27/09/2016

Gestion automatique des salaires: La fin des doublons

La gestion des salaires comprend de nombreuses tâches répétitives, disposant ainsi d’un potentiel élevé en termes d’automatisation. Voici un mode d’emploi pour un déploiement progressif.

De: Christian Kobler   Imprimer Partager   Commenter  

Christian Kobler

CEO de CH Outsourcing SA, une société de production de Payroll chez laquelle l'automatisation des processus dans le déroulement des salaires occupe une place prépondérante.

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Gestion automatique des salaires

Gestion automatique des salaires

L'automatisation des processus

L’infrastructure informatique dans le domaine des RH prend de l’importance dans la plupart des entreprises. Souvent, des systèmes viennent s’ajouter aux autres, année après année. Mais, si les logiciels proviennent à chaque fois d’un nouveau fournisseur et qu’aucune intégration centrale standard des données du personnel n’a été envisagée, cela peut devenir rapidement ingérable.

Chaque système a été choisi parce qu’il fonctionnait au mieux, même si cela débouche sur une infrastructure tellement hétérogène que de nombreuses données du personnel sont saisies et gérées en plusieurs localisations. Vous trouverez ci-après un mode opératoire par étapes sur la manière dont vous pourrez bénéficier rapidement d’un aperçu sur la situation actuelle des processus et identifier le potentiel requis d’automatisation.

Vision des processus

Créez, avec un logiciel professionnel de gestion des processus, une analyse complète de tous les processus de traitement des salaires. Ceux-ci seront présentés sous forme compréhensible afin de pouvoir identifier rapidement les potentiels d’optimisation.

Analyse des données

A partir de l’étape 1 (enregistrement des processus), toutes les données seront portées systématiquement sous forme de tableau pour permettre d’identifier d’un coup d’œil quel système requiert ou fournit quelles données (voir ci-dessous). Ainsi, les interdépendances entre les différents systèmes ainsi que les effets de tout changement dans le paysage logiciel des RH seront ainsi affichés.

Suppression des sources d’erreur

Les données ne doivent être saisies qu’une seule fois et être ensuite disponibles en permanence. Pour atteindre cet objectif, vous devrez vous poser les questions suivantes:

  • Avons-nous réellement besoin de tous les systèmes ou pouvons-nous reproduire certaines étapes de processus dans un autre système?
  • Existe-t-il des activités que l’on peut même abandonner totalement, par exemple des évaluations dont personne n’a besoin?
  • Check-lists: comment concevoir la saisie des données afin que tout soit exact et complet dès le départ?
  • Existe-t-il des étapes de processus qui peuvent être résolues dans l’intervalle par le logiciel de salaires en relation avec le processus uniforme d’annonce de salaires ELM?

Utiliser les potentialités de l’automatisation

Données de base du personnel

Pour que les données de base du personnel ne doivent pas être saisies en plusieurs endroits, il faut que celles-ci se voient accorder la plus haute priorité dans le cadre de l’optimisation du processus. Nous savons de l’étape 2 (analyse des données) quelles sont les données qui relèvent de quel système et qui sont également utilisées par d’autres programmes. Si vous ne parvenez pas à vous entendre sur un logiciel totalement intégré – il peut y avoir de bonnes raisons d’y renoncer étant donné qu’aucun logiciel ne peut couvrir toutes les fonctions des RH sans présenter quelques faiblesses - un Data Connector central sera nécessaire (voir l’illustration).

Evaluations

Les rapports sont souvent tirés avec de grandes difficultés. Vous constaterez également qu’une grande partie des données a déjà été fournie par d’autres systèmes. Par exemple des données du logiciel de comptabilité des salaires, de la saisie des temps et de l’évaluation des fonctions sont nécessaires pour une évaluation mensuelle des frais de personnel.

Par une analyse et une optimisation systématique de toutes les interdépendances, on pourra calculer et bénéficier en un clic d’une vue d’ensemble. Evidemment, chaque fichier sera enregistré automatiquement sous forme correcte, doté d’un mot de passe et déposé à l’endroit approprié, y compris un courrier électronique adressé aux personnes concernées.

Le gain de temps ainsi dégagé est considérable: dans les processus courants, l’évaluation d’un centre individuel de coûts prend généralement une heure. Après l’optimisation du processus, cinq minutes seront consacrées à l’ensemble des centres de coûts.

ELM

personalSUISSE a abordé de nouveau les possibilités existantes au sein de la procédure uniforme d’annonce de salaires (ELM) dans une édition récente de 8/2015 (p. 15). Evidemment, ce domaine dispose d’un grand potentiel d’optimisation que vous devez impérativement prendre en compte.

Surveillance des échéances

Mettez en place une fonction de rappel pour toutes les échéances importantes. Vous serez ainsi averti automatiquement des délais. C’est notamment utile pour les allocations familiales, les autorisations de travail ou l’arrivée à échéance des périodes d’essai.

Générateur de formulaires et de documents

Pratiquement tous les formulaires et documents de la gestion des salaires peuvent être créés automatiquement et envoyés ou déposés électroniquement grâce à un Generator Tool qui peut accéder à toutes les données correspondantes. Le seul «gêneur» est constitué des APG, car leurs formulaires doivent toujours être envoyés sous la forme d’originaux.

Les responsables des salaires ont-ils encore un avenir?

La numérisation est en plein boom et ouvre de nouvelles possibilités. Toute entreprise se doit d’y faire appel, même dans la gestion des salaires. Pour des questions de coûts ou de concentration, nombreuses sont celles qui confient ces tâches à des sociétés spécialisés. La gestion des salaires change fondamentalement du fait de l’automatisation et les responsables des salaires doivent se poser des questions étant donné que leur fonction est de plus en plus remise en question. Il est vraisemblable que ceux-ci n’aient plus d’avenir et doivent se vouer de plus en plus aux activités de Controlling et de conseil.

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