27/04/2021

Indemnité de vacances: Aux collaborateurs au salaire horaire

Réflexion et applications portant sur les paiements des vacances pour les collaborateurs au salaire horaire et leur présentation au bilan.

De: Remo Rutschi   Imprimer Partager  

Remo Rutschi

a de longues années d’expérience comme comptable dans plusieurs entreprises. Depuis 2004, il travaille chez Rutchi + Partner SA et accompagne diverses entreprises PME en tant que fiduciaire et organe de révision.

Indemnité de vacances:

Indemnité de vacances:

Les entreprises indemnisent leurs collaborateurs pour le travail effectué sous la forme d’une rétribution mensuelle (salaire mensuel) ou horaire (salaire horaire). Comment cela fonctionne-t-il dans le cas d’une éventuelle indemnité de vacances lorsque le collaborateur est payé à l’heure?

Droit aux vacances

Les employés engagés à l’heure ont également le droit à des vacances. L’entreprise doit les planifier et veiller à ce que les collaborateurs les prennent de temps en temps. La durée des vacances découle des dispositions légales du code des obligations (art. 329a CO) et des conventions collectives de travail ou des contrats-types de travail.

Allocations de vacances

Lorsque les collaborateurs sont engagés à l’heure, ils ne perçoivent fondamentalement pas de salaire pendant la prise de vacances. Toutefois, l’entreprise doit s’assurer que ce que l’on appelle un supplément pour vacances soit ajouté au salaire horaire. Ce dernier doit être présenté sous forme distincte dans le décompte de salaire. Si le décompte des vacances n’est pas présenté séparément et que le salaire horaire est mentionné avec «toutes les allocations comprises», il peut arriver que l’employeur doive s’acquitter de nouveau, en cas de conflit ultérieur en droit du travail, du paiement des allocations pour vacances qui ne sont pas mentionnées sous forme distincte.

Les logiciels courants de gestion des salaires présentent sous forme distincte ce calcul du supplément. Voici quelques exemples de calcul complémentaire une fois sous la forme d’une présentation correcte et une fois sous une forme erronée:

Présentation complète

En cas de droit aux vacances de quatre semaines:

Salaire horaire brut CHF 30,00
Indemnités de vacances CHF 2,50
Total du salaire brut CHF 32,50

Mauvaise présentation

Dans le décompte de salaire:

Salaire horaire brut (toutes allocations comprises) CHF 32,50
Total du salaire brut CHF 32,50

Moment du paiement des vacances

Le syndicat Unia écrit, dans sa brochure d’information «Je suis payé-e à l’heure… Mes droits» que les entreprises doivent virer l’indemnité des vacances sur un compte différent pour les salariés payés à l’heure et verser «l’avoir de vacances» au moment de la prise des vacances.

Sont notamment concernés par cette exigence les collaborateurs qui travaillent régulièrement à l’heure et qui sont payés ainsi. En cas de travail irrégulier au salaire horaire, compenser resp. payer les vacances par le supplément de vacances est autorisé.

Les arguments pour cette situation sont les suivants:

  • Avec le paiement mensuel de l’allocation de vacances, l’argent nécessaire au moment des vacances peut éventuellement manquer étant donné qu’aucune réserve mensuelle à hauteur de l’allocation des vacances n’a été constituée
  • Ce qui fait que les collaborateurs payés à l’heure prendraient moins de vacances que les collaborateurs payés au mois

Cette créance liée au versement des vacances en cas de travail régulier payé à l’heure a été confirmée par un jugement du Tribunal fédéral du 6 août 2018 (4A_72/2018) dans une phrase accessoire.

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Effets sur le décompte de salaire

Dans notre exemple, il faudrait ainsi affecter une indemnité de vacances de CHF 2,50 de l’heure, déduction faite des cotisations aux assurances sociales du collaborateur, sur un compte distinct et la payer seulement au moment de la prise des vacances.

La retenue sur les vacances est à présenter de la manière suivante dans le décompte de salaire:

Total du salaire brut CHF 2,50
- assurances sociales ((hypothèse de 10%) CHF 0,25
Salaire net CHF 2,25
- retenue pour vacances CHF -2,25
Paiement CHF 0,00

Sur la base des heures effectuées, l’indemnité de vacances sera décomptée au collaborateur, mais elle ne sera versée qu’au moment de la prise de vacances ; dans l’intervalle, elle sera simplement retenue.

Au moment de la prise des vacances,

il faudra réaliser le décompte suivant de salaire:

Salaire net CHF 0,00
+ retenue pour vacances CHF 2,25
Paiement CHF 2,25

Décompte de la retenue des vacances et paiement de la retenue des vacances

La question qui se pose est celle de savoir si la retenue des vacances doit aussi être porteuse d’intérêts. Cela notamment en cas de remontée éventuelle des taux. Étant donné que les taux d’intérêt sont actuellement très faibles resp. proches de 0, on peut défendre facilement l’idée que la rétribution de cette retenue n’est pas nécessaire à l’heure actuelle. Il faut toutefois porter une mention à cet effet dans le règlement du personnel.

En outre, il est conseillé de clarifier ce point avec la caisse de compensation auprès de laquelle vous faites vos décomptes (tout comme le point relatif à la bonification en intérêts des prêts aux collaborateurs).

Si vous décidez de ne pas bonifier la retenue de vacances, il faut procéder aux écritures suivantes:

Débit Compte de décompte de salaires
Crédit Autres engagements à court terme (par exemple engagements non bonifiés envers les collaborateurs)
Montant CHF 2,25

Si vous bonifiez la retenue de vacances, il faut procéder aux écritures suivantes:

Débit Compte de décompte de salaires
Crédit Engagements bonifiés à court terme (par exemple engagements bonifiés envers les collaborateurs)
Montant CHF 2,25

Le versement de la retenue des vacances réduit les liquidités (par exemple compte bancaire ou postal) et simultanément les capitaux étrangers à court terme.

En règle générale, la retenue des vacances constitue des capitaux étrangers à court terme. Le solde de ce compte du passif doit tendre vers CHF 0.—à la fin de l’exercice étant donné que l’entreprise a l’obligation de faire en sorte que les collaborateurs au salaire horaire prennent aussi et régulièrement leurs vacances.

Effets sur le certificat de salaire

La déclaration de l’indemnité des vacances figure au chiffre 1 du certificat de salaire et elle ne provoque aucune difficulté complémentaire dans la comptabilité des salaires.

La situation selon laquelle un collaborateur ne pourrait pas prendre toutes ses vacances au cours d’une année civile (par exemple du fait d’une maladie, d’un accident, etc.) pourrait se produire. Dans ce cas, un solde en faveur du collaborateur apparaîtra sur son compte de «retenue des vacances». L’entreprise ne devra alors opérer aucune déclaration complémentaire dans le certificat de salaire.

Toutefois, l’entreprise devra remettre au collaborateur concerné une telle confirmation de ce solde à la fin de l’année civile (avec, éventuellement, un certificat distinct de l’intérêt bonifié). De son côté, le collaborateur déclarera l’avoir de sa retenue de vacances dans sa déclaration d’impôt dans la liste des titres et des avoirs.

Prenez le temps, si ce n’est pas déjà fait, d’élaborer les bases et le déroulement correspondants afin de vous conformer à ces exigences relatives à la retenue des vacances.

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