05/01/2017

La tâche du chef de projet: Planifier un projet

Enseignement: comprendre la méthode pour planifier les activités d’une mission de projet validée et comment poser les bases de la surveillance et du pilotage d’un projet.

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La tâche du chef de projet

La tâche du chef de projet

Le processus d'un projet

Probablement la plus importante tâche est la planification car elle indique à tous les participants comment transposer dans les faits ce qui a été sommairement défini dans la lettre de mission de projet. Le chef de projet planifie dans le détail

  • Tâches et échéances
  • Coûts
  • Ressources
  • Qualité
  • Communication

Ainsi peut-on anticiper le développement du projet avec un maximum de réalisme. Qui a mûrement réfléchi de la sorte, est mieux protégé(e) des surprises. Si par la suite les contraintes sont modifiées, il est possible d’évaluer quelles seront les conséquences pour une large part, voire pour la totalité du projet et ainsi de réagir et d’argumenter en conséquence. Une planification minutieuse permet plus de liberté d’action pour sa réalisation. S’investir dans une planification sérieuse, permet un gain de temps considérable pour sa réalisation.

Cependant: la définition d’un projet – «tâche unique à laquelle on s’attèle, dans bien des cas aussi d’une manière inédite, pour atteindre une situation nouvelle» – implique que de nombreux détails et leurs diverses spécificités restent encore méconnus pendant la phase de planification. Les plans doivent donc être conçus aussi précisément que possible et régulièrement contrôlés en parallèle durant leur mise en œuvre.

Tâches et délais

Les résultats de la planification des tâches et des délais sont:

a)    un diagramme interactif qui modélise les lots de travaux du plan structurel de projet et la chronologie des différentes étapes des phases de travaux.

b)    une description de chacun des lots de travaux.

Coûts

Le but est d’affecter de manière détaillée les coûts approximatifs estimés par phase de travaux à chaque lot de travaux, ceci par mois, puis d’élaborer un plan des coûts. Ainsi ressort clairement quel montant mensuel doit être alloué pour quels travaux. Le plan des coûts englobe

  • coûts externes (prestations de tiers, comme honoraires d’employé(e)s externes ou achat de matériel) et
  • coûts internes (compensation des frais de personnel pour les employé(e)s internes ou frais de locaux).

Les coûts externes sont déterminés en fonction des offres demandées par le chef de projet. Les coûts internes sont basés sur les taux fixes de compensation interne (taux journaliers ou horaires fixes pour le personnel, taux de location pour les locaux).

Ressources

Le but est de planifier, par collaborateur de projet, la charge de travail mensuelle et d’élaborer un plan des ressources, afin que les personnes travaillant au projet et leurs supérieurs hiérarchiques puissent organiser leurs autres activités en conséquence.

Qualité

Le but est d’identifier les standards de qualité significatifs pour le projet, de définir de quelle manière ils peuvent être atteints et d’élaborer un plan de normes qualitatives. Les standards de qualité posent des exigences à la qualité des travaux de projets. Une méthode de prévention des erreurs éventuelles et des défauts de qualité ainsi que la manière d’identifier et de localiser des erreurs ou des défauts imprévus devra donc être définie dès le début.

Communication

Le but est de modéliser le contenu exact et la forme appropriée à l’information définie dans le plan de communication.

Check-list de planification de projet

Documenter les lots de travaux sous forme de processus avec échéancier dans un diagramme interactif. Documenter les résultats intermédiaires sous forme de jalons dans le diagramme interactif. Pour chaque lot de travaux, préciser au moins,

  • qui est responsable;
  • quand, au plus tôt, pourront débuter les travaux et quand, au plus tard, ils devront être achevés;
  • quel est le résultat à livrer;
  • quelle est la durée dont-on dispose pour l’exécution.

Le chef de projet et les responsables des lots de travaux ont validé la description des lots de travaux en les signant.

Les coûts sont calculés et documentés par lot de travaux et par mois.

Les ressources sont planifiées; les journées de travail sont calculées et documentées par collaboratrice/collaborateur du projet et par mois.

Les principes d’exécution pour les exigences de qualité sont décrits.

Le contenu et la structure des éléments de communication sont modélisés.

Les chefs de projets partiels ont vérifié que les plans sont corrects, exhaustifs et fonctionnels.

Les plans ont été présentés au commanditaire.

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