20/04/2021

Coronavirus et les RH: Miroir, miroir, qui est la meilleure / le meilleur au pays du coronavirus?

Ces dernières semaines et ces derniers mois nous ont montré que des changements profonds nous sollicitent fortement dans le domaine des RH. En dépit des incertitudes, nous sommes parvenus à maintenir un sentiment d’appartenance stable et, simultanément, à renforcer les volontés individuelles. Voici les dix principales conditions qui ont permis à ces changements d’être réussis.

De: Stefanie Seiz   Imprimer Partager  

Stefanie Seiz

Stefanie Seiz est CEO de cm-p SA. Dans ses responsabilités dirigeantes de longue date, elle a elle-même mené divers entretiens de départ. Dans ses activités actuelles de conseil et de coaching, elle accompagne des personnes dans les processus d’outplacement.

 

Coronavirus et les RH

Coronavirus et les RH

Si l’on avait dû anticiper il y a une année le scénario du coronavirus, on serait presque tous partis d’un scénario d’horreur irréaliste. Désormais, nous en savons plus. Le covid-19 nous a confirmé que les changements survenaient de manière disruptive. Cela ne concerne pas seulement la pandémie qui est survenue, même si celle-ci peut être considérée comme unique. Qu’avons-nous appris de ce processus de changement qui en a découlé? Que reste-t-il de concevable au niveau de l’entreprise dans un système en mutation constante et très fortement volatil? Qu’est-ce les organisations à succès ont réalisé différemment afin de pouvoir continuer à agir sur le marché avec des forces accrues? Dix facteurs créent les bases d’un changement réussi.

Facteur de réussite n° 1: prendre au sérieux les premiers signaux et développer des scénarii

En mars 2020, il était possible de constater que la Suisse ne resterait pas épargnée par le Covid-19 après son éruption en Chine au début janvier 2020. Le nombre croissant de cas a contraint le Conseil fédéral à fermer dans un premier temps toutes les grandes manifestations et ensuite, à partir du 16 mars, tous les magasins, marchés, restaurants, bars ainsi que les entreprises de spectacles et de loisirs. En outre, une recommandation urgente a été émise de passer au télétravail lorsque cela était possible. Malgré le scénario d’un Lockdown qui était esquissé, la plupart des entreprises ont été surprises. La rapidité du changement a, certes, été extraordinaire. Souvent, nous sommes confrontés à des évolutions qui sont plus ou moins prévisibles, par exemple la numérisation croissante, le monde du travail 4.0 avec de nouvelles formes d’organisation ou la mutation des valeurs au sein des générations montantes. Nous savons qu’un grand besoin de transformation va les accompagner. Si nous sommes donc «prévenus» par rapport à ces thèmes, les prenons-nous suffi samment au sérieux? Le Covid-19 a montré qu’un déploiement précoce de certaines techniques avait un effet énorme sur les étapes suivantes. Il y a eu un moment stratégique qui a permis de piloter le déploiement opérationnel. Cela a créé les conditions du facteur de réussite n° 2.

Facteur de réussite n° 2: une communication immédiate pour une première minimisation du choc

La nécessité urgente d’informer les collaborateurs était déjà claire au matin du lundi 16 mars. En termes de contenu, cela touchait notamment:

  • Quel comportement est attendu des collaborateurs?
  • Comment maintenir l’exploitation commerciale?
  • Comment allons-nous réagir en tant qu’organisation globale par rapport aux questions posées?
  • Quelles sont les prochaines étapes?

En l’absence de préparation, le sommet de l’entreprise, RH comprises, disposait d’exactement 48 heures pour lancer une communication en direction des collaborateurs. Conséquence, ce cadre temporel très sportif fait que les premières communications aux collaborateurs ont été perçues chez beaucoup comme confuses et peu claires. Or c’est justement ce premier moment qui est essentiel pour la réussite. Par chance, nous avons eu, d’une manière générale, suffisamment de temps pour planifier la communication portant sur le changement. Il est étonnant de constater que la première communication est souvent trop peu orientée sur l’utilité, qu’elle est très distante en termes émotionnels et qu’elle est considérée sans engagement. Cela provient du fait que l’attention vouée à la planification de la transformation est insuffisante. Ce qui amène au facteur de réussite n° 3.

