08/08/2014

Gestion des absences: Comment combiner maîtrise des coûts et gestion éthique

Les absences coûtent cher: en argent, en stress et en agitation au sein de l’entreprise. Elles augmentent aussi le risque d’accident. La gestion des absences est un système constitué d'outils spécifiques, qui vous aident à réduire les jours d’absence dans votre entreprise.

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Gestion des absences

Gestion des absences

Définir une politique d’entreprise

Définir une politique d’entreprise pour ancrer le thème dans la culture d’entreprise et souligner l’importance des objectifs fixés.

La gestion des absences commence par une certaine volonté d’action dans les sphères dirigeantes. La diminution du nombre d’absences pour cause de maladie ou d’accident et la prévention sont étroitement liées. L’entreprise doit avoir des objectifs clairs et quantifiables tout en démontrant à ses collaborateurs qu’elle a besoin d’eux.

  • Pouvez-vous expliquer les absences dans votre entreprise? Votre politique et votre culture d’entreprise donnent-elles des résultats positifs dans ce domaine?
  • La réduction des absences est-elle l’un de vos objectifs? Ces objectifs doivent-ils être impérativement atteints? Les cadres sont-ils prêts à en assumer la responsabilité? Disposez-vous de structures et de moyens adaptés pour réussir?
  • Connaissez-vous le coût des heures d’absence? Etes-vous conscient que la gestion des absences peut vous permettre d’être plus compétitifs? Savez-vous que grâce à une prévention et une gestion des absences efficaces vous pouvez réduire sensiblement vos primes d’assurance et les coûts indirects à votre charge?

La baisse de la durée des absences repose entre vos mains

Les causes des absences sont multiples et complexes. Une chose est sûre: le climat de l’entreprise n’est pas étranger à leur fréquence. Les sociétés où les absences pour maladie ou accident sont rares ont généralement une culture d’entreprise plus positive.

La politique et la culture de l’entreprise sont déterminantes

Un accident, une maladie et, de manière générale, toute absence imprévue entraînent leur lot de conséquences: il faut se réorganiser, les autres collaborateurs ont plus de travail, des problèmes de capacité, de retard et autres apparaissent. Pourquoi des personnes ne peuvent-elles pas venir travailler? Des facteurs personnels entrent naturellement en jeu. Si l’employeur est désarmé sur ce point, en revanche la balle est dans son camp concernant la culture d’entreprise qui reflète largement le style de direction. Avant d’essayer de diminuer les absences, il faut absolument se pencher sur la politique de direction pratiquée, autrement dit sur «l’art et la manière d’informer et de diriger».

Des objectifs et des processus bien établis

Comme tout processus, la gestion des absences suppose une orientation de départ, des objectifs et une stratégie partant du sommet vers la base.

1- Politique d’entreprise (concept et principes directeurs)

Concept: les objectifs généraux de sécurité au travail et de protection de la santé relèvent de la politique d’entreprise et sont fixés par écrit.

Principes directeurs: l’encadrement est informé de l’importance de ces objectifs et du rôle à jouer par le personnel.

2. Objectifs directeurs

Les objectifs concrets de réduction des absences sont déterminés avec les autres objectifs annuels de l’entreprise et publiés, de même que les mesures à prendre pour y parvenir.

3. Ligne collective et individuelle

Ces objectifs en terme d’absence sont répercutés au niveau des unités d’exploitation et des collaborateurs. L’obligation de mettre en place et d’appliquer des processus est tout aussi importante que la définition d’objectifs.

En cas d’absence, les points suivants doivent être clairement définis:

  • Quels facteurs favorisent une reprise rapide du travail?
  • Qui doit s’occuper du collaborateur absent?
  • Comment procéder concrètement?
  • Qui doit être informé et intervenir?

Les mesures de réduction du nombre et de la durée des absences relèvent de la compétence de tous les cadres ayant une fonction de supérieur direct.

Consolider votre entreprise grâce à la gestion des absences

Les employeurs ont l’obligation éthique et légale de veiller au respect de la sécurité dans l’entreprise. La gestion des absences représente donc une mesure de contrôle intéressante, notamment quand on sait que les accidents et les maladies sont non seulement synonymes de souffrances et de problèmes sociaux, mais qu’ils coûtent également cher. La raison? Des coûts directs élevés dus à la hausse des primes d’assurance, aux compléments de salaires et aux délais de carence de l’assurance. S’y ajoutent des coûts indirects pour les remplaçants, les frais de réorganisation, les baisses de production, les dommages matériels et autres conséquences possibles. Des études ont révélé que ces coûts indirects sont de 1,5 à 5 fois plus élevés que les coûts directs.

En alliant prévention et gestion des absences, vous contribuez à limiter le nombre des absences et leur durée. En freinant les coûts, vous faites un geste décisif pour la bonne santé de votre entreprise. 

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