’archivage, soient déployés. Une raison fréquente pour laquelle les entreprises hésitent encore à investir dans l’archivage électronique est constituée par les incertitudes dans le secteur de la sécurité informatique. Mais revenons à notre sujet.

Optimisation de la comptabilité des fournisseurs grâce à la transformation numérique

Considérons de plus près cet exemple. L’optimisation de ce domaine rend déjà rentable la transformation numérique aux yeux de la plupart des directeurs financiers. Considérons ensuite comment ce système fonctionne dans une entreprise qui a entièrement automatisé ses factures.

Grâce à l’indexation intelligente, le temps nécessaire à la saisie des données peut être réduit d’environ 95%. Cette énorme économie de temps peut maintenant être utilisée à des fins beaucoup plus productives. Les doubles archives d’information feront alors partie du passé grâce au système d’indexation.

La facture est ensuite transmise en interne de manière intelligente et arrive à la bonne destination, ce qui peut se faire soit par la reconnaissance logicielle de l’émetteur de la facture, soit par l’enregistrement du but de l’utilisation. Aucune «intervention humaine» n’est donc plus nécessaire pour transmettre le document immédiatement après sa réception.

Ensuite, une note sera apposée sur l’entrée et la suite du traitement de la facture qui sera transférée automatiquement dans la plateforme ERP (Entrepris Resources Planning) de l’entreprise et qui y sera stockée en toute sécurité dans l’espace alloué d’où elle sera facilement accessible en cas de besoin. L’entreprise s’épargne ainsi les problèmes de conformité et peut facilement (faire) effectuer des audits réguliers pour éviter des dépenses supplémentaires.

Le système fonctionne de manière à la fois aussi efficace et sans effort dans l’entreprise que chez celle qui veut régler ses factures seulement après une confirmation manuelle. Le temps requis pour la saisie des données se monte, dans ce genre de cas, à environ 5% de ce qui était nécessaire avant le changement de système. Le risque de doublons dans l’ERP est également éliminé ici.

La facture est ensuite transmise selon un protocole de vérification prédéfini, ce qui fait que les courriers électroniques manuels appartiennent au passé. Le système automatisé garantit que le personnel du département financier effectuera toujours les tâches qui requerront réellement ses compétences. Cela ne veut pas dire qu’ils auront moins de travail à faire – au contraire: comme ils peuvent maintenant se concentrer sur un travail essentiel à leur mission, ils seront mieux utilisés que jamais auparavant!

Le processus automatisé de comptabilité des créanciers sous forme électronique envoie automatiquement des rappels aux destinataires appropriés pour qu’ils approuvent les factures entrantes. Cela permet également de réduire les retards inutiles, ce qui se traduit par des délais d’approbation jusqu’à 80% plus courts dans la plupart des services financiers. En fait, si votre personnel veut utiliser la technologie mobile, les approbations peuvent être faites n’importe où, n’importe quand. À l’ère du bureau à domicile, c’est une bénédiction.         

En fait, c’est aussi simple que cela. Tout comme dans un système d’approbation entièrement automatisé, les factures sont ensuite stockées dans un endroit centralisé et sécurisé sur le réseau de l’entreprise. Même si ce stockage est situé dans le Cloud – et donc pas directement sur place chez vous – on peut y accéder depuis n’importe où, toujours sans effort, afin d’effectuer par exemple des contrôles effectifs.

Exigences de l’AFC en termes de facture électronique

Vous vous demandez sans doute quelles sont les exigences de l’AFC (Administration fédérale des contributions) en matière de facture électronique. La facture électronique est principalement une facture envoyée aux clients par courrier électronique ou par application bancaire en ligne. Selon l’AFC, il n’y a pas d’obligation de signature numérique. L’AFC indique: «Dans le cas de données transmises et stockées qui sont pertinentes pour la déduction de l’impôt préalable, l’imposition ou une référence fiscale, une preuve d’origine et d’inaltérabilité doit être fournie, qu’elle soit disponible sur papier ou sous forme électronique.

