16/10/2017

Comptabilité des salaires: Si les données de base sont en ordre – tout est en ordre!

Des données de base correctement saisies dans la comptabilité des salaires constituent la moitié du chemin – Voici les principaux éléments du point de vue des spécialistes des salaires afin que vous puissiez dormir sur vos deux oreilles.

De: Christian Kobler   Imprimer Partager   Commenter  

Christian Kobler

CEO de CH Outsourcing SA, une société de production de Payroll chez laquelle l'automatisation des processus dans le déroulement des salaires occupe une place prépondérante.

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Comptabilité des salaires

Comptabilité des salaires

Entreprise

Outre le contrôle des données d’adresse, de la banque (des banques) pour le virement et l’UID, vous devez contrôler si différents lieux de travail (par exemple filiales, agences) existent. Ceux-ci doivent être saisis et affectés aux personnes.

Il faut enregistrer les heures usuelles de travail dans les différents lieux de travail (normalement, durée hebdomadaire du travail en heures et en minutes).

Vérifiez si toutes les dispositions internes touchant le salaire figurant dans les contrats de travail ont été prises en compte dans les règlements du personnel, d’exploitation, des frais, des véhicules d’entreprise et du temps de travail ainsi que dans les contrats de travail.

Types de salaires

Le cœur intrinsèque de la comptabilité des salaires est constitué par les genres de salaires. Si les types de salaires présentent une valeur, ils ne peuvent plus être supprimés. Si le caractère impératif d’un type de salaire change en cours d’année du fait d’une modification d’une disposition légale, il faut ouvrir un nouveau type de salaire.

Un bon logiciel contient un standard complet et il est construit de manière logique. Mais attention: les spécificités en matière de secteur, de régimes d’entreprises, de langues, de devises et finalement de désirs de présentation débouchent sur une complexité croissante «sous forme exponentielle».

Si vous avez un doute par rapport au fait qu’un type de salaire relève d’une assurance, les modèles de types de salaires de Swissdec figurant dans le document «Directives sur le traitement des données de salaire» (point 2.2.1 modèles de types de salaire, extrait dans l’ill. 1) peuvent vous aider.

Assurances

Important: tous les taux, cotisations, limites inférieures et supérieures doivent être vérifiés impérativement chaque année et toujours en cas de changement dans une police d’assurance!

Pour représenter sous forme simple une solution d’assurance dans la comptabilité des salaires, toutes les compagnies renommées d’assurance (LAA, IJA, IJM et LPP) mettent à disposition de leurs clients un profil d’assurance. Les profils d’assurance peuvent être commandés directement auprès des sociétés correspondantes.

L’affectation correcte (par codes) des différents groupes de collaborateurs est très importante. Ces codes seront saisis dans les données de base des collaborateurs individuels et ils indiqueront de quelle manière le collaborateur est couvert par quelle assurance correspondante (LAA, IJA, IJM et LPP) .

Il faut faire attention aux collaborateurs qui commencent, au début des rapports de travail, à travailler moins de 8 heures par semaine et qui accroissent ensuite leur taux d’activité. Il vaut la peine de contrôler rapidement, en fin d’année, la déclaration à l’assurance accidents pour voir si le collaborateur n’a pas été codé par erreur (montant du total des salaires disposant du code X3).

Chaque entreprise peut bénéficier du standard de salaire-CH (ELM) dans la mesure où les données peuvent être transmises sous forme électronique aux caisses de pension, aux assurances et aux offices fiscaux (UNIQUEMENT en cas de données de base complètes à la fois du collaborateur et de l’entreprise) par clic de la souris sur la souris à partir du logiciel de traitement des salaires.

Astuce de la pratique avec les données de la LPP: pour optimiser la qualité des données et pour déclencher le contrôle des données au moment de l’annonce, il est possible de réaliser une comparaison électronique anticipée par rapport aux données de base des personnes.

Certificats de salaire

Fondamentalement, en matière de certificat de salaire, ce sont les «Directives sur le remplissage du certificat de salaire resp. de l’attestation de la rente» de la CSI et de l’AFC qui sont déterminants. Il est donc important que vous ayez lu cette directive et que vous ayez appliqué respectivement documenté tout ce qui est nécessaire pour votre entreprise.

Données de base du personnel

Est-ce que des groupes cohérents de collaborateurs (salaire horaire/salaire mensuel/cadres) ont été définis? Les arrivées et les départs sont-ils toujours gérés ultérieurement et concordants? Les allocations familiales sont-elles payées uniquement avec une décision écrite de la caisse des allocations familiales? Les nantissements sur salaire/prêts sont-ils documentés?

Une feuille complète sur les données de base du personnel à l’entrée doit comprendre toutes les données appropriées sur les nouveaux collaborateurs. Il est très important que les données personnelles soient complètes et gérées en permanence, car cela prévient toute erreur ou corrections.

Impôt à la source et personnes détachées

Assurez-vous que vous disposiez toujours, pour chaque collaborateur étranger, des copies récentes des décisions d’imposition à la source et du permis de travail pour étranger.

Si les codes d’imposition à la source et le domicile sont toujours à jour, le système devrait être en mesure de faire le reste!

En outre, si les données de base sur le personnel sont complètes (c’est-à-dire que les données nécessaires sur le partenaire existent également pour les personnes relevant de l’impôt à la source), cela permettra de réaliser rapidement et facilement l’annonce mensuelle par ELM.

En cas de détachement de collaborateurs étrangers en Suisse ou inversement, il vaut la peine de constituer dans tous les cas une documentation détaillée (contrat, revenu dans le pays d’origine ou à l’étranger, allocations spécifiques telles que pour le logement ou le suivi des enfants, etc.). Souvent, il est également recommandé de faire appel à un expert fiscal spécialisé dans ce domaine (par rapport au pays en question).

Cet article a été tiré de la newsletter "Salaire & assurances sociales"

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