20/11/2017

La déclaration de salaire: Une fin d’année sans stress

De nombreux travaux attendent la comptabilité en fin d’année, notamment la déclaration de salaire. Si les conditions de préparation sont bien menées, celle-ci s’effectuera sans problèmes.

De: Ernst Stalder   Imprimer Partager   Commenter  

Ernst Stalder

Ernst Stalder est directeur de Swissdec. Ce chimiste et informaticien diplômé dirige cette association depuis 2001. Swissdec est un projet collectif à but non lucratif de partenaires indépendants qui simplifie l’échange de données entre les entreprises et les partenaires participants.

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La déclaration de salaire

La déclaration de salaire

Suivez le guide pour une fin d’année sans stress

Trois grandes activités sont réalisées lorsque la fin de l’année approche respectivement lorsque la nouvelle année vient juste de débuter.

Caisse de compensation

Sur la base de l’attestation annuelle de salaire – qui doit être remise aux collaborateurs – on réalisera le décompte définitif avec la caisse de compensation au début de l’année suivante. Celle-ci sera à remettre aux salariés jusqu’à la fin de l’année. La liste d’aperçu par année civile contient les indications sur l’entreprise, les noms complets des collaborateurs, les mois d’engagement. Viennent s’y ajouter les montants des salaires décomptés soumis obligatoirement à l’AVS par engagement ainsi que les allocations familiales versées et le total des deux.

Assurance accident

Une prime d’avance est également déterminée pour l’assurance accidents. Le décompte définitif de la prime sera alors réalisé sur la base de la déclaration annuelle de salaire. Le montant du salaire soumis à la prime qui est destiné à l’assurance accidents professionnels découle du montant des salaires soumis à l’AVS jusqu’au salaire maximum selon la LAA plus les revenus non soumis à l’AVS. Cette somme, moins les salaires des collaborateurs qui ne travaillent pas 8 heures par semaine, donne le total des salaires soumis aux primes pour l’assurance accidents non professionnels. La prime d’avance pour l’année suivante sera établie sur cette base.

Prévoyance professionnelle

La déclaration de salaire sera réalisée d’avance uniquement pour les caisses de pension. Les futurs salaires seront déjà fixés en début d’année et les cotisations mensuelles seront alors fixées définitivement sur la base de cette déclaration. En cas de changements importants, les cotisations mensuelles seront adaptées. Les entrées et les sorties de même que les congés non payés doivent être annoncés.

Clôture annuelle

La majeure partie des travaux annuels et des déclarations de salaires surviennent après le traitement des salaires de décembre. La condition pour une transmission électronique des données de salaires est que vous réalisiez les tâches suivantes dans le programme de salaires certifié par Swissdec:

  • Effectuer et contrôler la clôture annuelle
  • Créer les différents journaux cumulatifs de l’ensemble du personnel
  • Préparer les décomptes annuels AVS/AC et CAF
  • Préparer les déclarations LAA, LAAC et IJM
  • Créer les certificats de salaire
  • Créer les autres évaluations et contrôles (par ex. temps de travail, vacances)
  • Ouvrir le nouvel exercice
  • Lecture des nouvelles valeurs de seuil et des nouveaux taux de cotisation des assurances sociales
  • Lecture des nouvelles tables d’imposition à la source
  • Gestion des obligations AVS et LAA

Les annonces suivantes de salaires s’effectuent chaque année après la clôture annuelle:

  • Décomptes annuels AVS/AC et CAF aux caisses de compensation
  • Déclarations LAA, LAAC et IJM aux assurances
  • Déclarations d’impôts: remise des certificats de salaire
  • Salaires et cotisations LAA pour le nouvel exercice : la condition en est que les salaires prévisionnels du nouvel exercice aient été définis dans le programme de salaires

La déclaration suivante de salaires s’effectue tous les deux ans:

  • OFS : collecte de la structure des salaires (pour un échantillon des entreprises)

Chaque système de comptabilité des salaires certifié Swissdec permet de composer automatiquement les données requises pour les déclarations de salaires correspondantes aux autorités et aux assureurs.

Vous choisissez simplement, dans le système, le destinataire des données à qui la transmission doit être effectuée et, en un clic sur la souris, vous pouvez transmettre les données regroupées automatiquement au destinataire désiré.

Il est actuellement possible d’effectuer un test de transmission afin de vérifier si tous les réglages et toutes les adresses des destinataires sont configurés correctement dans le système.

La transmission électronique procure un gain de temps majeur. Pour en bénéficier, il faut toutefois faire preuve d’un peu de patience, surtout avant la première transmission. Il vaut la peine de travailler dans le cadre d’une procédure structurée, étape par étape. Un message d’erreur ne doit pas, fondamentalement, être un motif d’interruption d’une transmission PUDS.

Cas spéciaux lors de la clôture annuelle

Personnes qui ne sont pas directement inscrites dans le système de comptabilité des salaires

  • Souvent, des personnes spécifiques telles que les administrateurs, les directeurs, etc. ne sont pas gérées dans la comptabilité des salaires pour des raisons de discrétion. Mais une déclaration doit quand même être effectuée en fin d’année
  • Avec la transmission par PUDS, de telles personnes peuvent être saisies manuellement, chez la plupart des destinataires des données de salaires, dans le cadre du processus de libération
  • Dans le cas contraire, l’annonce doit survenir sous forme distincte sur papier

Personnes avec des montants fixes de salaire

  • L’assureur LAA peut assurer un salaire usuel au lieu pour des personnes déterminées, par exemple des actionnaires, des membres de la famille qui travaillent dans l’entreprise. En fin d’année, il faut vérifier que les montants effectifs de salaire ne sont pas inférieurs aux salaires usuels. Si c’est le cas, il faut compléter la différence dans la déclaration de salaire
  • Lors de la transmission avec la PUDS, la différence de salaire peut être saisie manuellement chez les destinataires dans le cadre du processus de libération
  • Dans le cas contraire, l’annonce doit survenir sous forme papier
  • Les personnes qui sont assurées à un montant fixe de salaire dans le cadre de la LAAC ou des IJM doivent être saisies dans la comptabilité des salaires sous la catégorie d’assurance « 0 non assuré » pour la plupart des assureurs. Ainsi, aucun salaire ne sera annoncé dans la déclaration et l’assureur pourra facturer sous forme individuelle ces personnes dans le décompte avec le montant fixe des salaires

Personnes avec salaire minimum

  • La LAA prévoit des salaires minima pour certaines personnes, par exemple les apprentis à l’essai. Si la personne correspondante ne perçoit pas de salaire ou si un salaire est inférieur au salaire minimum, il faut le compléter dans la déclaration de salaire

Certificats de salaires

  • Dans les cantons suivants, l’employeur doit remettre les certificats de salaires directement à l’administration fiscale cantonale : BE, BL, BS, FR, JU, LU, NE, SO, VD, VS. Cela peut survenir aussi par voie électronique avec la PUDS
  • Dans tous les autres cantons, les collaborateurs doivent recevoir les 2 exemplaires du certificat de salaire.

Cet article a été tiré de la newsletter "Ressources Humaines"

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