Cloud: Créer un espace de liberté
Hans-Peter Schwegler
est directeur de GFOS Suisse SA. L’entreprise, dont le siège se trouve à Rotkreuz, a été fondée en décembre 2012 et fait partie du groupe GFOS.
Aides de travail appropriées
La première étude sur les RH et le Cloud dans l’espace germanophone qui a été commandée par le cabinet de conseil Promerit HR + IT Consulting SA montre que les HR Cloud Services rencontrent un intérêt croissant. L’enquête et son analyse ont été réalisées par la société d’études de marché IT International Data Corporation (IDC).
190 décideurs de la région Suisse-Autriche-Allemagne ont été interrogés par rapport à leur future utilisation des solutions HR Cloud Services. Des grandes entreprises de plus de 2 500 employés ont été prises en compte. L’évaluation montre que cette thématique prend de plus en plus d’importance dans les pays germanophones d’une manière générale. Constatation que, en tant que fournisseurs de systèmes de gestion du personnel, nous pouvons confirmer et qui s’applique non seulement aux grandes entreprises, mais aussi aux moyennes.
La pénurie de compétences en TIC, moteur supplémentaire
Les défis à relever par les responsables RH sont multiples et de plus en plus complexes ces dernières années. Qu’il s’agisse de stratégies de recrutement ou de gestion des talents, ils ne cessent d’augmenter. En raison du manque de personnel suffisamment qualifié et d’une relève insuffisante, le service de GRH, mais aussi le niveau de service dans les services informatiques des entreprises sont également de plus en plus limités, de sorte que l’externalisation de divers systèmes dans le Cloud va aller croissant et donc entraîner l’arrêt de la gestion de ces systèmes en local.
Saisie des temps et facturation
La plupart des entreprises disposent de plusieurs modèles horaires, souvent très différents, qui doivent être pris en compte en conséquence dans les domaines étroitement liés que sont la gestion des temps de travail et le calcul des salaires. De plus, les modifications apportées aux conventions collectives de travail ainsi que les changements législatifs exigent des modifications régulières des règles antérieures. Une charge de travail lourde pour les services du personnel qui doit être réduite. Quiconque aura lancé en temps utile la numérisation de ses processus de travail et disposera, par exemple, d’un système efficace de saisie des temps, pourra maîtriser ces tâches sans avoir à supporter de lourdes mutations. Cependant, d’après nos observations, les responsables RH restent extrêmement soucieux de la sécurité et de la protection des données personnelles, particulièrement sensibles, notamment en cas d’externalisation de la saisie des temps et des données de rémunération. Par exemple l’existence d’un stockage sur le Cloud où l’on ne sait pas exactement où et dans quel pays les données se trouvent engendrera un certain degré de suspicion. Ces préoccupations sont compréhensibles compte tenu des exigences et des lois de plus en plus strictes en matière de protection et de sécurité des données.
Planification des ressources en personnel
La tâche de gérer la planification des temps de présence du personnel et d’affecter les employés en fonction de leurs qualifications est un défi quotidien. Combiner intelligemment le temps, les coûts et les compétences relève d’une bonne planification en termes de déploiement du personnel – avec pour but de disposer des bons employés au bon endroit et au bon moment.
Un système complet de gestion des ressources humaines peut prendre en charge tous ces processus, car une telle solution va de la saisie des temps de travail à la planification du déploiement du personnel en passant par la gestion complète des ressources humaines - même dans le Cloud.
En utilisant une solution de gestion des ressources humaines à base de Cloud ou de KnownCloud, non seulement le département RH sera déchargé dans son travail quotidien, mais aussi le département IT.
Chez GFOS, nous offrons à nos clients un service d’hébergement particulièrement sûr sous la forme de «KnownCloud» qui garantit aux entreprises que leurs données seront gérées et enregistrées à un endroit connu en Allemagne conformément aux lois sur la protection des données. L’externalisation vers notre centre de données permet à nos clients de bénéficier des nombreux avantages de notre logiciel de gestion du personnel - sans avoir à acheter du matériel coûteux et complexe. En même temps, nos clients bénéficient du savoir-faire de notre équipe compétente et peuvent à tout moment contrôler leurs coûts. En plus de fournir tous les composants nécessaires (matériel et logiciels, systèmes d’exploitation, bases de données, infrastructure et licences nécessaires), l’équipe de service de GFOS assure un soutien actif et continu pour chaque composant.
