08/08/2014

E-Learning: Formation en ligne aux CFF

Grâce à la formation en ligne, les Chemins de Fer Fédéraux suisses préparent 900 cadres à l’utilisation d’un nouveau système de reporting, rapidement et en toute flexibilité.

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L’objectif est de standardiser et de simplifier le système de reporting au sein de l’infrastructure des CFF, et ainsi d’améliorer le managent Self Service. Les quelque 900 cadres doivent disposer d’un accès personnel direct aux données et analyses des reportings. Pour automatiser leur reporting financier, les Chemins de Fer Fédéraux suisses (CFF) ont introduit un système de reporting basé sur le Web dans leur portail SAP.

E-learning: Le défi

Grâce à un WBT (Web Based Training), les cadres de l’infrastructure des CFF ont bénéficié sur leur place de travail d’une introduction et d’une formation au nouveau programme dispensées par TTS GmbH, un prestataire de services pour le transfert de connaissances en informatique dans l’environnement SAP. Il s’agissait de produire les programmes de formation dans les trois langues nationales suisses (allemand, français et italien) en tenant compte du fait que les contenus étaient différents selon la langue. La documentation devait en outre pouvoir être téléchargée, présenter des exemples d’utilisation pratiques, et clarifier le programme et son utilité. Comme les CFF disposaient déjà d’une plateforme de formation eTutor de STEAG, il fallait aussi intégrer le contenu E-Learning dans le système existant.

E-learning: La solution

Après une introduction détaillée, TTS a formé dix auteurs, dont la tâche allait être de produire les contenus de l’E-Learning et des manuels. Une fois les diverses séquences de l’ E-Learning rédigées en allemand à l’aide du logiciel TT-Author, elles ont été reliées à des unités d’apprentissage dans le système de gestion de la formation existant. Pour éliminer d’éventuels écueils, le programme a été testé en exploitation pilote puis amélioré sur la base des résultats de ce test. Grâce à l’interface de la nouvelle suite de logiciels TT Knowledge Force, les auteurs ont pu adapter les contenus rapidement et à peu de frais. Après avoir terminé la version allemande, les auteurs des CFF ont élaboré les versions française et italienne de la formation grâce à la fonction intégrée de Re-Recording, qui permet de traduire les textes directement dans la suite de logiciels, sans qu’il soit nécessaire de faire appel à des traducteurs externes. Seuls les textes libres supplémentaires ont dû être exportés du tool d’auteur, traduits par un bureau de traduction externe et réimportés. A partir des éléments d’E-Learning terminés, le tool d’auteur a automatiquement généré les documents et exemples d’utilisation, en lien avec la plateforme de gestion de l’information IT Integrator. Les documents et les WBTs ont alors été exportés sous forme de fichiers zip, téléchargés sur la plateforme de formation existante, et au travers de l’interface AICC, mis à disposition des 900 cadres.

E-learning: La réalisation

La formation des auteurs CFF à la préparation des éléments de E-Learning a pris quatre semaines. Dans la phase d’exploitation pilote qui a suivi, l’entreprise a préparé l’implémentation du nouveau système de reporting, qui a été réalisée en tout juste six mois. En parallèle, grâce au WBT, les cadres se familiarisaient progressivement au nouveau système depuis leur place de travail. Les utilisateurs finaux peuvent choisir entre des simulations simples ou des unités d’apprentissages. Le chef de projet Christoph Haldi est convaincu par la solution qui a été trouvée : «Nos auteurs profitent de la solution de composition extrêmement flexible de la suite de logiciels. Et nos utilisateurs ont accès à une formation basée sur le Web professionnelle et interactive.»

Grâce au seul principe de la formation basée sur le Web, les CFF ont pu économiser quelque 50'000 Euros par rapport à des formations avec présence physique. Une interface permet d’intégrer le programme d’E-Learning dans la plateforme existante, qui était déjà utilisée par 50% des utilisateurs. Ceci a non seulement permis à l’infrastructure des CFF de développer un controlling global de la formation, mais également de réaliser une économie supplémentaire d’environ 10'000 Euros. Et les coûts ont été réduits de 8000 Euros de plus, grâce à la production des traductions et de la documentation par le logiciel lui-même.

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