12/04/2017

Employee Self Services (ESS): L'avenir est mobile

Solutions mobiles appréciées par les services des Ressources Humaines: la saisie sur smartphones des justificatifs de frais et du temps de travail est désormais très facile et l'Employee Self Service (ESS) offre un accès mobile aux données personnelles.

De: Marc André Theytaz   Imprimer Partager   Commenter  

Marc André Theytaz

Responsable des solutions mobiles chez ABACUS Research

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Employee Self Services (ESS)

Employee Self Services (ESS)

Un workflow moderne

Afin d'optimiser les processus de travail, les entreprises permettent de plus en plus souvent à leurs collaborateurs d'accéder aux données de l'entreprise depuis l'extérieur. Les systèmes ERP les plus modernes communiquent parfaitement avec des appareils mobiles tels que les smartphones et tablettes. Les processus sont ainsi beaucoup plus simples. Cette réussite est due aux nouveaux appareils toujours plus puissants. Les smartphones actuels sont infiniment plus performants que le superordinateur Cray qui pilotait l'accélérateur de particules du CERN dans les années 70 ou que les PC haut de gamme des années 90 imbattables pour les graphiques complexes.

La grande différence avec les anciens ordinateurs se situe au niveau de la mobilité. Les téléphones portables intelligents se glissent dans toutes les poches et peuvent être utilisés partout et à tout moment. De plus en plus d'utilisateurs choisissent désormais les appareils mobiles. Environ 1,4 milliards de smartphones ont été vendus l'année dernière. Ce chiffre devrait passer à 6,1 milliards d'ici 5 ans selon le dernier rapport d'Ericsson Mobility. Le besoin d'applications mobiles devrait par conséquent également augmenter surtout lorsqu'une nouvelle génération d'utilisateurs arrivera sur le marché du travail dans quelques années. Aujourd'hui, les jeunes utilisent déjà quotidiennement des apps via leurs smartphones ou tablettes.

Des apps pour le travail quotidien

Selon une étude d'UPC Cablecom, à la fin de l'année 2014, le "Suisse moyen" possédait près de 40 apps sur son téléphone. Outre les apps très populaires comme Whatsapp, Facebook, CFF ou MeteoSwiss, les solutions mobiles pour faciliter le travail quotidien se multiplient. De plus en plus d'apps sont développées avec un accès direct aux logiciels de gestion des entreprises. Elles combinent parfaitement les avantages des appareils mobiles et d'un logiciel ERP et permettent de consulter, saisir ou comparer les données en temps réel. Les saisies ultérieures au bureau sont inutiles et les tâches quotidiennes gagnent en efficacité.

Ces apps fonctionnent étroitement avec les programmes standards pour la gestion de projets, le service après-vente, les finances et les solutions professionnelles développées pour les fiduciaires, les régies immobilières, le secteur de la construction, la santé ou l'administration publique. Pour Claudio Hintermann, CEO d'ABACUS Research, le développement ces solutions mobiles est le seul moyen pour continuer à proposer avec succès des logiciels de gestion d'entreprise en Suisse.

Il faut simplifier les tâches des utilisateurs en leur permettant de les effectuer où et quand ils le désirent. Les premiers résultats de ces développements sont déjà disponibles dans les app stores pour les systèmes iOS et Android. Des justificatifs de frais et autres quittances peuvent être par exemple photographiés et immédiatement traités. La saisie des genres de prestations, des heures de projet et de travail ou des activités est aussi possible. Ces données sont envoyées par e-mail aux fiduciaires, aux supérieurs hiérarchiques, aux responsables du personnel ou directement synchronisées avec le logiciel d'entreprise ABACUS. Les informations sont aussitôt disponibles dans la Comptabilité des salaires pour le paiement des frais, par exemple. Il existe également des apps pour la saisie automatique du temps de travail. Basées sur des technologies modernes comme Geofence ou RFID, elles enregistrent automatiquement le moment où une personne arrive sur son lieu de travail ou le quitte.

Les PME profitent aussi de l'ESS

Jusqu'à présent, seuls les départements RH des grandes entreprises pouvaient saisir, afficher et modifier en ligne les données des employés ou démarrer des procédures d'autorisation. Désormais, les PME peuvent également procéder de cette manière grâce à de nouvelles apps mobiles. Les solutions mobiles transforment le smartphone en une plaque tournante pour l'échange d'informations entre les entreprises et leurs collaborateurs. Elles proposent en effet un système de self-service, dénommé Employee Self Service (ESS). Ce service permet aux employés d'accéder en ligne à leurs données personnelles enregistrées dans les logiciels de gestion et de les gérer avec un smartphone. Les changements d'adresse ou d'état civil ainsi que les absences peuvent y être également annoncés. Les décomptes ou certificats de salaire, les informations et directives de l'entreprise sont facilement envoyés sur les smartphones ou tablettes des collaborateurs.

Ces nouvelles apps simplifient et accélèrent les procédures d'autorisation grâce à un contrôle visa mobile. Par exemple, un salarié saisit directement sur son smartphone les jours de congé qu'il souhaite prendre. Son supérieur reçoit la demande d'autorisation et peut donner son accord. Une confirmation électronique est ensuite automatiquement envoyée au service du personnel. Le collaborateur visualise à tout moment son solde actuel de congés.

Processus RH optimisés

Dans le cadre de leur travail de diplôme "Self-service dans les RH - Mise en place difficile" de la Haute École Spécialisée Nord-Ouest, les auteurs observent que l'ESS est la continuation et en même temps l'élargissement du self-service classique. Les processus ESS permettraient d'automatiser et de déléguer les tâches administratives.

Tout le monde serait gagnant: selon une étude publiée par l'entreprise Consulting & IT Services Cedar, le taux de satisfaction des employés augmenterait de 50% dans les entreprises ayant mis place l'ESS. Ce service pourrait accroître l'efficacité dans les entreprises et réduire les coûts grâce à des processus RH uniformisés et standardisés, à une administration du personnel automatisée et plus rapide et à la suppression de postes devenus inutiles.

Article tiré de la Newsletter Ressources Humaines

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