Recommandations de produits
De cette façon, le service des ressources humaines et le service informatique sont soulagés et peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier. En outre, ils bénéficient globalement d’une amélioration de l’efficacité, d’une optimisation claire des coûts et d’une transparence accrue sans devoir faire de sacrifices dans les domaines de la protection ou de la sécurité des données.Le service d’hébergement est réalisé dans le centre de données GFOS – notre propre service disponible pour nos clients 24 heures sur 24, 365 jours par an. La responsabilité nous en incombe et nous garantissons un niveau de service optimal avec une disponibilité annuelle moyenne de 99%.
La mobilité assure une plus grande transparence et fidélise les collaborateurs
La tendance dans le domaine des RH ne se limite toutefois pas au Cloud. Les applications mobiles sont également de plus en plus populaires. La raison en est claire: travailler à partir de n’importe quel endroit est facilité lorsque toutes les données importantes sont disponibles en ligne/mobiles. D’une manière générale, on peut dire que les employés eux-mêmes sont à l’origine de cette évolution, parce qu’ils ont l’habitude d’utiliser des appareils mobiles dans leur vie privée et ne veulent plus s’en passer dans leur travail quotidien.
Au sein des entreprises, ce sont les tablettes qui donnent un énorme coup de pouce au travail mobile. Par rapport aux Smartphones, les tablettes ont l’avantage d’exécuter ou d’afficher les applications HR de manière raisonnable grâce à leur plus grande taille d’affichage. Et elles sont beaucoup plus légères et pratiques à transporter que les ordinateurs portables.
Les développements autour des applications RH mobiles sont particulièrement intéressants pour les entreprises décentralisées. Par exemple, le thème de la mobilité prend de plus en plus d’importance dans le secteur du commerce de détail - en particulier en présence de structures de filiales très ramifiées - ou dans le secteur des services.
Cela s’applique également à la gestion de la main-d’œuvre. Plus les horaires de travail sont flexibles et plus les employés sont mobiles, plus il devient important de contrôler les processus, indépendamment du temps et du lieu.
La saisie des temps ne doit plus être effectuée sur PC. En plus de la saisie téléphonique des temps par téléphone sur le lieu de travail, la demande en solutions mobiles ne cesse d’augmenter.
Les flux de travail, les approbations et les données de comptabilisation peuvent également être envoyés directement via Smartphone ou tablettes, en grande partie indépendamment de l’appareil. Les employés peuvent enregistrer leurs temps de travail, saisir les centres de coûts, demander des congés et obtenir des informations sur les soldes courants directement via un Smartphone en utilisant une application Internet. La solution n’est pas seulement pratique, elle favorise aussi la motivation des employés grâce à la transparence qui en découle.
Mais les employés ne sont pas les seuls à bénéficier de cette solution; les applications Internet faciles à utiliser simplifient aussi considérablement la tâche des responsables. Ils peuvent ainsi surveiller la présence et l’absence de leurs employés. Les demandes de vacances peuvent être approuvées sans problème, juste avant un prochain rendez-vous d’affaires. Les exploitations des soldes actuels, des plans d’affectation, des désirs ou des demandes d’absence pour la période suivante de service peuvent également être récupérées ou saisies à tout moment via l’appareil mobile. De plus, des listes complètes peuvent être créées et affichées de manière ergonomique sur une tablette. Lors de l’utilisation de solutions mobiles, les employés peuvent disposer d’un système de listes qui leur permet de voir directement quand et où ils sont programmés. Cette transparence accrue rehausse également la motivation des employés.
Bien sûr, la question de la sécurité ne doit pas être oubliée: les données doivent être cryptées par https et décryptées uniquement lorsqu’elles sont portées dans la base de données. La manipulation des données sera donc exclue dès le départ.