Facteur de réussite n° 3: créer de la sécurité où il existe de la certitude

Le Covid-19 a provoqué des peurs paniques dans la population. Beaucoup l’ont éprouvé comme une menace directe à leur vie, ce qui a été provoqué par le fait que, lors de l’éruption de la pandémie, on était en manque d’informations par rapport à la mortalité, aux groupes à risque, mais aussi au danger général de contamination. En lieu et place, nous avons reçu des images d’horreur en provenance de l’Italie. La communication véhiculait ainsi un message fort. Les RH et la direction ont dû se charger de ramener le calme et la sécurité, par exemple en relation avec les salaires, la suite de la procédure et les directives concrètes d’action. Ce faisant, la nécessité dépassait les belles expressions, il fallait fournir un état sérieux en termes de faits concrets. Même si, logiquement, chaque changement ne déclenche pas des émotions aussi fortes, ces dernières sont typiques des processus de changement. Elles sont liées à des incertitudes les plus variées comme: est-ce que je vais pouvoir faire face aux nouvelles exigences, est-ce que je vais perdre de l’influence et de la marge de manœuvre dans mon champ d’activité, etc. La tâche des RH et de la direction est de transmettre de la sécurité et de la confiance, c’est-à-dire qu’est-ce qui perdure, qu’est-ce qui change resp. quel soutien sera à proposer.

Facteur de réussite n° 4: thématiser l’impact sur soi et l’abord personnel

Le Lockdown et le «Social Distancing» ont abouti, entre mars et juin, à une sensation toute nouvelle en termes de vie quotidienne. Les structures classiques se sont dissoutes. Quelques-uns ont trouvé la situation reposante, d’autres ont vécu une période d’isolement et de solitude. Ce qui a été commun à tous, ce furent des processus de réflexion. L’existant a perdu de sa validité. Mais par quoi sera-t-il remplacé? Dans de telles phases de rupture, nous tendons à rechercher des modèles crédibles qui nous soutiennent moralement et qui nous montrent une orientation. Dans ce domaine, les RH et la direction doivent rayonner de crédibilité, mais aussi thématiser la propre démarche en période d’incertitudes. Nous ne voulons pas vivre les changements avec des gestionnaires anonymes, mais avec des individus qui sont palpables et authentiques.

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Facteur de réussite n° 5: une communication claire et astringente crée de l’engagement

Nous nous souvenons tous des vagues de discussion relatives à l’efficacité des masques qui ont été déclenchées par les déclarations contradictoires entre le Conseiller fédéral Berset, Daniel Koch et les autres experts. Cela a débouché sur une abstention de porter des masques en Suisse pendant des semaines, même dans les zones où cela aurait probablement fait sens de les porter. Dans les situations peu claires, nous sommes beaucoup plus attentifs aux recommandations des experts. Que cela provienne de nos propres rangs au sein de l’entreprise ou de spécialistes externes. Mais, quand la communication vient à se contredire, nous sommes perdus. Cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas changer d’avis lorsque de nouvelles découvertes sont réalisées, mais que nous avons besoin d’une justification fondée. Que se passe-t-il lorsque, dans de nombreux projets de changement, les cadres dirigeants se contredisent en fonction de leurs préférences personnelles? Les RH sont alors souvent tirés à hue et à dia, ce qui les met en situation de fragilité. Sans stratégie uniforme et concentrée de communication, la réussite du déploiement est fortement compromise. Il faut aborder clairement les infractions et les sanctionner.

Facteur de réussite n° 6: favoriser le dialogue en combinaison avec un soutien ponctuel

C’est notamment dans les périodes de télétravail que les possibilités d’échange entre collègues sont centrales. Que ce soit dans les pauses-café virtuelles, les groupes WhatsApp simples ou le téléphone bien connu. En dépit de la distance en termes de locaux, sentir de la proximité crée cette relation qui a été coupée du fait d’aspects de santé publique. Le contact individuel portant sur des questions individuelles est recherché plus fortement à titre complémentaire. Le besoin accru de concordance et l’échange sont indispensables à tous les niveaux. Les changements entraînent généralement un besoin personnel accru en explications. Dans ce contexte, une pure information ne suffit pas. Il s’agit d’entrer dans l’échange, de comprendre les autres et de les prendre au sérieux resp. de trouver ensemble des solutions ainsi que soutenir les autres.

