18/06/2018

Le dossier du personnel: Garantir la protection des données

Le dossier du personnel est de plus en plus souvent géré au format numérique. Pourtant, peu importe le format des dossiers concernés, car les données personnelles sont toujours soumises à la loi sur la protection des donnée et cette dernière ne doit pas être prise à la légère ni passer à l‘as.

De: Urs Egli   Imprimer Partager   Commenter  

Urs Egli

Docteur en droit est avocat et partenaire dans une étude à Zurich. Il est spécialisé en droit informatique et en droit des nouvelles technologies.

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Le dossier du personnel

Le dossier du personnel

Dossier personnel

Concernant les dossiers du personnel, les employeurs sont tenus d’observer certaines règles visant principalement à protéger la personnalité de leurs collaborateurs. En principe, les employeurs ne doivent mentionner que des données ayant un lien direct avec le travail effectué. Nous dressons ci-après la liste des points devant être observés en la matière et de leurs conséquences si ces derniers venaient à être enfreints.

Dossier analogique ou numérique?

Que les données soient conservées sous format papier ou numérique, peu importe, somme toute. Les dossiers du personnel peuvent, de nos jours, être traités de manière complètement électronique. Les documents papier à disposition peuvent être scannés à cet effet. Par ailleurs, de tels systèmes de gestion des documents doivent être sécurisés et garantir l’intangibilité des données traitées. Une conversion au format numérique des dossiers papier pose en outre une gageure en matière de protection des données étant donné qu’il faut garantir qu’aucun des documents ne soient, durant le processus, égarés ou dérobés.

 

Attention aux «dossiers secrets»
Les dossiers individuels ne sont pas licites. Les décisions prises après s’être référé à de tels «dossiers secrets», n’ont, selon les circonstances, aucune assise juridique. Dans le pire des cas, l’employeur sera même tenu de verser des dommages-intérêts à la personne indûment fichée.

Données faisant l’objet d’une protection particulière

Le dossier du personnel contient souvent des données sensibles relatives à la personnalité du collaborateur. Il s’agit, en l’occurrence, d’une collecte de données au sens de ce que prévoit la loi sur la protection des données. Du point de vue de la loi en question, un dossier du personnel doit être considéré, en règle générale, comme un profil de personnalité contenant quelquefois même des données relatives à la personne faisant l’objet d’une protection particulière (santé, religion, etc.). C’est pour cette raison que les exigences en matière de protection des données sont revues à la hausse dans ce registre-là. Il n’existe toutefois aucune obligation d’enregistrer le dossier du personnel auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) aussi longtemps que les données collectées restent d’ordre général et qu’elles restent dans le cadre de la normale.

 

Important
Le dossier du personnel doit être protégé par des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre toute tentative de modification ou de consultation non autorisée. Le service du personnel et le supérieur direct sont toutefois autorisés à prendre connaissance des données en question ou à les traiter. Les documents physiques à disposition (imprimés) doivent être conservés sous clef et l’accès aux dossiers électroniques doit être protégé par le biais d’autorisations d’accès.

Droit d’accès des collaborateurs

Les collaborateurs ont un droit d’accès en ce qui concerne le contenu de leur dossier du personnel. Il incombe alors aux organes responsables de répondre par écrit dans les trente jours à de telles demandes de renseignements et l’on doit présenter au collaborateur en question un tirage papier ou une photocopie des documents désirés. Il n’existe toutefois aucun droit de consulter directement le dossier du personnel physique sur place. Le droit d’accès ne peut être refusé à un collaborateur qu’à de rares occasions et lorsque l’employeur est astreint à une obligation de garder le secret particulière. La seule protection des informateurs ne suffit toutefois pas à justifier un refus en la matière.

Les collaborateurs, en se fondant sur le droit d’accès qui est le leur du point de vue de la loi sur la protection des données, revendiquent souvent ce dernier pour accéder à la saisie des heures de travail enregistrée par l’employeur afin de pouvoir se faire créditer les heures supplémentaires qu’ils ont effectuées. Les tribunaux n’ont pas encore tranché définitivement en la matière et la question de savoir si le droit d’accès s’étend à ce domaine demeure.

Informations communiquées à des tiers et références

La communication de données sur les collaborateurs sans leur consentement ou sans qu’il y ait obligation légale de le faire constitue une atteinte à la personnalité. Il n‘existe d’obligation légale de communication de données que vis-à-vis des autorités et des assureurs (par exemple l’AVS). Il n’est pas licite de communiquer de telles informations aux collègues de travail du collaborateur concerné, ni à des proches de celui-ci (par exemple à son épouse dans le cadre d’une procédure de divorce) ou encore à ses créanciers.

Il se pose souvent la question de savoir si l’employeur a le droit de communiquer les références de ses collaborateurs à des tiers. Cela n’est possible qu’avec l’assentiment des personnes intéressées. Il serait donc tout à l’avantage des collaborateurs en question d’informer leur ancien employeur s’ils souhaitent citer un de leurs anciens supérieurs hiérarchiques. S’ils ne l’ont pas fait, le supérieur en question n’est pas tenu de divulguer des informations à leur sujet.

Destruction du dossier du personnel

Qu’advient-il du dossier du personnel à la fin des rapports de travail? Il existe quelques incertitudes à ce propos. D’un côté, l’employeur est légalement tenu de conserver les documents en question (notamment pour des raisons d’ordre fiscal et du point de vue des assurances sociales). De l’autre, les collaborateurs ont tout intérêt à ce que leur ancien employeur ne conserve pas des informations sensibles à leur sujet pendant une période indéterminée.

En principe, le dossier du personnel doit être détruit au terme des rapports de travail. Il existe toutefois des documents précis auxquels l’employeur est toujours et encore obligé de se référer afin de pouvoir établir un certificat de travail. Il doit aussi naturellement conserver les documents propres à perpétuer ou à restreindre les droits de l’un de ses collaborateurs après coup (par exemple, l’application d’une clause de prohibition de concurrence ou d’une clause le mettant à l’abri de telle ou telle revendication).

Tout ce qui est en relation avec la durée de la conservation des documents après échéance du contrat de travail n’est au demeurant pas toujours des plus clairs. Les milieux concernés prônent d‘ailleurs les avis les plus divers en la matière, allant de la conservation pendant dix ans desdits documents à leur destruction immédiate. Les employeurs sont toutefois tenus d’intégrer l’archivage et la destruction du dossier du personnel dans le cadre de leur processus RH.

 

Conseil pratique
Il s’avère donc des plus judicieux de mettre en place divers procédés visant à prendre en charge tous les types de documents à traiter. L’on devrait déjà réduire au strict nécessaire le dossier du personnel au moment de la résiliation. Un réexamen et de nouvelles coupes peuvent s’ensuivre après trois ou cinq ans. Les documents restants peuvent alors être conservés jusqu’à échéance du délai maximal de dix ans.

Restitution des dossiers de candidature

Les dossiers de candidature appartiennent à vrai dire aux collaborateurs concernés et ces derniers doivent leur être restitués à la fin de leur contrat. En pratique, cela n’est jamais le cas et il n’existe pour l’instant aucun procès intenté en ce sens. Les dossiers de candidature doivent toutefois être détruits au terme du contrat de travail. Les candidatures refusées doivent être immédiatement retournées à leur expéditeur et les copies doivent être détruites. Etant donné qu’il est impossible de retourner des documents par voie informatique, la mention de leur destruction doit être mentionnée en cas de refus.

Cet article a été tiré de la newsletter "Droit du travail"

 

 

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