Règlement d’utilsation IT: Des règles claires pour des processus simplifiés

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Une gestion efficace des processus d’affaires

S’il est clairement indiqué où les données sont traitées, les processus d’affaires s’en voient alors grandement simplifiés : les données nécessaires sont dès lors accessibles et classées de manière compréhensible. La compétence et l’accès dont on dispose sur de telles données est dès lors visible. Les règlementations portant sur l’envoi et la conservation des courriels engendrent alors une correspondance électronique uniforme et claire également accessible aux personnes compétentes en cas d’absence du collaborateur en charge du traitement de ces données. Par ailleurs, une telle gestion du traitement de données augmente le degré d’efficacité et le rendement des collaborateurs concernés tout en renvoyant une image transparente et compétente de l’entreprise à l’externe. 

Perception de la responsabilité interne et externe en matière de protection des données

L’on est rarement au clair avec ce qui est permis ou non en matière de protection des données… et il règne souvent un certain flou artistique en ce domaine. Si l’on procède de manière inappropriée avec des données personnelles, on risque d’enfreindre la loi sur la protection des données. Sans avoir reçu de directives de la part de l’employeur, on court le risque qu’employeur et collaborateurs traitent des données personnelles de manière illicite comme, par exemple, que certaines données à caractère personnel soient indûment divulguées ou encore que l’employeur aient illégitimement accès à certaines données privées concernant certains de ses collaborateurs. De plus, un traitement de ces données qui serait contraire à la loi peut également porter préjudice aux secrets d’entreprise, à l’obligation de garder le secret envers certains clients et d’autres personnes. Il va sans dire que, dans pareil contexte, l’image de l’entreprise s’en trouvera gravement compromise.   

Engagement productif des travailleurs

Le fait de naviguer sur Internet et d’envoyer des courriels à des fins privées au-delà de toute commune mesure porte fatalement atteinte au temps de travail et mène, par conséquent, à le bâcler. On peut ainsi quantitativement pallier pareil mésusage en édictant des directives claires concernant l’utilisation d’Internet et de la messagerie électronique à des fins privées. L’employeur peut, à ce propos, édicter et définir certaines règles d’usage prohibant ainsi certains comportements jugés abusifs (comme, par exemple, consulter des pages Internet ou envoyer des courriels au contenu illégal ou défini comme inapproprié par l’employeur, utiliser Internet à des fins de harcèlement, de manière anonyme ou pour des envois groupés). On a également, et ce afin de vérifier la bonne mise en œuvre des directives promulguées, la possibilité de procéder à des contrôles et de prévoir des sanctions en cas de comportement inadéquat. 

Prévention des pannes IT

Le fait de surfer sur le Net de manière trop intensive, d’envoyer un trop grand nombre de courriels ou de télécharger des pages trop importantes peut conduire à compromettre la sécurité des données et l’utilisation de la totalité de l’infrastructure IT. Une utilisation inadéquate d’Internet, de sa messagerie électronique ou une utilisation non réglementée des appareils périphériques peuvent ainsi aboutir à des surcharges du réseau et de la capacité de stockage ainsi que porter atteinte à l’intégrité du système par le biais de virus, de vers ou de chevaux de Troie inopinément contractés. Des règlementations propres à restreindre ou à interdire de tels comportements par le biais de directives rendant les collaborateurs attentifs à ce type de problèmes et les obligeant ainsi à les notifier le cas échéant sont tout à fait à même de venir à bout de telles situations.