Facteur de réussite n° 7: prendre en compte le besoin accru en information

Jamais autant de personnes n’avaient suivi les séances d’information du Conseil fédéral qu’au début de la crise sanitaire. Daniel Koch de l’OFSP est devenu une star des médias. Le besoin élevé en indications s’illustre aussi ici. Qu’est-ce qui est correct, qu’est-ce qui est faux, dans quel sens va l’évolution. Nous sommes en permanence à la recherche de réponses, de sorte à retrouver de la clarté et donc à récupérer une certaine sécurité et une compétence personnelle d’agir. C’est la même chose dans l’entreprise. Tout à coup, ce ne furent plus des informations mensuelles qui furent requises, mais des cycles quotidiens d’information. Les transformations requièrent ainsi une politique plus intense d’information. Même la répétition donne du sens à la stratégie. Car cela signalise le fait que nous continuons à nous préoccuper de la thématique et que nous voulons nous tenir au courant. En outre, dans les situations de stress, beaucoup de choses sont masquées et peu sont retenues.

Facteur de réussite n° 8: l’ouverture d’esprit et la créativité sont utiles dans les périodes volatiles

Il n’y a pas que les concerts sur des balcons et les achats en faveur de groupes à risque qui débouchent sur de nouvelles rencontres. Les individus se sont ouverts et ont pris d’autres chemins. Cela a aussi beaucoup contribué à une hygiène psychique personnelle. Les structures en décadence ont ouvert de l’espace en faveur d’espaces créatifs. C’est précisément aussi ce qui doit se produire avec les changements au niveau des entreprises. Dans le cas contraire, cela aura un effet de forte pression du temps ou sur des structures sur-cimentées qui gênent la créativité. Un grand potentiel de dynamique interne sera donc à consacrer aux changements. Car les périodes volatiles, si elles secouent de droite et de gauche, ont besoin d’espace de réflexion et de stabilisation. Si cela ne se produit pas, le système entrepreneurial aura tendance à revenir dans son état d’origine.

Facteur de réussite n° 9: développement de perspectives à moyen terme

Les entreprises qui ont pris le temps, pendant la phase du Covid, de développer de nouvelles perspectives ont reçu un fort soutien de la part de leur personnel. Pour les collaborateurs, il a été rapidement clair que «l’ancien temps» relevait maintenant du passé. Du fait du facteur externe d’influence, la capacité d’absorber les changements a été beaucoup plus marquée. Cet élan n’a toutefois été utilisé sous forme durable que lorsque la direction de l’entreprise était clairement prête à remettre en question l’existant et à aborder de nouvelles voies. Ce sont des compétences qui sont aussi requises pendant les processus de changement. Évidemment, les cadres dirigeants ont généralement plus de temps de s’y initier et bénéficient ainsi d’un avantage temporel par rapport au reste des collaborateurs. En période de coronavirus, cet avantage a été très limité. Ce qui a contraint à choisir d’autres types d’outils afin d’évaluer la propre capacité à changer et cela a servi d’orientation future.

Facteur de réussite n° 10: le remerciement et l’appréciation pour les étapes franchies

Nous sommes tous confrontés aux changements et avons besoin de plus d’énergie que dans des circonstances stables et planifiables. C’est justement la raison pour laquelle il est central d’enregistrer et de valoriser avec attention les petites étapes qui vont dans la bonne direction. L’encouragement à en faire plus en sera facilité si cette reconnaissance est exprimée.

Conclusion: Coronavirus et les RH

C’est la raison pour laquelle vous devez féliciter lorsque la plus petite occasion se produit. Ne prenez rien comme une évidence, soyez attentif à vous-même et aux autres. Cela vous permettra d’avoir de bons résultants dans votre propre hygiène psychique personnelle et dans celle de vos collaborateurs et cela stabilisera simultanément le changement. Autrement dit, dites plus fréquemment MERCI!

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