Heures d'absence: Gestion des heures d'absence
Hansjörg Huwiler
Hansjörg Huwiler est directeur de l’équipe Corporate Health chez AEH et il dirige des projets de GSE, AG et d’ergonomie. Il est par ailleurs Assessor Friendly Work Space© sur mandat de Promotion Sante Suisse.
Aides de travail appropriées
La gestion des heures d’absence
Des collaborateurs en bonne santé, performants et motivés constituent la base de la réussite de l’entreprise. Toutefois, les exigences croissantes au travail débouchent, du côté des collaborateurs, sur des plaintes resp. des heures d’absence avec des conséquences correspondantes pour l’entreprise.
Les taux d’heures d’absence sont très variables selon les secteurs
Les heures d’absence, autrement dit, les arrêts de travail du fait de la santé, atteignaient en 2018 6,4 jours par personne en équivalent plein temps selon l’enquête SVOLTA (taux d’absence de 2,9%). Cette valeur varie fortement en fonction du secteur (information et communication 2,1%, santé et social 3,7%). Les motifs d’absence ne sont pas saisis sous forme systématique en Suisse. Mais on trouve une référence dans le rapport sur la santé 2015 de la caisse maladie des techniciens en Allemagne.
Parts des principaux groupes de diagnostic à partir des journées d’absence:
- Maladies du système musculo-squelettique 20%
- Perturbations psychiques et du comportement 18%
- Maladies du système respiratoire 14%
- Blessures 11%
Les atteintes à la santé telles que les maux de dos ou les problèmes psychiques ne débouchent pas toujours sur des absences. Les personnes concernées vont en partie travailler en étant malades et elles fournissent alors une prestation réduite. On parle ici de présentéisme resp. de présence au poste de travail alors que la santé est atteinte avec, comme conséquence, un effet négatif sur le processus de guérison. En Suisse, selon une enquête, 47% des personnes qui exercent une activité lucrative se sont rendues à leur travail en dépit d’une maladie au cours des douze derniers mois.
Motifs des absences et du présentéisme
Selon l’enquête actuelle suisse sur la santé, les absences sont largement répandues. Près de 10% sont d’avis que les sollicitations un travail ont un effet négatif sur la santé. Les maux les plus cités (part comprise entre 29 et 40%) sont:
- Faiblesse générale, fatigue
- Perte d’énergie
- Douleurs au dos, au cou et aux épaules
- Perturbations lors de l’endormissement et du sommeil
En dehors de la souffrance personnelle, cela engendre des coûts considérables pour l’entreprise. Ceux-ci sont répartis entre coûts directs (par ex. continuation de versement du salaire, primes supérieures d’assurance, frais de personnel supplémentaire) et coûts indirects (par ex. modifications des plans de travail, reprise des travaux par les autres membres de l’équipe, baisse de qualité).
Les frais d’exploitation du fait des absences sont estimés de manière conservatrice par jour d’absence à CHF 600.— par la CFST, encore qu’il faille partir de frais indirects d’au moins le même montant. Les coûts découlant du présentéisme ont été estimés, en Allemagne, à environ 2 500 euros par collaborateur.
Gestion des absences en tant que principe systématique
Pour aborder ces thématiques, il vaut la peine d’introduire une gestion des absences (GA) en tant que processus structuré avec les composants suivants:
- Saisie systématique des données des absences et Controlling régulier
- Entretiens de retour après chaque absence, documentation comprise; sous l’aspect d’une productivité réduite et d’un état de santé déclinant, on abordera également les particularités (présentéisme)
- Aide interne ou externe pour réduire les situations difficiles (par ex. deuxième avis médical, Case Management)
Un Controlling des heures d’absence constituera la GA. Les chiffres peuvent être présentés sous forme graphique et ils constitueront un moyen simple de présenter la situation comme de vérifier l’atteinte quantitative des objectifs de la GA. Quelques possibilités de présentations figurent dans l’illustration.
Il faut veiller, dans la communication relative aux absences dans l’entreprise, à la protection des données. Les informations sur l’état de santé d’un collaborateur relèvent des données personnelles qui valent particulièrement la peine d’être protégées.
Font également partie du Controlling l’état du déploiement des entretiens ainsi qu’une analyse qualitative des procès-verbaux de l’entreprise, par exemple en matière de sollicitations plus fréquentes.
GA - Processus et entretiens de retour
Pour réussir à long terme, les critères suivants sont appropriés:
- Commitment par la direction d’une thématisation régulière de la GA aux niveaux des collaborateurs et des supérieurs hiérarchiques
- Les exigences de base et les maintiens de valeurs sont définis
- Rôles et processus clairement définis, y compris une communication plus transparente
- Commitment par les cadres de déployer des entretiens de retour en tant que partie de leur tâche de direction
- Autorisation de tous les domaines de la direction de prendre en compte leur rôle
- Préparation des ressources suffisantes pour les RH afin que leurs tâches de contrôle, de surveillance, de rapport et de soutien (en ligne et collaborateurs) puissent être prises en considération
- Vérification régulière des objectifs, de l’adéquation des processus et des critères pour les entretiens
- Ancrage, dans les grandes entreprises, de la GA dans le cadre de la GSE