La preuve d’origine et de l’inaltérabilité est réputée fournie si les principes de la comptabilité régulière en vertu des art. 957 et suivants CO sont respectés. La facture papier, la facture papier scannée et la facture électronique sont traitées sur un pied d’égalité, car les principes de bonne comptabilité s’appliquent à tous les types de documents comptables».

Qu’en est-il en matière de facturation transfrontalière?

L’AFC indique ce qui suit à ce sujet: «Les factures des prestataires de services étrangers ne sont soumises à aucune exigence particulière de forme. Le destinataire national de la prestation peut exiger simplement du prestataire de services étranger que sa facture contienne une description suffisante des prestations.

En ce qui concerne la facturation transfrontalière, la signature électronique – par exemple lors de l’importation ou de l’exportation de marchandises – se voit doter d’une valeur limitée. Le bénéficiaire national de la prestation reste concerné par le fait que le contrat ou la facture du prestataire étranger contienne un descriptif suffisant des prestations.

Les factures électroniques étrangères qui répondent aux exigences du pays d’origine en matière de factures électroniques et qui sont comparables à la législation suisse ne posent pas de problème.

Même s’il n’existe pas de dispositions comparables à la législation suisse ou si d’autres moyens de garantir l’inaltérabilité (intégrité) et l’origine (authenticité) sont autorisés, le prestataire de services peut transmettre les données signées électroniquement. Le destinataire du service domestique n’est pas non plus tenu de vérifier la qualité de la signature dans ce cas.

Si la signature numérique fait défaut et que la preuve de l’inaltérabilité (intégrité) et de l’origine (authenticité) ne peut être apportée, s’il n’existe pas de décision d’imposition de l’Administration fédérale des douanes (AFD) ou de convention contractuelle ou en cas de doutes, le principe de la liberté de la preuve s’applique selon l’art. 81 al. 3 LTVA».

La QR-facture

Une autre évolution dans le sens de la facturation électronique est l’introduction de la QR-facture au 30 juin 2020, ce qui signifie que, depuis la fin de juin 2020, le bulletin de versement actuel est remplacé par une partie destinée au paiement sous la forme d’un code QR. Le code QR contient toutes les informations nécessaires à l’exécution d’un paiement sous une forme structurée. Ces données peuvent être lues automatiquement (mot-clé: automatisation au lieu de saisie manuelle). Des informations supplémentaires pour le traitement automatique des factures peuvent être stockées dans le code QR. Un exemple de facture avec code QR est présenté à droite.

Comment pouvez-vous, en tant que client privé ou entreprise, payer cette facture?

Si vous ne l’avez pas encore fait, prenez dès maintenant des dispositions pour être en mesure de payer automatiquement les QR-factures que vous avez reçues. La meilleure façon de connaître les possibilités est de visiter le site Internet de votre banque. En prenant l’exemple de la banque Raiffeisen, vous pouvez payer la facture de cette façon:

  • dans la banque en ligne via le Smartphone ➔ action vous devrez probablement mettre à jour l’application d’e-banking installée sur votre Smartphone afin de pouvoir lire la QR-facture
  • dans la banque en ligne avec un lecteur de justificatifs ➔ action: mettre à jour/remplacer le lecteur de justificatifs (voir note dans cet article)
  • manuel dans la banque en ligne ➔ aucune action n’est nécessaire, car vous saisissez les données manuellement
  • avec ordre de paiement➔ aucune action requise ➔ utilisez plus efficacement la banque en ligne pour gagner du temps et réduire les coûts
  • au guichet de la banque/Poste ➔ utilisez plus efficacement la banque en ligne pour gagner du temps et réduire les coûts

QR-facture avec référence QR (équivalent du BVR actuel): pour les paiements nationaux en CHF/EUR y compris le Liechtenstein avec référence structurée (ancienne référence BVR) Source: www.postfinance.ch

Factures des créanciers

Étapes nécessaires si vous n’avez pas encore apporté de modifications au paiement de la QR-facture:

