09/05/2016

Documents de salaire: Vers le transfert électronique

De nos jours, les documents de salaire ne doivent plus nécessairement être transmis par courrier postal. Des solutions novatrices en vue du transfert électronique des décomptes et des certificats de salaires présentent de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour les collaborateurs.

De: Patrick Lehner   Imprimer Partager   Commenter  

Patrick Lehner

Détenteur d’un DEA de l’Université Panthéon-Sorbonne en ressources humaines et relations sociales (Master of Research), Patrick Lehner est un spécialiste de l’entreprise au travers notamment de son MBA en gestion d’entreprise obtenu à l’EAP-ESCP en 1981 ainsi que de sa licence en sciences économiques obtenue la même année à la Sorbonne, mais surtout de son expérience à des postes de direction depuis 1983.

A son compte sous le label The PL Project depuis 1991, Patrick Lehner offre deux gammes de prestations de services à ses clients, l’une sous la forme d’un bureau de conseil en linguistique effectuant des traductions d’allemand et d’anglais en français avec une spécialisation dans le domaine des ressources humaines, et l’autre dans le domaine de la formation et du conseil.

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Documents de salaire

Documents de salaire

La comptabilité des salaires

La comptabilité des salaires est non seulement source de travaux administratifs lourds, elle produit également des tonnes de papier. D’innombrables documents doivent être imprimés régulièrement, puis mis sous enveloppe et expédiés. Chaque mois, des centaines de milliers de décomptes de salaires sont envoyées par la Poste en Suisse et tout autant de certificats de salaires en fin d’année. En outre, les employeurs doivent transmettre chaque année les données salariales aux assurances sociales et aux services fiscaux.

Des outils modernes destinés à l’envoi électronique des données et des documents de salaires se chargent de reléguer les immenses piles de papier de la comptabilité des salaires à l’âge préhistorique. D’une part, l’impression des formulaires et l’envoi postal des données salariales sont réalisés par la déclaration électronique des salaires (DES). D’autre part, les décomptes de salaire et les certificats de salaire ne doivent plus impérativement être expédiés par courriel postal.

Depuis longtemps, les documents de salaire peuvent être mis à la disposition des collaborateurs sur des portails qui leur sont dédiés. L’inconvénient, c’est que les frais initiaux de tels systèmes sont relativement élevés et que les collaborateurs doivent consulter eux-mêmes leur décompte de salaire dans le système informatique, contrairement à ce qui se passe avec une lettre. Il existe désormais des alternatives moins onéreuses et plus pratiques. La Poste et Swisscom offrent, toutes deux, des solutions novatrices afin de remettre aux collaborateurs des documents de salaire par voie électronique.

Les deux fournisseurs s’appuient sur des technologies très différentes: alors que la Poste permet, via IncaMail, l’envoi sécurisé de documents par courriers électroniques tels que des décomptes et des certificats de salaire, Swisscom met à disposition une base de données basée sur le Cloud via Docsafe dans laquelle des documents peuvent être déposés et distribués à d’autres personnes comme le fait Dropbox, la solution de stockage appréciée, mais de manière sensiblement plus sécurisée.

IncaMailDocsafe
  • Solution brevetée de la Poste Suisse
  • Envoi sécurisé et démontrable de courriers électroniques
  • Les entreprises peuvent envoyer directement les documents de salaire à l’adresse privée de courrier électronique de leurs collaborateurs
  • Intégration simple dans les logiciels commerciaux existants
  • Crypté et protégé par mot de passe
  • Solution déployable au plan mondial
  • Stockage de données Cloud de Swisscom
  • Les personnes privées peuvent enregistrer des documents sous forme centralisée
  • Les entreprises peuvent mettre des documents à disposition de leurs collaborateurs, par exemple des documents de salaire, via Docsafe
  • Les données sont enregistrées en Suisse et elles sont déposées sous forme cryptée
  • Les documents sont visibles indépendamment du lieu par téléphone portable, tablette ou ordinateur 

De nombreux avantages

Les avantages de la remise électronique de documents de salaire sont évidents : étant donné que les frais d’impression, de mise sous plis et de port sont supprimés, les grandes entreprises peuvent économiser chaque année plusieurs milliers de francs. Outre l’argent, les entreprises économisent également du temps. Les étapes laborieuses de travail telles que l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement sont supprimées. Grâce à l’intégration dans les systèmes ERP ou dans les modules de salaire, les décomptes de salaire peuvent être expédiés en un simple clic. Et le département des ressources humaines gagne un temps fou.

Les collaborateurs tirent également profit d’une expédition sans papier. Ils ont moins de documents à classer chez eux, ils peuvent accéder à leur décompte de salaire sous forme nomade et même les collaborateurs qui résident à l’étranger reçoivent leur décompte de salaire en même temps que son versement. Du coup, à la fois les employeurs et les salariés en bénéficient : «Pour des raisons de coûts, nous avons décidé de transmettre sous forme électronique les décomptes de nos quelque 20 000 collaborateurs externes. Et ce faisant, nous avons constaté que nos collaborateurs internes désiraient également bénéficier de la remise électronique» confirme Herbert Beuchat, directeur financier de Manpower SA.

Près de 400 clients commerciaux regroupant plus de 1 million de collaborateurs travaillent à l’heure actuelle avec IncaMail. Manpower utilise la solution de la Poste depuis 2012. L’expédition par courrier électronique de documents de salaire a été déployée en quelques mois et elle n’a rencontré aucune résistance à l’intérieur de l’entreprise – notamment du fait que les économies sont évidentes rien qu’en termes de frais d’envoi: «L’expédition des décomptes de salaire nous coûte seulement 46 centimes par IncaMail. Nous avons ainsi économisé entre 2 et 3 000 francs par année» selon M. Beuchat.

Des exigences élevées en termes de sécurité

Etant donné que les données salariales sont des données sensibles, les exigences posées en termes de sécurité lors de l’envoi électronique sont très élevées. «Quiconque envoie de telles informations sans protection risque non seulement d’être espionné, mais il peut également être condamné à une amende, à une peine de privation de liberté ou au moins à un risque de réputation» explique Roger Sutter, Head of Secure Messaging, Swiss Post Solution SA.

L’affaire Snowden a démontré la facilité avec laquelle les données numériques peuvent être détournées. Les courriers électroniques peuvent être lus, de nos jours, aussi facilement qu’une carte postale. C’est la raison pour laquelle la Poste propose un cryptage des données à l’aide de la technologie brevetée SAFE. Même Swisscom déploie tout ce qui est en son pouvoir pour garantir la protection des données. Les documents Docsafe sont conservés en Suisse sous forme cryptée dans les centres informatiques de Swisscom. Les mêmes directives et normes de sécurité que pour les systèmes bancaires y sont appliquées.

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