  1. Commencez un «petit projet» pour réaliser les ajustements techniques au matériel et aux logiciels. Dans un premier temps, analysez brièvement la manière dont vous payez vos factures à l’heure actuelle. L’analyse comprend un enregistrement des étapes de travail réelles et des logiciels utilisés, de la réception de la facture au contrôle, à l’approbation et au paiement. Remarque: près de 90% des clients commerciaux utilisent des logiciels standards qui doivent faire l’objet d’une mise à jour. Informez-vous sur le site Internet de votre fournisseur de logiciel ou de votre prestataire.
  2. Par rapport à la QR-facture, il est probablement nécessaire de faire quelque chose dans la comptabilité des créanciers (facture entrante) et dans le logiciel de paiement. Vérifiez les données de base du créancier et complétez-les avec les IBAN et, si nécessaire, avec le QR-IBAN. Vos lecteurs ou plateformes de numérisation sont-ils compatibles? Assurez-vous que votre matériel et vos logiciels peuvent lire et traiter les QR-codes.
  3. Les lecteurs QR peuvent aider au traitement. Il existe différents modèles sur le marché. Si vous traitez plus de 30 factures par cycle de paiement, il est recommandé d’utiliser un lecteur de documents professionnel avec traitement par lots.

Optimisation de la comptabilité débiteurs grâce à la transformation numérique

L’émission de factures électroniques vous permet d’économiser du temps, du papier et de l’argent dans votre comptabilité débiteurs. Car les factures électroniques sont envoyées par voie électronique aux clients privés et professionnels. Vous pouvez envoyer la facture électronique directement à partir d’un logiciel, ce qui vous permet également d’économiser des frais d’impression et d’expédition. Le taux de remise des factures devrait être plus élevé, car les changements d’adresse n’ont pas d’importance. Le processus de réception des paiements reste inchangé.

INFO QR-CODE

Voici les changements auxquels vous attendre en tant que destinataire de factures:

  1. Un QR-code contient toutes les données relatives au paiement
  2. Nouvelles références de paiement «QR-référence» et « référence créancier»
  3. Formats des comptes: uniquement IBAN ou QR-IBAN
  4. Impression sur papier blanc

Voici les changements auxquels vous attendre en tant qu’émetteur de factures:

  1. La QR-facture remplace les bulletins de versement existants
  2. Uniquement l’IBAN et le QR-IBAN comme numéros de compte
  3. Nouvelles méthodes de référence: QR-IBAN avec QR-référenceet IBAN avec référence du créancier
  4. Possibilité de notification dans toutes les procédures
  5. Impression sur papier blanc

Une solution intégrée à votre logiciel financier est idéale si vous souhaitez automatiser l’ensemble du processus. Les données sont alors transmises directement au client par l’intermédiaire de votre fournisseur de services financiers. Le prix de ce service dépend du nombre de factures électroniques entrantes et/ou sortantes par client et par mois. Ordre de grandeur: jusqu’à 1000 factures électroniques par mois, une facture coûte environ CHF 0,40. Les frais d’installation sont en plus.

Le répertoire des abonnés à l’e-facture www.eDirectory.ch répertorie les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui échangent des factures sous forme électronique avec leurs partenaires commerciaux.

Si vous n’avez que quelques factures par année, vous n’avez pas besoin de logiciel. Il y a des possibilités de réaliser manuellement des e-factures en ligne. Demandez à votre prestataire de services financiers.

Comptabilité des débiteurs

Démarches nécessaires si vous n’avez pas encore apporté de modifications au paiement de la QR-facture:

Commencez un «petit projet» pour réaliser les ajustements techniques au matériel et aux logiciels. Dans un premier temps, analysez brièvement la manière dont vous payez vos factures à l’heure actuelle. L’analyse comprend un enregistrement des étapes de travail réelles et des logiciels utilisés, de la réception de la facture au contrôle, à l’approbation et au paiement.

Comment établissez-vous une facture?

  1. Sous forme automatisée via un logiciel de comptabilité des débiteurs ou un logiciel de facturation
  2. Avec des bulletins de paiement (BV et/ou BVR/BESR)

Doit-on agir si l’on utilise des systèmes de débiteurs?

Vérifiez les données de base de vos clients. Veillez à ce que les adresses soient stockées de manière structurée si possible.

Précisez si votre solution de facturation prend en charge la création de factures QR et planifiez la date de basculement pendant la phase de transition.

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